Pengertian, Fungsi dan Konsep Manajemen Perkebunan

MANaJEMEN PERKEBUNAN

1. PENDAHULUAN

Pada saat ini, kata manajemen begitu populer di masyarakat. Namun apa sebenarnya pengertian manajemen itu sendiri orang selalu memberikan pengertian yang berbeda-beda. Untuk itu dalam mempelajari manajemen perlu kita ketahui tentang pengertian manajemen, defenisi manajemen dan gunanya pendefenisian manajemen.

Secara sederhana istilah Manajemen diartikan sebagai USAHA YANG DILAKUKAN UNTUK MEMANFAATKAN SUMBER DAYA YANG DIMILIKI UNTUK MENCAPAI SASARAN TERTENTU. Dalam hal ini yang dimaksud dengan sumber daya adalah segala sesuatu yang dimiliki dan menjadi aset organisasi/perusahaan yaitu manusia, mesin dan peralatan, teknologi, bahan dan dana.

Untuk mengetahui apa yang arti sebenarnya, beberapa pakar di bidang manajemen memberikan pengertian, karena pengertian manajemen pada umumnya saling berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya, tetapi selalu terdapat unsur-unsur kesamaannya. Beberapa pakar di bidang manajemen mencoba memberikan pengertian dari manajemen itu :

1. Jhon D. Millet =>> proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorganisir secara formal sebagai kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2. George R. Terry =>> proses tertentu yang terdiri atas merencanakan, mengorganisasi, menggerakkan dan mengawasi. Keseluruhan proses itu dijalankan secara berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan perantaran orang lain.
3. Pakar lain (anonymous) =>> suatu proses yang dimanfaatkan seorang pemimpin suatu organisasi untuk memanfaatkan sumber-sumber yang dikuasai untuk mencapai tujuan secara ekonomis, efisien dan efektif

Perkebunan sebagai salah satu usaha agribisnis tidak bisa lepas dari penerapan prinsip ekonomi dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Prinsip ekonomi yang dimaksud adalah memaksimalkan keuntungan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.

Dalam hal ini perusahaan dihadapkan dengan sumber daya yang terbatas dan harus dikelola dengan efisien. Di sinilah diperlukan prinsip atau perilaku manajemen agar tidak terjadi pemborosan sumber daya yang tersedia.

Tidak seorang pun menyukai pemborosan pikiran, tenaga, waktu, materi dan biaya serta kegagalan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Oleh karena itu sebaiknya selalu menganut perilaku manajemen, yang selalu memperhatikan perencanaan atau pemikiran, pengaturan atau persiapan, dan pemantauan terhadap pelaksanaan untuk mengetahui apakah hasilnya sudah sesuai dengan yang dikehendaki sebagaimana yang direncanakan sebelumnya.

2. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT

Saat ini, kelemahan dalam manajemen kebun di Indonesia cukup banyak untuk diperhatikan. Kelemahan tersebut ada pada pengelolaan sumber daya alam, SDM maupun sumber dana. Sumber daya alam memang sangat mendukung pertumbuhan kelapa sawit. Namun kekurangannya perlu diimbangi agar tercapai produksi yang optimal. 

Baru sebagian kecil kebun yang benar-benar dapat menggali potensi tersebut. Kekurangan timbul karena kultur teknis yang dipakai menyimpang dari yang dianjurkan. Misalnya karena ingin menghemat biaya, pupuk yang dianjurkan ditukar dengan yang murah tetapi mutunya kurang baik atau dosisi yang dianjurkan dikurangi. Diberikan hanya satu kali setahun bahkan ada yang tidak memupuk. Pemberantasan hama kurang mendapat perhatian, penyisipan terlambat dilakukan dan teras, tapak kuda, benteng dan sistem pencegah erosi lainnya kurang memadai, demikian juga dengan drainase. Hal ini akan berpengaruh langsung terhadap pertumbuhan dan produksi tanaman. Disamping itu, sebagian disebabkan karena kurang akurasinya pengamatan sewaktu membuat studi kelayakan. Lahan dikatakan datar ternyata terjal atar berawa sehingga pembuatan jalan sulit dilakukan

Tata ruang dan teknologi yang direkomendasikan tidak sesuai dengan keadaan di lapangan. Selain itu, perencanaan yang telah disusun tidak dapat dilaksanakan karena berbagai sebab sehingga berpengaruh terhadap rencana lainnya. Gangguan alam seperti kekeringan atau kebanjiran sebelumnya tidak diperhitungkan serta gangguan hama, terutama hewan liar cukup banyak memerlukan perhatian.

