MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Guna memudahkan para mahasiswa untuk mempelajari kesisteman dan Sistem Analisis , adalah sebaiknya apabila diberikan tentang teknik atau cara-cara pengambilan keputusan. Untuk mengingatkan kembali mata kuliah azas-azas manajemen bagi mahasiswa yang pernah memperoleh pada program Strata 1 (S1), atau suatu pengetahuan tambahan pada perkuliah Sistem Analisis bagi mahasiswa yang belum pernah dapat mata kuliah ini.

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut mungkin menjangkau masalah yang vital bagi kelangsungan hidup bagi organisasi itu sendiri. Semua keputusan mempunyai banyak pengaruh, baik besar maupun kecil, kepada kinerja, jadi setiap manajer harus mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan.

Kualitas keputusan manajer adalah ukuran efektifitas mereka dan nilai mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai dan dihargai atas dasar pentingnya, jumlah, dan hasil keputusan mereka.

Macam-macam Keputusan Manajerial

Meskipun para manajer dalam organisasi bisnis, kantor pemeritah, rumah sakit, dan sekolah mungkin dipisah oleh latar belakang, gaya hidup, dan jarak, mereka semua harus membuat keputusan-keputusan. Manajer sebagai pembuat keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih satu aternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda secara berarti dari alternaif yang ada sebelumnya. Dalam bagian ini , kita akan membahas berbagai macam keputusan, diantaranya keputusan terprogram dan tak terprogram.

1. Keputusan Terprogram (programmed decision)

Keputusan terprogram memiliki pemecahan yang berulang-ulang dan rutin. Manajer pada sebagian besar organisasi mengahadapi sejumlah besar keputusan terprogram dalam operasi sehari-hari. Keputusan-keputusan demikian sebaiknya dibuat tanpa membuang waktu dan usaha yang tak perlu.

2. Keputusan Tak Terprogram (nonprogrammed decision)

Bila masalah-masalah berisi elemen-elemen yang sebelumnya tidak pernah dihadapi manajemen sebelumnya, atau jika masalah itu rumit dan sangat penting, ini memerlukan sebuah pemecahan berbeda, dan mungkin unik. Pada kondisi seperti inilah seorang manajer harus mengambil keputusan tak terprogram. Dengan kata lain, keputusan tak terprogram adalah pemecahan masalah-masalah baru  dan tak terstruktur. Tabel di bawah ini menyajikan contoh-contoh dari berbagai keputusan yang terprogram dan tak terprogram:

Akan tetapi, apa yang terpenting adalah bahwa kebutuhan terhadap keputusan tak terprogram dapat diketahui kapan terjadi. Organisasi–organisasi pemerintah membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan setiap penduduk, organisasi-organisasi bisnis membuat keputusan untuk menghasilkan produk-produk baru. Rumah sakit – rumah sakit, dan sekolah-sekolah membuat keputusan yang mempengaruhi pasien dan siswa tahun-tahun berikutnya. Keputusan semacam ini secara tradisional dilakukan melalui proses pemecahan masalah-masalah, pertimbangan, intuisi, dan kreativitas. Meskipun beberapa manajer tidak menyukai keputusan-keputusan berdasarkan intuisi, teknik manajemen modern tidak membuat kemajuan yang sama dalam perbaikan kinerja manajerial dalam pengambilan keputusan tak terprogram sebagaimana para manajer melakukannya dalam pengambilan keputusan terprogam. 

Berurusan dengan keputusan-keputusan tak terprogram adalah suatu tugas berat. Manajer usaha kecil mungkin tidak memiliki sumber daya manajerial dan keuangan yang cukup dalam menghadapi situasi-situasi sulit ketika masalah yang membutuhkan keputusan tak terprogram muncul. Para manajer seperti itu harus mempertimbangkan kemungkinan menyewa seseorang untuk menangani masalah kebutuhan pengambilan keputusan tak terprogram.

