Pengertian Manajemen dan Kebutuhan Sistem lnformasi

1. Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan lnformasi

Tingkatan Manajemen secara umum ada 3, yaitu manajemen tingkat atas (lop management), manajemen tingkat menengah (middle management), dan manajemen tingkat operasional.

Manajemen tingkat atas disebut juga manajemen pada tingkat perencanaan strategis. Istilah eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkat perencanaan strategis.

Manajemen tingkat menengah disebut tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan, sedangkan manajemen operasional merupakan tingkat terendah dalam manajemen yang bertanggung jawab pada kelangsungan operasional.

Sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, maka kebutuhan informasi pada masing-masing tingkatan akan mempunyai perbedaan baik sifat, bentuk maupun sumbernya.

Gambar di bawah ini menunjukkan perbedaan sumber dan bentuk informasi serta sifat keputusan yang dibuat dari masing-masing tingkatan dalam manajemen.

2.Sistem lnformasi Eksekutif

2.1 Pengertian Sistem lnformasi Eksekutif

McLeod (1993, p 430) mendefinisikan Sistem Informasi Eksekutif sebagai sebuah sistem yang dirancang khusus untuk manajer pada tingkat perencanaan strategis.

Sementara itu Watson, Rainer dan Koh (I 993, p254) mendefinisikan Sistem Informasi Eksekutif sebagai suatu sistem komputer yang memberikan kemudahan akses bagi eksekutif terhadap informasi internal maupun eksternal yang mempunyai relevansi dengan critical success factors.

Menurut Turban (1993, p403), Sistem lnformasi Eksekutif adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak

Dari ketiga definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Eksekutif sistem berbasis komputer bagi keperluan eksekutif dalam melakukan perencanaan strategis.

2.2 Karakteristik Sistem lnformasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif mulai dikenal pertengahan tahun 1980 pada perusahaan - perusahaan besar di Amerika. Menurut Turban (1993), pada awalnya Sistem Informasi Eksekutif dibangun untuk memenuhi beberapa tujuan, yaitu :

• Dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pucuk pimpinan.
• Prinsip utamanya digunakan untuk menjejaki dan pengendalian.
• Dibuat untuk gaya manajemen masing-masing eksekutif.
• Berkemampuan grafis dan mampu menampilkan informasi dalam beberapa pendekatan serta menampilkan implikasinya.
• Mampu menyajikan informasi secara cepat.
• Mudah digunakan sehingga meminimkan waktu pelatihan.
• Sangat menggunakan data lingkungan secara ekstensif.
• Informasi bersifat runtut waktu
• Laporan pengecualian ditampilkan secara nyata.
• Akses yang cepat terhadap data dan informasi termutakhir.

Kemudian pada perkembangan selanjutnya terdapat beberapa sifat yang sangat penting yang dimiliki suatu Sistem Informasi Eksekutif yaitu :

1. Drill-down : Sistem Informasi Eksekutif mampu menampilkan setiap informasi yang ditayangkan. Misalnya eksekutif mungkin ingin mengetahui laporan kemunduran per bulan atau per kuartal. Untuk mencari penyebabnya, eksekutif melihat penjualan di setiap daerah. Proses tersebut dinamakan drill down yang bisa terdiri sampai beberapa tingkat kerincian.
2. Critical Success Factors : Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi disebut dengan Critical Success Factors. Bila telah ditentukan, maka Critical Success Factors dapat dipantau dari 5 jenis informasi, yaitu :
3. Narasi persoalan-persoalan kunci.
4. Menggaris bawahi faktor utama.
5. Laporan keuangan untuk eksekutif.
6. Faktor-faktor kunci.
7. Laporan pertanggung jawaban rinci.
8. Status Access : Pada mode ini, data terakhir atau laporan atas status variabel kunci dapat diakses setiap waktu. Tingkat relevansi sangat penting, sehingga telusuran dapat bersifat harian atau bahkan dalam periode jam.
9. Personalized Analysis : Sistem Informasi Eksekutif harus memiliki kemampuan untuk digunakan sebagai alat analisis secara pribadi oleh eksekutif. Dalam hal ini perangkat lunak spread sheet sudah cukup memadai.
10. Exception Reporting : Perhatian eksekutif ditujukan kepada masalah-masalah yang diluar perkiraan atau batas kendali yang ditetapkan. Jadi perhatian dari eksekutif hanya tertuju pada kejadian yang buruk atau baik saja, sehingga menghemat waktu eksekutif dalam menghasilkan dan membaca laporan.