Dibidang sumber daya manusia, juga banyak memerlukan perhatian baik sewaktu membangun proyek maupun sesudahnya (terutama di daerah pengembangan) masalah sumber daya manusia sangat penting. Bukan saja jumlahnya terbatas tetapi juga keterampilan yang kurang sehingga produktifitasnya rendah, partisipasi kurang, sosial budaya setempat belum dapat menerima kultural baru, perselisihan lahan serta kemampuan dari pemborong lokal sebagai mitra usaha yang masih terbatas.

Pembangunan perkebunan membutuhkan ketersediaan dana yang berkesinambungan. Jadwal kerja yang sudah ditetapkan harus dapat dibiayai. Penundaan satu pos akan mengakibatkan mata rantai pekerjaan lain menjadi macet dan akan menimbulkan biaya tinggi. Oleh karena itu, maka manajemen pembiayaan harus mendapat perhatian.

Bagi kebun yang telah berproduksi masalah pokok sangat tergantung pada tenaga pemanen, jalan/transportasi, pabrik pengolahannya, kondisi tanaman dan kapasitas panen. Masalah transportasi sangat bergantung pada kondisi jalan dan iklim

Masalah pabrik merupakan masalah penting karena pembangunannya sering terlambat. Masalah teknis tidak banyak, tetapi masalah pengadaan dana sering menjadi penghambat. Terlambatnya pembangunan pabrik akan sangat merugikan pengusaha secara finansial maupun moril. Dampaknya akan sangat luas sekali karena akan mengurangi kepercayaan masyarakat kepada pengusaha. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tugas dari manajer puncak dalam pengambilan keputusan sangat penting. Keterbatasan pengalaman maupun pengetahuan manajer dapat diatasi jika mau memanfaatkan tenaga ahli baik sebagai penasihat, konsultan maupun sebagai second opinion.

Lingkup manajemen perkebunan sangat luas dengan berbagai ragam dan kondisi. Manajemen dituntut agar dapat berbuat berbagai hal seperti berikut :

1. Mengelola sumber daya alam sebaik-baiknya sehingga mendapatkan hasil yang optimal secara berkesinambungan tanpa menimbulkan pencemaran.
2. Mengelola sumber daya manusia yang jumlahnya mencapai ratusan orang, meningkatkan produktivitas, menciptakan kondisi yang serasi, menanamkan rasa memiliki dan mampu menggiring untuk bersama-sama mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Dalam hal ini manajemen harus dapat membagi tugas masing-masing lini
3. Mengelola sumber dana yang terbatas sehingga semua rencana dapat berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
4. Mampu melihat perobahan yang terjadi baik di dalam maupun diluar yang berasal dari berbagai pihak serta harus dapat mengantisipasi dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi.
5. Harus dapat menjalin kerjasama yang sebaik-baiknya dengan pihak ketiga apakah sesama usahawan, mitra usaha, instasi pemerintah, penyandang maupun calon pembeli
6. Manajemen harus memilki satu sistem administrasi yang dapat menjamin tersedianya data dan informasi yang ”up to date” dan akurat guna mendukung pengambilan keputusan.

3. PERANAN MANAJEMEN DALAM PERKEBUNAN

Manajemen agribisnis khususnya perkebunan, sudah ada di Indonesia sejak berpuluh tahun yang lalu ketika perkebunan-perkebunan besar dibuka oleh bangsa asing. Manajemen tentunya disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi waktu itu dan perobahan yang timbul. Apa yang diterapkan sekarang adalah modifikasi dari konsep terdahulu ditambah dengan teori-teori baru yang sebelumnya tidak ada dan perangkat teknologi yang lebih canggih seperti komputerisasi dan komunikasi.