Macam-macam Keputusan dan Jenjang Manajemen

Masalah yang sering timbul dan mempunyai sejumlah ketidak pastian di sekitarnya seringkali sifatnya strategis dan sebaiknya diperhatikan oleh manajemen puncak.

Para manajer menengah di sebagian besar organisasi kebanyakan memusatkan perhatiannya pada keputusan-keputusan terprogram. Seperti gambar di bawah ini ,sifat masalah , seberapa sering masalah timbul, dan tingkat kepastian disekitarnya menunjukan jenjang manajemen yang tepat untuk melakukan pengambilan eputusan.

Proses Pengambilan Keputusan

Ada sejumlah pendekatan terhadap pengambilan keputusan. Pendekatan mana yang terbaik tergantung pada sifat masalah, tersedianya waktu, biaya masing-masing strategi, dan keterampilan mental dari pengambilan keputusan. 

Keputusan adalah cara, bukan tujuan. Keputusan adalah proses melalui cara mana seorang manajer berusaha mencapai beberapa keadaan yang diinginkan. Keputusan merupakan tanggapan para manajer terhadap pemasalahan. Setiap keputusan adalah akibat dari sebuah proses dinamis yang dipengaruhi oleh banyak kekuatan termasuk lingkungan organisasi dan pengetahuan, kecakapan, dan motivasi manajer. Jadi proses pengambilan keputusan adalah proses pemikiran dan pertimbangan yang mendalam yang dihasilkan dalam sebuah keputusan. Akan tetapi, proses itu sebaiknya tidak dipandang sebagai tujuan strategi, yang penting seluruhnya. Keputusan itu sendiri adalah pokok, sesuatu yang sifatnya strategis. Ada kecenderungan yang kuat khususnya pada sebagian besar organisasi, untuk mulai memusatkan perhatian pada teknik-teknik pengambilan keputusan daripada mengenali apa yang perlu diputuskan.

Pengambilan keputusan bukanlah suatu prosedur yang tetap, tetapi proses berurutan . Pada sebagian besar keputusan, para manajer menjalani sejumlah tahapan yang membantu mereka memikirkan permasalahan dari awal sampai akhir dan membuat berbagai strategi alternatif. Tahap-tahap itu tidak perlu diterapkan dengan kaku, nilai tahapan tersebut terletak pada kemampuannya memaksa pengambilan keputusan menyusun masalah itu dalam suatu cara yang logis. 

Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah tidak semudah yang dibayangkan. Jika masalah itu tidak diidentifikasikan atau didefinisikan dengan tepat, apa pun keputusan yang dibuat tidak akan menuju ke arah pemecahan masalah. 

Tanda Peringatan, untuk menemukan masalah, para manajer mengandalkan beberapa indikator: 

Penyimpangan kinerja: Sebuah perusahaan tiba-tiba pada beberapa pola kinerja yang telah ditetapkan, seringkali memperlihatkan bahwa sebuah masalah telah muncul. Ketika perputaran karyawan meningkat, penjualan menurun, pendaftaran mahasiswa menurun, pengeluaran-pengeluaran penjualan meningkat, atau lebih banyak unit rusak yang dihasilkan, sebuah masalah biasanya ada. Sebagai contoh, tingkat kesalahan kasir tahun ini tidak sesuai dengan pola standar historis, maka hal itu bisa menjadi tanda suatu masalah.

Penyimpangan rencana, ketika hasil–hasil yang dicapai tidak memenuhi tujuan yang direncanakan, mungkin ada sebuah masalah, sebagai contoh: sebuah produk baru gagal mencapai tujuan pangsa pasarnya, tingkat keuntungannya lebih rendah dari yang direncanakan, biaya departemen produksi melebihi anggarannya, atau tingkat kesalahan kasirnya melewati sasaran kinerjanya. Kejadian-kejadian tersebut menandakan bahwa beberapa rencana menyimpang jalannya. 

Kritikan orang luar, berbagai tindakan orang luar biasa menjadi petunjuk adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk baru, atau dengan jadwal pengiriman mereka. 