Friend (1994) menyatakan bahwa kemampuan yang penting dan harus dimiliki oleh suatu Sistem Informasi Eksekutif adalah :

1. Kemampuan untuk menghasilkan, menyaring, memadatkan, menyiapkan informasi kritis I spesifik dari data internal maupun eksternal, tanpa banyak menghabiskan waktu pengguna.
2. Kemampuan untuk menampilkan masalah yang bervariasi sesuai dengan permintaan pengguna.
3. Kemampuan untuk memonitor dan menggaris bawahi critical success factors dari tanggung jawab setiap pengguna.

Selain itu, dari sudut pandang pengguna, Friend (1994, p 310) menyatakan bahwa dalam suatu Sistem Informasi Eksekutif harus terdapat :

• Antar muka yang non keyboard, seperti mouse atau touch screen yang menggunakan menu pop up dan pull down.
• Informasi internal yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Informasi eksternal yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Akses status bagi : informasi keuangan secara keseluruhan, informasi kritis dari data non akunting, dan data eksternal
• Fasilitas komunikasi elektronik seperti electronic mail, computer conferencingdan word processing.
• Laporan pengecualian (exception reporting).
• Informasi yang runtut waktu, sehingga dapat dil ihat perkembangannya
• Kemampuan untuk menggabungkan informasi internal dengan informasi eksternal dalam satu layar.
• Kemampuan untuk menggabungkan informasi dalam bentuk teks, grafik maupun angka dalam satu layar.
• Kemampuan untuk mengevaluasi informasi detil pendukung secara cepat.
• Kemampuan untuk menampilkan anal isis ad hoc.

2.3 Kerangka Kerja Pengembangan Sistem lnformasi Eksekutif

Menurut Watson, Rainer dan Koh (1993, p256), suatu kerangka kerja pengembangan akan sangat membantu dalam pengorganisasian subyek yang kompleks, mengidentifikasikan hubungan yang ada antar tiap bagian , dan menampilkan area dimana pengembangan lanjut dibutuhkan. Kerangka inilah yang menjadi pedoman bagi pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi

3. Pengertian Tentang Khasanah Data.

Menurut Inmon dan Hackathorn (1994, p.2) , "A Data Warehouse is a subject oriented, integrated, time variant, and nonvolatile collection of data in

Khasanah Data bersifat subject oriented, artinya disusun berdasarkan subject-subject dalam organisasi perusahaan, bukan berorientasi pada proses atau fungsi aplikasi tertentu, dan dalam mengakses data, pemakai berorientasi pada subyek tertentu.

Sifat illlegrated artinya data diintegrasikan untuk memenuhi berbagai kebutuhan informasi dalam organisasi.

Nonvolatile, artinya tidak mengalami perubahan. Dalam database aplikasi

yang biasa (operasional), dapat dilakukan perubahan (update), hapus (delete), dan penambahan (insert) yang mengubah isi database, sedangkan dalam khasanah data hanya ada dua kegiatan manipulasi data, yaitu loading data, dan access data, tidak ada kegiatan updating data.

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa Khasanah Data bukan sekedar produk tetapi suatu proses yang terdiri dari beberapa tahap :

• Proses menggabungkan data.
• Proses mentransfotmasikan data.
• Proses mendistribusikan data.
• Proses memakai/menggunakan data.

3.1 Struktur Khasanah Data

Khasanah Data mempunyai struktur yang spesifik, dengan melakukan perbedaan pada tingkatan (level) summary data, dan umur data.

Komponen khasanah data terdiri atas :

1. Data detail yang aktif sekarang I current detail data yang mencerminkan keadaan yang sedang berjalan, merupakan level terendah dari khasanah data dan biasanya memerlukan tempat penyimpanan (storage) yang besar.
2. Data hist01y I old detail data yang merupakan data history, bisa berupa hasil backup yang disimpan dalam storage yang terpisah dan pada saat­ saat tertentu dapat diakses kern bali. Penyusunan direktori untuk data ini harus mencerminkan umur dari data agar memudahkan untuk pengaksesan kembali.
3. Data Ringkasan level menengah I lightly summary data yang merupakan hasil ringkasan I summary dari detail data, tetapi belum bersifat total summary. Akses terhadap data jenis ini banyak digunakan untuk view dari kondisi yang sedang dan sudah beijalan.
4. Data Ringkasan level tinggi I highly summary data yang merupakan hasil proses summcuy yang bersifat totalitas, mudah diakses, terutama untuk melakukan analisa perbandingan data berdasarkan urutan waktu, dan analisa yang menggunakan data multidimensi.
5. Metadata yang memuat informasi yang penting dalam khasanah data yang dapat digunakan dalam banyak fungsi seperti :
6. Sebuah direktori yang dipakai user khasanah data dalam mencari letak llokasi data dalam khasanah data.