Manajemen bermanfaat bukan hanya untuk perusahaan atau organisasi, melainkan juga untuk semua kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu agar berhasil dengan baik. Perilaku manajemen tidak hanya mengatur yang telah ada, tetapi juga mampu memecahkan persoalan dan mencarikan jalan keluarnya.

baca; MANaJEMEN PERKEBUNAN

Dalam tugas sehari-harinya, manajemen akan menghadapi sumber daya alam yang sewaktu-waktu dapat berubah dan harus mampu menyesuaikannya. Diperlukan pula perhatian khusus karena bekerja pada areal yang luas. Manajemen perkebunan harus mampu menghimpun kelompok yang terdiri atas puluhan sampai ribuan pekerja dalam berbagai tingkat keahlian. Sumber daya manusia ini tidak terlepas dari masalah sosial dan budaya yang beragam.

Perkebunan merupakan pelaksana prinsip industrialisasi dibidang pertanian. Adanya kemajuan teknologi yang terus menerus membuat manusia lebih diminta berperanan setapak demi setapak berpindah dari sumber energi menjadi pemikir.

Tugas pembinaan sumber daya manusia adalah mengembangkan potensi yang ada serta bagaimana mengurangi dan meniadakan hambatan-hambatan terhadap terealisasinya kegiatan manajemen.

Pada tingkat estate dan mill, seorang Asisten sebagai base-level management, pada dasarnya adalah manager di divisinya. Oleh karena itu Asisten diharapkan mampu menerapkan dasar kegiatan manajemen dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. FUNGSI MANAJEME

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajer =====>>>> Mengelola fungsi-fungsi ====== >>>> Tujuan

• Perencanaan
• Organisasi
• Pelaksanaan
• Pengawasan

Perencanaan (Planning)

Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki,. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.

Pengorganisian (Organizing)

Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.

Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

Menggerakkan (Actuating)

Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

Pengawasan (Controling)

Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

5. SARANA MANAJEMEN

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6 M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man (SDM)

Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Money (uang/dana)

Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Materials (bahan)

Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machines (mesin)

Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Methods (metode)

Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market (pasar)

Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Dengan lebih sederhana, seorang Asisten estate dan mill harus mampu melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin seluruh sumber daya yang dimiliki (dalam kontrolnya) dapat digunakan untuk mencapai tujuan/target secara efektif dan efisien. Kegiatan-kegiatan ini disebut sebagai PROSES MANAJEMEN.

6. STRUKTUR ORGANISASI

Bisnis perkebunan adalah bisnis global, sehingga perilaku bisnis dan dinamika perubahan lingkungan mau tidak mau harus menyesuaikan dengan perkembangan global. Salah satu yang sangat berpengaruh terhadap bisnis tersebut adalah struktur organisasi.

Guna terwujudnya struktur organisasi yang solid, diperlukan manajemen strategi untuk menentukan strategi dan arah yang digunakan perusahaan haruslah sesuai/cocok. Pengelolaan perusahaan yang baik merupakan satu syarat penting bagi terciptanya kinerja perusahaan secara wajar.

Manajemen perkebunan memiliki tujuan tertentu yang ditelah ditetapkan dalam program jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan tersebut ada yang jelas dapat dihitung secara fisik, namun ada yang tidak dapat dihitung dan perlu diketahui oleh semua pihak. Tujuan tersebut harus dapat dijelaskan secara fisik dan didistribusikan pada setiap lini, pada setiap unit kerja bahkan sampai kepada setiap individu. Pencapaian sasaran yang dinyatakan secara kuantitatif akan mudah dilaksanakan. Sasaran tersebut dapat dibagi berdasarkan waktu kerja misalnya harian, mingguan, bulanan, tahunan dan lima tahunan.

Pada dasarnya pimpinan harus meneliti secara cermat struktur organisasi yang sedang berjalan dan bertanya “apakah perusahaan memiliki organisasi yang tepat untuk mendukung strategi yang dibuat ?” Organisasi merupakan salah satu factor terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena organisasi diartikan sebagai kumpulan dari beberapa orang yang secara bersama-sama berusaha mencapai suatu tujuan. Tujuan tersebut hanya dapat tercapai dengan adanya pembagian kerja. Jika suatu saat strategi dirubah maka perusahaan wajib untuk merubah atau menyesuaikan struktur organisasinya agar cocok dengan strategi yang baru.