Sumber-sumber Kesulitan Identifikasi Masalah, adalah mudah mengetahui adanya masalah bila terdapat perbedaan di antara hasil-hasil yang diinginkan dengan hasil-hasil sesungguhnya. Akan tetapi, pengidentifikasian masalah yang sesungguhnya biasanya sulit dilakukan karena satu atau beberapa faktor.

Masalah-masalah perseptual, persepsi kita sendiri mungkin melindungi atau membentengi kita dari kenyataan yang tak menyenangkan. Jadi, informasi negatif bisa jadi kita terima secara selektif untuk mengubah dari sebenarnya, bahkan mungkin juga diabaikan sama sekali.

Pendefinisian masalah melalui pemecahan masalah. Ini sebenarnya merupakan suatu bentuk jalan pintas menuju ke kesimpulan. Sebagai contoh: seorang manajer penjualan mungkin mengatakan, ”Penurunan laba disebabkan oleh kelemahan kualitas produk kita”. Pendefinisian masalah manajer itu menunjukan suatu cara pemecahan masalah,: perlu dilakukan perbaikan kualitas produk dalam departemen produksi. Tentu saja, definisi dan pemecahan masalah lain bisa jadi mungkin. Mungkin armada penjualan tidak cukup terpilih atau terlatih sebelumnya. Mungkin pesaing mempunyai produk lebih murah.

Mengidentifikasikan Gejala sebagai masalah, ”Masalah kita adalah penurunan 32% dalam pesanan.” Tentu saja pesanan telah menurun, namun penurunan itu sesungguhnya hanya sebuah gejala dari masalah yang sebenarnya.

Penurunan bukan merupakan masalah sampai manajer itu mengidentifikasikan masalah sesungguhnya yang menyebabkan penurunan dalam pesanan terjadi.

Macam-macam Masalah. Masalah biasanya ada tiga macam ”kesempatan, krisis, atau rutin. Masalah krisis dan rutin menimbulkan masalah mereka sendiri dan harus diikuti oleh manajer itu. Berbagai kesempatan, sebaliknya, biasanya harus diketemukan; kesempatan tersebut menunggu diketemukan. Sering kali mereka hadir tanpa melalui pemberitahuan dan akhirnya hilang karena seorang manajer kurang memperhatikannya. Karena , masalah krisis dan rutin sangat mendasar seorang manajer mungkin menggunakan sejumlah besar waktunya dalam mengatur krisis kecil dan memecahkan masalah-masalah rutin dan mungkin tidak memiliki waktu untuk mengejar berbagai kesempatan baru. Banyak organisasi dikelola dengan baik mencoba menjauhkan perhatian dari masalah krisis dan rutin serta mengalihkannya ke arah isu-isu berentang waktu lebih lama melalui perencanaan aktivitas.

Membuat Alternatif

Sekali sebuah masalah didefinisikan, altenatif yang layak terhadap masalah itu seharusnya dibuat, dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap alternaif sebaiknya dipertimbangkan. Proses pencarian ini menyelidiki lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang mungkin bisa digunakan dalam membuat alternatif. Jelaslah, pembuatan solusi alternatif membutuhkan waktu dan biaya. Membuat suatu alternatif yang beragam dan terperinci sesungguhnya membutuhkan banyak biaya, baik waktu maupun sumber-sumber daya.

Penilaian Alternatif

Sekali alternatif dibuat, alternatif-alternatif harus dinilai dan dibandingkan. Dalam setiap situasi keputusan, tujuan pengambilan keputusan adalah untuk memilih alternatif yang menghasilkan hasil paling menguntungkan dan menghindari hasil yang paling sedikit menguntungkan. Sebagai contoh, dalam banyak keputusan bisnis, hasil yang paling menguntungkan adalah memaksimalkan kesejahteraan pemegang saham. Kriteria keputusan lain yang mungkin adalah meminimalkan biaya, memperbaiki kepuasan pelanggan, atau memenuhi batas waktu pengiriman. Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada tiga kondisi yang mungkin: 

Kepastian. Pengambilan keputusan memiliki pengetahuan lengkap atas akibat dari setiap aternatif. 

