PROYEK DAN MANPROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek, yaitu:
a. Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management
Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
b. Pemikiran Sistem
Pemikiran sistem adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
c. Pendekatan Contingency
Pendekatan contingency atau situasional pada dasarnya berpendapat bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan pemikiran ilmu – ilmu manajemen di atas, juga disadarai bahwa manajemen proyek merupakan profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan dukungan tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan manajemen proyek. Secara sederhana pengaruh dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen menurut H. Koontz (1982) adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi manajemen menurut pengertian di atas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati memilih dan menentukan langkah – langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah kegiatan untuk mencapainya. Jadi perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan atau situasi awal. Salah satu kegiatan perencanaan adalah pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip manajemen klasik yang penting diantaranya adalah :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan kegiatan usaha atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding usaha koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga spesialis dengan keahlian, latihan kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan penjabaran keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai urutan terbawah. Bawahan menerima perintah dari dan melapor kepada hanya satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi penjelasan dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti bila terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini membuat keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff memberikan nasihat hasil dari pemikiran dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk mengembangkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus kegiatan horisontal dalam manajemen klasik terselenggara dalam berbagai bentuk, seperti rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia usaha dewasa ini menuntut agar disamping tujuan mencapai keuntungan , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, seperti pelestarian lingkungan, harapan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai kegiatan yang bersifat dominan dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan berangsur turun menjelang akhir tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas kegiatan mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun prosedur pemakaiannya harus dapat mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis kegiatan dengan tepat. Di samping mengelola kegiatan jangka pendek dengan intensitas dan jenis kegiatan yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya sasaran yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai kegiatan yang bercorak program kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang sasaran yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang tepat dalam waktu terbatas akan dapat terjadi bila ada perhatian khusus terhadap kegiatan tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam kegiatan proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , masalah dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, sampai pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing kegiatan memerlukan tenaga ahli atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga ahli ke berbagai loaksi proyek dalam waktu yang relatif lama akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin datang pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber daya atau tenaga ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus kegiatan horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan dengan departemen fungsional, sedangkan hubungan ke luar adalah hubungan dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi masalah tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat prosedur dan peraturan kerja sama
- Membuat rencana kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibentuk institusi atau posisi permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator agar kegiatan itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang memiliki tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu kegiatan yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan karena akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :
- Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
- Pengkajian dilakukan tahap demi tahap agar dapat dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau dihentikan masih belum jelas benar.
- Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan memakai metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari berbagai bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai sasaran yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan gabungan dari berbagai organisasi atau bagian – bagiannya yang relatif mandiri dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem agar kegiatan yang bersangkutan dapat terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada kegiatan awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pada konsep manajemen proyek, peristiwa tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Proyek Inisiasi
Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh kegiatan studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
2. Penutupan atau Terminasi Proyek
Tahap ini adalah masa akhir siklus proyek yang ditandai dengan adanya kegiatan penyerahan hasil akhir proyek seperti inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah digunakan dengan jelas dalam waktu terbatas
- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak peserta dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil hambatan birokrasi, diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal
g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan
- Bersifat joint venture
- Pendekatan manajemen sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek menurut H. Kerzner (1982) adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep manajemen proyek adalah :
- Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun manajemen klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
- Analisis jaringan kerja
- Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi diserahi tugas khusus. Jadi, dia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung jawab Tunggal
Karena sifat kegiatan yang beragam, maka perlu adanya satu titik tumpuan yang dapat bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek
- Integrator dan pendorong agar kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam manajemen proyek adalah sebagai integrator, terutama bila manajemen proyek ini beroperasi dengan memakai struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diperlukan langkah integrasi yang intensif agar kegiatan bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam kegiatan proyek diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan kegiatan yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang dapat mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa tugas manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek menurut Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”
Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai pusat komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memberikan informasi kemajuan proyek dan masalah lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek adalah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui prosedur bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, seperti merencanakan, mengorganisir, memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan kegiatan proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia memiliki jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan agar dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen bila menghadapi situasi sebagai berikut :
- Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
- Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan tugas –tugas yang memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal ataupun external organisasi.
- Besarnya ukuran kegiatan (Usaha)
Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.
MANAAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek, yaitu:
- Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
- Pemikiran Sistem Pemikiran sistem adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
- Pendekatan Contingency Pendekatan contingency atau situasional pada dasarnya berpendapat bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan pemikiran ilmu – ilmu manajemen di atas, juga disadarai bahwa manajemen proyek merupakan profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan dukungan tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan manajemen proyek. Secara sederhana pengaruh dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen menurut H. Koontz (1982) adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi manajemen menurut pengertian di atas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati memilih dan menentukan langkah – langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah kegiatan untuk mencapainya. Jadi perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan atau situasi awal. Salah satu kegiatan perencanaan adalah pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip manajemen klasik yang penting diantaranya adalah :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan kegiatan usaha atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding usaha koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga spesialis dengan keahlian, latihan kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan penjabaran keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai urutan terbawah. Bawahan menerima perintah dari dan melapor kepada hanya satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi penjelasan dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti bila terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini membuat keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff memberikan nasihat hasil dari pemikiran dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk mengembangkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus kegiatan horisontal dalam manajemen klasik terselenggara dalam berbagai bentuk, seperti rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia usaha dewasa ini menuntut agar disamping tujuan mencapai keuntungan , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, seperti pelestarian lingkungan, harapan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai kegiatan yang bersifat dominan dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan berangsur turun menjelang akhir tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas kegiatan mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun prosedur pemakaiannya harus dapat mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis kegiatan dengan tepat. Di samping mengelola kegiatan jangka pendek dengan intensitas dan jenis kegiatan yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya sasaran yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai kegiatan yang bercorak program kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang sasaran yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang tepat dalam waktu terbatas akan dapat terjadi bila ada perhatian khusus terhadap kegiatan tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam kegiatan proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , masalah dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, sampai pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing kegiatan memerlukan tenaga ahli atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga ahli ke berbagai loaksi proyek dalam waktu yang relatif lama akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin datang pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber daya atau tenaga ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus kegiatan horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan dengan departemen fungsional, sedangkan hubungan ke luar adalah hubungan dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi masalah tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat prosedur dan peraturan kerja sama
- Membuat rencana kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibentuk institusi atau posisi permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator agar kegiatan itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang memiliki tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu kegiatan yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan karena akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :
Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
Pengkajian dilakukan tahap demi tahap agar dapat dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau dihentikan masih belum jelas benar.
Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan memakai metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari berbagai bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai sasaran yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan gabungan dari berbagai organisasi atau bagian – bagiannya yang relatif mandiri dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem agar kegiatan yang bersangkutan dapat terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada kegiatan awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pada konsep manajemen proyek, peristiwa tersebut dijelaskan sebagai berikut :
- Proyek Inisiasi Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh kegiatan studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
- Penutupan atau Terminasi Proyek Tahap ini adalah masa akhir siklus proyek yang ditandai dengan adanya kegiatan penyerahan hasil akhir proyek seperti inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah digunakan dengan jelas dalam waktu terbatas
- -Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak peserta dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil hambatan birokrasi, diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal
g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan
Bersifat joint venture
Pendekatan manajemen sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek menurut H. Kerzner (1982) adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep manajemen proyek adalah :
Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun manajemen klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
Analisis jaringan kerja
Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi diserahi tugas khusus. Jadi, dia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung jawab Tunggal
Karena sifat kegiatan yang beragam, maka perlu adanya satu titik tumpuan yang dapat bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek
- Integrator dan pendorong agar kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam manajemen proyek adalah sebagai integrator, terutama bila manajemen proyek ini beroperasi dengan memakai struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diperlukan langkah integrasi yang intensif agar kegiatan bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam kegiatan proyek diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan kegiatan yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang dapat mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa tugas manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek menurut Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan” Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai pusat komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memberikan informasi kemajuan proyek dan masalah lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek adalah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui prosedur bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, seperti merencanakan, mengorganisir, memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan kegiatan proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia memiliki jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan agar dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen bila menghadapi situasi sebagai berikut :
Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan tugas –tugas yang memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal ataupun external organisasi.
Besarnya ukuran kegiatan (Usaha)
Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.
0 komentar:
Posting Komentar