Dalam struktur organisasi yang utuh terdapat jenjang organisasi yakni tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Dilihat dari jenjang organisasi dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu:

1. Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat. 
2. Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.
3. Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat. 

Struktur Organisasi Divisi

Dari ketiga macam struktur organisasi tersebut di atas, struktur organisasi divisi yang ideal atau yang berlaku pada saat ini sesuai model struktur organisasi pipih.

Demi keberhasilan penerapan struktur organisasi, penting diperhatikan “Kesatuan Perintah”. Kesatuan perintah adalah tiap pejabat hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu. 

Dalam struktur organisasi divisi, Mandor I hanya dapat diperintah oleh Asisten dan bertanggung jawab kepada Asisten. Dalam buku “Management Analysis Concepts and Cases” :

• Tidak ada orang dapat melayani dua kepala
• Tidak ada anggota suatu organisasi dapat melapor kepada lebih dari seorang atasan

Garis-garis saluran perintah dan tanggung jawab harus dengan jelas menunjukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggung jawab. Sebaliknya, harus jelas pula kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia memperoleh laporan. 

Tidak adanya kesatuan perintah menimbulkan kebingungan dan keraguan dari bawahan dan menimbulkan ketidakjelasan tanggungjawab. Sebab apabila ada perintah Mandor I dan beberapa mandor, akan menimbulkan pertanyaan perintah manakah yang harus didahulukan. Kepada siapa karyawan tersebut bertanggung jawab, kepada atasan langsung atau pejabat atasan tadi (contoh : antara mandor perawatan dan Mandor I), hal ini tidak jelas berakibat kacaunya organisasi.

7. PEMBAGIAN KERJA DI DIVISI

Pada struktur divisi dalam pekerjaan lapangan, Asisten dibantu Mandor I. Mandor I membawahi mandor dan krani dan pada lapisan terbawah adalah karyawan/pekerja. Proporsi manajerial dan proporsi keterampilan Asisten, Mandor I, Mandor, Krani dan Karyawan dapat digambarkan sebagai berikut. 

Asisten sebagai komponen manajemen mempunyai proporsi manajerial yang dominan dibandingkan mandor dan karyawan, namun harus memiliki sedikit proporsi keterampilan. Asisten dituntut trampil agar dapat memberikan contoh langsung di lapangan, misalnya teknik menyemprot.

Proporsi yang kurang lebih sama antara manajerial dan keterampilan adalah pada Mandor I, Mandor dan Krani. Dalam sehari-hari Mandor I, Mandor dan Krani bekerja dengan menerapkan unsur manajemen dan keterampilan dalam porsi yang berimbang. Mandor I, Mandor dan Krani lebih banyak berhubungan langsung dengan karyawan, sehingga perlu memperagakan teknik bekerja pada karyawan. 

Personil Pelaksana 

Pembagian kerja sehari-hari dimulai setiap pagi pada kegiatan Morning Call (ligkaran pagi) berdasarkan rencana kerja harian yang dibuat satu hari sebelumnya. Mandor yang bertanggung jawab terhadap karyawan mendistribusikannya sesuai dengan rencana kerja yang dibuat Asisten.

8. STRATEGI KERJA

Pengertian dasar manajemen adalah usaha yang dilakukan untuk memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran tertentu. Dalam usaha mencapai sasaran diperlukan strategi kerja yang bisa diterapkan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di unit kerja. Agar berhasil dalam menerapkan strategi kerja, pada umumnya dibutuhkan keterampilan, teknik memberi perintah dan pemantauan hasil kerja berupa umpan balik.

8.1. Keterampilan

Ada tiga keterampilan yang perlu dimiliki oleh Asisten sebagai supervisor, agar strategi kerja dalam proses manajemen berjalan dengan efektif yaitu:

1. Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis adalah pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas tertentu. 

Keterampilan ini meliputi pengetahuan dan pemahaman konsep, proses dan metode dalam suatu bidang tertentu. Keterampilan ini diperlukan untuk mengenali, menganalisis dan memecahkan masalah dalam bidang tertentu.