Risiko, Pengambil keputusan memiliki beberapa perkiraan kemungkinan akibat dari setiap alternatif. 

Ketidakpastian. Pengambil keputusan secara mutlak tidak memiliki pengetahuan atas kemungkinan hasil dari setiap aternatif. 

Kondisi Pasti, (Contoh) jika penerbit mengetahui dengan pasti berapa banyak buku akan diminta pada setiap harga yang mungkin dan layak, jumlah buku yang dihasilkan adalah jelas. Beberapa keputusan bisnis terjadi dengan pasti, sebagai contoh: kita semua mengetahui dengan pasti bahwa kita semua harus membayar pajak. Mengetahui dengan pasti apa yang menjadi kebutuhan pasar atau konsumen.

Kondisi Berisiko. 

Kondisi ini terjadi ketika perencana/pembuat keputusan mempunyai cukup informasi untuk menggunakan probabilitas dalam penilaian berbagai alternatif. Kita mebuat keputusan di bawah kondisi risiko.Kita bisa memperkirakan atau mengetahui probabilitas dalam suatu keputusan yang kita ambil/buat.

Kondisi Tidak Pasti. 

Ketika tidak ada informasi yang relevan terhadap akibat yang mungkin terjadi. Karakteristik kepribadian pengambil keputusan menjadi lebih penting dalam menetapkan keputusan yang akan diambil. Meskipun karakteristik yang mempengaruhi pilihan alternatif seorang pengambil keputusan tak terhitung bayaknya, empat karakteristik berikut cukup untuk menggambarkan apa yang penting dilakukan.

Pengambilan Keputusan Optimis.

Beberapa pengambilan keputusan berpikir secara optimis terhadap berbagai peristiwa yang mempengaruhi keputusan. Orang-orang seperti itu biasanya memilih alternatif yang memaksimalkan hasil maksimum. Mereka selalu bertindak seolah-olah apapun yang mereka lakukan akan menghasilkan keuntungan bagi mereka.

Pengambilan Keputusan Pesimis

Pengambil keputusan pesimis percaya bahwa tidak jadi apa soal apa yang mereka lakukan, hasil yang paling buruk sekalipun selalu akan terjadi. Di bawah situasi tersebut, mereka menafsirkan hasil yang paling buruk dari setap alternatif dan memilih yang terbaik dari hail-hasil yang paling buruk.

Pengambil Keputusan yang Memperkecil Penyesalan.Pengambilan keputusan jenis ini ingin meminimalkan jumlah ketidak sesuaian yang mereka alami menurut fakta-fakta. Mereka mencoba untuk mengambil keputusan yang mempunyai hasil-hasil tidak terlalu jauh derajatnya jika dibandingkan hasil terbaik yang mungkin diperoleh di bawah kondisi tertentu.

Pengamblan Keputusan yang Alasannya Tidak Cukup.

Kelompok pengambil keputusan jenis ini akan menyederhanakan keputusan dengan membuat asumsi bahwa semua hasil yang mungkin mempunyai kesempatan terjadi yang sama. Anggapan yang menyertai alasan itu adalah bahwa jika tidak ada informasi untuk mendukung keunggulan relatif satu alternatif, maka orang bisa saja menganggap bahwa seluruh alternatif mempunyai kesempatan yang sama.

Jadi, penilaian alternatif bertujuan untuk mengevaluasi mengurangi hasil melalui pemakaian informasi. Bila terdapat informasi yang cukup, peluang peluang perencanaan untuk memilih alternatif  yang merefleksikan fakta-fakta lebih besar. Bila informasi tidak cukup, peluang bagi perencana untuk memilih sebuah alteratif yang merefleksikan faktor-faktor kepribadian dan pribadi lebih besar.

