Defenisi Dan Penggolongan Laporan Bisnis

Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis

1. Pengertian Laporan Bisnis

Untuk dapat melakukan suatu kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai pelatih manajemen, akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang Anda sajikan akan menjadi bahan pertimbangan terhadap promisi maupun gaji Anda. Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memberikan definisi tentang laporan bisnis (busines report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Atas dasar definisi tersebut, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat kedua-duanya, baik tertulis atau lisan. 

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: 

1. § Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misaln laporan operasional, laporan kegiatan personal. 
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja. 
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan). 
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik b keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan akhir suatu kegiatan. 
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan agi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi. 
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan.

2. Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara penggolongan baik menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini.

a. Menurut Fungsinya

Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melakukan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).

Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

b. Menurut Subjeknya

Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.

c. Menurut Formalitasnya

Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau "pendek' adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup:

Body text: pendahuluan, isi, penutup.

Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.

Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.

Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Menurut Keasliannya

Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.

e. Menurut Frekuensinya

Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara. berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) mencakup suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

f. Menurut Jenisnya

Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

1) Laporan Memorandum

Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.

2) Laporan Surat

Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi. 

3) Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.

4) Laporan Formal

Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).

g. Menurut Kegiatan Proyek

Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan membantu peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah berlangsung. la mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu nya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebefum enulis laporan mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:

1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

Tahap pertarna perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.

2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan

Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat genai sasarannya.

3. Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan sernua ide yang terlintas, secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, jika tujuan Anda adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja, supervisi, gaji, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, seperti bau dan kebisingan.

4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan

Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.

6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat mengorganisasikan hasil ternuan dan membuat outline akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan outline, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan outline.

Setelah Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah adalah membuat bagian pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks (text), dan penutup.

B. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan 

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

a. Pemberi Kuasa adalah orang yang merninta laporan.

b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.

c. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.

d. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal. yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.

e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.

f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.

g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan tentang pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. suatu laporan bisnis adalah merupakan sumber.

h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.

i. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.

j. Keterbatasan misalnya dalam hal. dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melakukan penelitian lebih lanjut. 

k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar~), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut, dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul "Pendahuluan". Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks (laporan). Dalam. bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian. ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi j udul rencana tindakan atau proposisi.

a. Rangkuman

Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.

b. Kesimpulan

Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis.

C. Rekomendasi

Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

d. Rencana Tindakan

Rencana tindakan sebagai pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.

e. Proposisi

Istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek laporan, calon. pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan manaka6 Anda. memilih rencaKia organisasional untuk seluruh tubuh laporan (body report) dan bagian teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.

C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis. I

a. Cara Deduktif

Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan. 

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena ia memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar da at segera mengetahui bagian akhir (terminalsection) laporan baru kemudian, kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat menggunakan cara deduktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Eksekutif yang sibuk.

2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.

3. Ingin mengetahui good news atau informasi netral.

4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.

5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.

6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif

b. Cara Induktif

Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.

2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).

3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya.

4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.

5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif

2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini :

a. Membuat Topik-topik atau Kriteria

Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan.

Judul utarna laporan Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.

b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.

c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat

Organisasi ini adalah bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.

Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan prosedur melakukart tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.

f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas

Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.

g. Menyusun sumber-sumberyang digunakan

Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misainya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.

h. Pemecahan Masalah

Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi.

3. Metode Outline

Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.

Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.

a. Jenis-jenis judul

Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle.

Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul:

• Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
• Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
• Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
• Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
• Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.

b. Format Outline

Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia.

Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn sampai pada judul utamanya.

Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.

2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian. 

3. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2.

4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.

5. Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul.

C. Paralelisme dalam judul

Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf dapat digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.