2. Keterampilan Konseptual

Keterampilan konseptual adalah pemahaman dan kecakapan dalam menilai/melihat keterkaitan antar kegiatan dan antar unit serta menilai dampak dari keputusannya terhadap organisasi secara keseluruhan.

3. Keterampilan Sosial 

Keterampilan sosial adalah kemampuan untuk berhubungan dan berinteraksi dengan orang lain. Termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk mengekspresikan diri melalui tingkah laku dan ucapan sehingga dimengerti oleh orang lain. Juga mampu memahami tingkah laku orang lain.

Ketiga macam keterampilan di atas sesungguhnya dimiliki oleh siapapun yang menjadi pimpinan unit dalam organisasi. Hanya saja ada perbedaan kadar keterampilan yang dibutuhkan. Bagi seorang supervisor, keterampilan teknis dan manusiawi lebih banyak dibutuhkan daripada keterampilan konseptual. Hal ini disebabkan oleh kegiatan seorang supervisor yang sangat banyak terlibat dalam hal-hal teknis dan berhubungan dengan manusia, dalam hal ini dengan bawahannya.

8.2. Pemberian Perintah

Pemberian perintah diartikan sebagai usaha agar orang lain mau dan dapat mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Beberapa hal yang penting diperhatikan agar pemberian perintah dapat efektif adalah:

1. Kesiapan penerima perintah

Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan. Hasil yang baik baru dapat dicapai bila pelaksana ‘mau’ mengerjakan apa yang diperintahkan. Perintah harus dirumuskan secara jelas mengenai apa dan bilamana tugas tersebut harus dilaksanakan.

2. Fakta di belakang suatu perintah

Dalam memberikan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisi-kondisi yang menyebabkan perintah tersebut perlu dilaksanakan.

3. Nyatakan hasil yang diharapkan

Sebaiknya besaran tentang hasil yang diharapkan dapat ditentukan secara kuantitatif, misalnya dalam satuan waktu, jumlah dan lain-lain. 

4. Tindak lanjut (Follow up)

Memberikan perintah saja pada hakikatnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan. Sesungguhnya yang lebih penting adalah separuh pekerjaan yang lain, yaitu mengikuti perkembangan pemberian perintah selanjutnya yaitu apakah perintah dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan. 

Dalam melaksanakan strategi kerja sering sasaran tidak tercapai karena terjadinya kesalahan dalam pemberian perintah. Beberapa hal yang sering menghambat efektivitas pelaksanaan tugas antara lain adalah:

1. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya mendukung arti perintah tersebut.
2. Susunan perintah tidak teratur dan sembarangan. Sebaiknya diusahakan agar instruksi tersebut disusun dalam urutan yang logis dan tidak membingungkan.
3. Terlalu cepat menganggap pelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami tugas tersebut sepenuhnya.

8.3. Umpan Balik

Sebagai seorang supervisor, Asisten dalam bekerja harus menjalankan fungsi pengendalian. Dengan melakukan pengendalian, maka kemungkinan terjadinya penyimpangan di lapangan dapat diperkecil. Jika penyimpangan tidak dapat dihindarkan lagi, maka resikonya dapat diperkecil. Salah satu alat pengendalian terhadap tingkah laku bawahan adalah memberikan umpan balik. 

Dalam mengambil tindakan terhadap bawahan atau karyawan, seorang Asisten harus memeriksa terlebih dulu apakah penyimpangan terjadi karena kekurangan pada karyawan atau karena hal-hal di luar kendali karyawan tersebut. Asisten haruslah terus mendorong bawahan agar prestasinya terpelihara atau ditingkatkan.

Setiap penilaian perlu mempunyai dasar terhadap mana prestasi kerja dapat diukur/dibandingkan. Sasaran/standar perlu dirumuskan dengan jelas sehingga Asisten mempunyai dasar untuk menilai secara objektif. Standar hasil kerja merupakan suatu pernyataan mengenai apa (hasil) yang diharapkan dari karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya seperti yang tercantum dalam uraian pekerjaan.

Dengan demikian standar hasil kerja yang diharapkan di lapangan merupakan tolok ukur bagi Asisten dalam menilai hasil kerja bawahan/karyawan, sekaligus merupakan sumber informasi yang sangat membantu bagi karyawan untuk mengetahui taraf perkembangan dirinya pada setiap saat. 