Pemilihan Alternatif

Tujuan pemilihan alternatif adalah untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya dengan memecahkan masalah. Hal ini adalah penting. Sebuah keputusan tidak berakhir pada satu tujuan itu sendri tetapi hanya suatu cara untuk mencapai tujuan. Sementara pengambil keputusan memilih alternatif yang diharapkan menghasilkan pencapaian tujuan, pemilihan alternatif itu bukan suatu tindakan terpisah. Jika merupakan tindakan terpisah, maka faktor-faktor yang memimpin ke arah keputusan itu mungkin diabaikan. Secara khusus, langkah-langkah yang menyertai keputusan seharusnya meliputi implementasi, pengendalian, dan evaluasi, yang penting adalah agar memandang suatu keputusan bukan sekedar suatu tindakan memilih; pengambilan suatu keputusan merupakan sebuah proses dinamis.

Jadi, dalam mengambil keputusan manajerial, solusi optimal sering kali tidak mungkin. Ini karena pengambil keputusan barang kali tidak bisa mengetahui seluruh alternatif yang tersedia, konsekuensi dari setiap alternatif , dan probabilitas berbagai konsekuensi keputusan tersebut.

Implementasi Keputusan.

Keputusan tidak ada bedanya dengan abstraksi jika keputusan itu tidak diimplementasikan. Dengan kata lain, sebuah keputusan harus diiplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah sangat mungkin merugikan sebuah keputusan yang baik. Dalam pengertian ini, implementasi mungkin lebih penting daripada pemilihan alternatif sebenarnya.

Karena implementasi keputusan melibatkan orang dalam sebagian besar situasi, keunggulan atau kelemahan sebuah keputusan dapat dilihat pada perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu. Sementara sebuah keputusan mungkin secara teknis logis, bisa dirusak oleh bawahan yang tidak puas atau oleh rekan yang memandang keputusan tersebut dari sudut yang berbeda.

Pengendalian dan Penilaian.

Manajemen yang efektif melakukan pengukuran hasil secara periodik. Jika terjadi penyimpangan, ketika hasil-hasil sesungguhnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan (sasaran), berbagai perubahan harus dibuat. Di sini kembali kita lihat pentingnya penetapan sasaran yang bisa diukur. Jika berbagai sasaran seperti itu tidak ada, tidak ada cara untuk menilai kinerja. Jika hasil-hasil sesungguhnya tidak cocok dengan hasil-hasil yang direncanakan, berbagai perubahan harus dibuat dalam pemilihan solusi, dalam implementasinya, atau dalam sasaran semula jika sasaran itu danggap tidak bisa dicapai. Jika sasaran semula harus direvisi, keseluruhan proses pengabilan keputusan diaktifkan kembali. Sekali sebuah keputusan diimplementasikan, seorang manajer tidak bisa menganggap hasil itu akan memenuhi sasaran semula. Beberapa sistem pengendalian dan penilaian diperlukan untuk meyakinkan bahwa hasil-hasil yang sebenarnya konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan ketika keputusan telah dibuat. Di bawah ini gambar tentang proses pengambilan keputusan, 

Pengambilan Keputusan Individual.

Beberapa perbedaan individu mempangaruhi proses pengambilan keputusan . Beberapa perbedaan tersebut hanya mempangaruhi beberapa aspek tertentu proses itu, sementara perbedaan lain mempengaruhi keseluruhan proses. Akan tetapi, masing-masing perbedaan mempunyai sebuah pengaruh dan, oleh karena itu harus dipahami bahwa pengambilan keputusan itu merupakan sebuah proses dalam organisasi. Ada empat perbedaan individu : 