Umpan balik merupakan informasi yang diterima pelaksana mengenai prestasi kerjanya. Orang akan lebih mudah meningkatkan atau memelihara prestasinya bila mendapat umpan balik secara teratur. Sebagai konsekuensinya, supervisor harus memberikan umpan balik yang segera dan tepat mengenai prestasi bawahannya. Umpan balik sifatnya informal, sehari-hari diberikan untuk tugas tertentu serta mempunyai tujuan akhir untuk pengembangan pribadi

Dalam memberikan umpan balik, Asisten memerlukan informasi baik yang berasal dari pihak ketiga maupun dari karyawan sendiri. Dalam mencari informasi ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu bertanya, mendengar dan menjawab dengan cara, sikap dan kata-kata yang baik. 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik:

1. Tujuan

Memberikan umpan balik harus diyakini benar-benar untuk kebaikan bawahan dan bukan untuk menghilangkan kejengkelan.

2. Umpan balik positif dan negatif

Selain untuk memberitahukan kekurangan bawahan, umpan balik dapat digunakan untuk hal-hal yang positif (kekuatan atau kelebihannya).

3. Dapat diperbaiki

Untuk umpan balik yang negatif, harus diketahui terlebih dahulu apakah kekurangan tersebut dapat diperbaiki atau tidak. Bila tidak dapat diperbaiki, umpan balik jangan diberikan.

4. Siap menerima

Perlu dipikirkan pemberian umpan balik tepat dengan mempertimbangkan keadaan emosional bawahan (tenang, gelisah, tergesa-gesa, marah dsb).

5. Hubungan

Umpan balik akan lebih efektif bila pemberi dan penerima sudah mengenal cukup baik.

6. Alternatif

Ada kemungkinan bila seseorang menerima umpan balik yang negatif, ia akan menanyakan tindakan perbaikannya kepada pemberi umpan balik. Dalam hal ini sebaiknya pemberi umpan balik sudah siap dengan beberapa alternatif yang mungkin dapat digunakan. 

7. Non evaluatif

Pada umumnya tidak ada orang yang senang dinilai kekurangannya, maka umpan balik sebaiknya diberikan dalam bentuk yang non-evaluatif. Bila tidak mungkin dapat juga memberikan terlebih dahulu umpan balik yang positif. Biasanya orang akan lebih siap menerima umpan balik yang negatif setelah diberitahu mengenai hal-hal yang positif mengenai dirinya.

8. Satu per satu

Janganlah memberikan umpan balik terlalu banyak pada suatu saat karena hal ini hanya akan membingungkan dan mungkin mematahkan semangat seseorang.

9. Kesempatan untuk berdiskusi

Memberikan umpan balik yang positif maupun yang negatif, biasanya penerima menginginkan penjelasan lebih banyak. Berilah kesempatan.

9. SASARAN PENGEMBANGAN

Pengembangan Organisasi 

Berbagai langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang independen. adalah lebih difokuskan pada organisasi yang lebih ramping, dinamis dan mampu menyesuaikan dengan perkembangan eksternal, serta mampu mendukung pengambilan kebijakan yang cepat, tepat dan akurat. 

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Perkebunan-perkebunan sekarang telah dan terus mempersiapkan SDM yang kompeten yang tidak saja memiliki kemampuan keilmuan dan ketrampilan yang handal, tetapi juga integritas dan rasa tanggung jawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas. Tentu saja hal tersebut disertai dengan penyempurnaan sistem manajemen SDM yang ada agar lebih mendukung pelaksanaan tugas.

Langkah-langkah peningkatan kualitas sumber daya manusia telah dirumuskan dengan menyusun strategi pengembangan sumber daya manusia yang ditempuh dengan menyempurnakan sistem penerimaan, promosi, mutasi, dan pendidikan serta pelatihan. Di samping itu, mengembangkan nilai-nilai yang sesuai dengan pencapaian tugas visi dan misi yaitu melalui pengembangan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan Undang-undang No. 23/1999 dan dapat diimplementasikan oleh seluruh pegawai serta dapat meningkatkan kontribusi pencapaian kinerja.