• Nilai-nilai: dalam lingkup pengabilan keputusan, nilai-nilai adalah pedoman yang digunakan setiap orang ketika berhadapan dengan suatu situasi di mana sebuah keputusan harus dibuat. Pengaruh nilai-nilai terhadap proses pengambilan keputusan adalah sangat besar: 
• Dalam menentukan sasaran, adalah penting untuk melakukan pertimbangan nilai dalam memilih kesempatan dan menatapkan prioritas. 
• Dalam pembuatan alternatif, adalah penting untuk memasukan pertimbangan nilai dalam berbagai kemungkinan. 
• Dalam memilih sebuah alternatif, nilai-ilai pengambil keputusan mempengaruhi alternaif yang dipilih. 
• Dalam mengimplementasikan sebuah keputusan, mempertimbangkan nilai adalah penting dalam memilih cara-cara implementasi. 
• Dalam fase penilaian dan pengendalian, mempertimbangkan nilai tidak bisa dihindari ketika koreksi tindakan diambil. 

Adalah jelas bahwa nilai bekaitan dengan proses pengambilan keputusan. Nlai-nilai tersebut tercermin dalam perilaku pengambil keputusan sebelum mengambil keputusan, ketika mengambil keputusan, dan ketika melaksanakan keputusan. 

Kepribadian: 

Pengambil keputusan dipengaruhi oleh banyak kekuatan psikologis, baik sadar dan tidak sadar. Salah satu kekuatan tersebut adalah kepribadian. Berbagai studi tersebut umumnya berfokus pada sekelompok variabel berikut:

1. Variabel kepribadian meliputi sikap, kepercayaan, dan kebutuhan indvidual.
2. Variabel yang bersinggungan dengan situasi eksternal, situasi yang terlihat di mana individu menemukan diri mereka sendiri.
3. Variabel interaksional yang bersinggungan dengan pernyataan sementara individu sebagai suatu hasil interaksi situasi tertentu dengan karakteristik kepribadian individu.

Kesimpulan paling penting berkenaan pengaruh kepribadian pada proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: 

Adalah tidak mungkin bahwa satu kepribadian bisa sama-sama cakap dalam segala aspek proses pengambil keputusan. 

Berbagai karakteristik seperti kecerdasan dikaitkan dengan tahapan proses pengambilan keputusan. 

Hubungan kepribadian terhadap proses pengambilan keputusan mungkin berbeda untuk kelompok yang berbeda menurut, misalnya faktor jenis kelamin dan status sosial.

Jadi, kita bisa melihat bagaimana kepribadian bawaan pengambil keputusan bercampur dengan berbagai variabel, seperti situasional dan interaksional, mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Kecenderungan Terhadap Risiko

Pengambil keputusan sangat bervariasi dalam kecenderungan mereka untuk menanggung risiko: pengambil keputusan optimis menanggung berbagai risiko dengan menganggap bahwa hasil yang dicapai itu akan selalu menguntungkan., Para manajer wanita telah diketahui memiliki suatu kecenderungan untuk menanggung risiko. Fokus Manajemen Menentukan Pengambilan Keputusan memberikan contoh bagaimana wanita yang telah memilih untuk tetap bersama perusahaan, telah memberi nilai tambah terhadap proses pengambilan keputusan pada banyak perusahaan. 

Seorang pengambil keputusan yang mempunyai keengganan terhadap risiko rendah menetapkan sasaran berbeda, menilai berbagai alternatif dengan tidak sama, dan memilih berbagai alternatif berbeda daripada pengambil keputusan lain yang mengalami situasi sama namun mempunyai keengganan menanggung risiko lebih tinggi. Para pengambil keputusan sekarang berusaha membuat berbagai pilihan di mana resiko atau ketidak pastian adalah rendah atau di mana kepastian hasil adalah tinggi. Banyak orang lebih berani dan mendukung pengambilan resiko lebih besar dalam kelompok daripada sebagai individu. Rupanya,orang-orang seperti ini lebih menginginkan untuk menanggung resiko bersama-sama sebagai anggota kelompok.

SUMBER;
https://www.blogger.com/blogger.g?blogID=3714959385765567050#editor/target=post;postID=7182563049386027840;onPublishedMenu=allposts;onClosedMenu=allposts;postNum=4;src=link