IMPLEMENTASI STRATEGI MANAJEMEN KONSEP 7S McKINSEY

IMPLEMENTASI STRATEGI MANAJEMEN KONSEP 7S McKINSEY

ABSTRAK

Manajemen adalah proses kerjasama orang-orang untuk mencapai tujuan. Tempat atau wadah berprosesnya kerjasama orang-orang adalah Organisasi. Dalam melakukan proses untuk mencapai tujuan, harus berprinsip efisien dan efektif. Agar prinsip efisien dan efektif dapat berjalan sebagaimana diharapkan, perlu strategi manajemen. Salah satu pendekatan strategi manajemen yang ditetapkan organisasi adalah konsep 7S (dibaca : Seven S) McKinsey, meliputi Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style.Upaya pemahaman konsep 7S sebagai salah satu pendekatan strategi manajemen, perlu dengan contoh penerapan dari masing-masing komponen 7S tersebut pada suatu organisasi/perusahaan, sehingga definisi setiap komponen dan implementasinya dapat dibandingkan satu sama lain.

Hasil studi ini adalah sebuah pemaparan / deskripsi atas implementasi strategi manajemen konsep 7S McKinsey untuk setiap komponen ”S” yang saling berintegrasi satu sama lain menjadi konsep strategi manajemen yang untuh bagi suatu organisasi.Kata kunci : Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style

Latar Belakang

Dinamika kompetisi bisnis berlangsung terus menerus tanpa berhenti. Organisasi dituntut untuk terus bergerak dan berinovasi demi mempertahankan kualitas produk dan atau jasa yang dihasilkannya bagi kepuasan pelanggannya. Hal ini berlaku bagi perusahaan / organisasi, terlebih swasta bahkan negeri/pemerintahanpun harus ada upaya countinous improvement (peningkatan yang berkelanjutan) atas produk dan atau jasa yang dihasilkannya tersebut. Upaya yang dimaksud agar optimal dan berhasil guna harus ditunjang oleh strategi manajemen dengan memberdayakan seluruh resource yang dimiliki, sehingga sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Banyak strategi manajemen yang ditawarkan oleh berbagai literatur untuk membantu perusahaan menjalankan organisasinya. Salah satu diantaranya adalah Manajemen Strategi konsep 7S McKinsey. Skema konsep 7S ini dikenalkan pertama kali oleh McKinsey, sebuah lembaga konsultan manajemen yang menawarkan konsep 7S untuk diterapkan sebagai alternatif strategi manajemen pada dunia bisnis. Meskipun konsep tersebut diciptakan sekitar 30 tahun silam, namun masih memiliki relevansi yang kuat dengan dunia bisnis sampai saat ini. Oleh karena itu, tidak ada salahnya sebagai suatu studi kasus, dapat disampaikan berikut ini bagaimana penerapan/implementasi konsep 7S pada suatu perusahaan/organisasi, terlebih organisasi yang dimaksud bukan murni organisasi berorientasikan profit tetapi lembaga pendidikan

Tujuan dan Batasan

Karya tulis ini bertujuan untuk memberikan gambaran dan pemaparan implementasi salah satu pendekatan strategi manajemen yaitu konsep 7S McKinsey dalam mengelola / menjalankan organisasi. Batasan ruang lingkup studi ini hanya mendeskripsikan / pemaparan penerapan 7S McKinsey, meliputi Stucture, Strategi & Systems, Shared Values, Skills, Staf, & Style, pada suatu organisasi, khususnya salah satu lembaga pendidikan program diploma yang sedang berjalan/beroperasi saat ini.

KAJIAN PUSTAKA

Pengertian dan Proses Manajemen Strategi

Manajemen strategi adalah suatu seni (keterampilan), teknik, dan ilmu merumuskan, mengimplmentasikan, dan mengevaluasi serta mengawasi berbagai keputusan fungsional organisasi (bisnis dan non bisnis) yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan internal dan eksternal, yang senantiasa berubah sehigga memberikan kemampuan kepada organisasi untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.

Proses manajemen strategi terdiri dari tahapan : 

1. Analisa Lingkungan, 
2. Menetapkan Visi, Misi & Tujuan, 
3. Formulasi Strategi, 
4. Implementasi Strategi, dan 
5. Evaluasi Strategi.

 Dari uraian tersebut, dapat digambarkan proses manajemen strategi sebagai berikut :

Komponen Proses Manajemen Strategi

Komponen utama proses manajemen strategi, adalah sebagari berikut :

1. Visi, suatu keinginan terhadap keadaan masa datang yang dicita-citakan oleh organisasi. Biasanya visi dibuat oleh para pendiri organisasi, tetapi tidak tertutup kemungkinan sebuah visi direvisi jika ternyata perubahan-perubahan internal maupun eksternal organisasi telah menyebabkan visi tersebut menjadi tidak sesuai lagi.
2. Misi, pernyataan jangka panjang tentang alasan yang membedakan antara organisasi satu dengan lainnya. Mission statements mengidentifikasikan ruang lingkup operasi suatu organisasi (perusahaan) dalam hal produk dan pasarnya.
3. Objective (Tujuan), merupakan hasil akhir dari suatu aktivitas atau kinerja. Dalam tujuan ini akan dtegaskan apa yang akan dicapai, kapan, berapa yang harus dicapai.
4. Strategi, merupakan keterampilan dan ilmu memenangkan persaingan.
5. Kebijakan, yaitu cara mencapai tujuan perusahan. Kebijakan meliputi garis pedoman, aturan dan peraturan serta prosedur guna mendukung usaha pencapaian tujuan.
6. Lingkungan, adalah lingkungan internal dan eksternal, yang akan mempengaruhi pilihan strategi, guna mendefinisikan situasi kompetitifnya.

7S McKinsey

Konsep 7-S McKinsey, terdiri dari : The Hard S’s, yaitu factor-faktor yang feasible dan mudah diidentifikasikan, meliputi : Stucture, Strategi & Systems, dan The Soft S’s, yaitu factor-faktor yang sulit didefinisikan, meliputi : Shared Values, Skills, Staf, & Style. Uraian masing-masing factor sebagai berikut :

1. Shared Values; Adalah nilai budaya kerja yang hidup ditengah organisasi tersebut. Merupakan suatu guideline bagi para anggota organisasi untuk tumbuh dan berkembang.
2. Structure; struktur organisasi (organizational structure) merupakan cerminan dari shared values organisasi dalam upaya pencapaian sasaran dan tujuan organisasi secara optimal. Struktur yang sanggup mencerminkan shared values dengan baik akan memberdayakan organisasi untuk mencapai sasaran dan tujuan tersebut.
3. System; sistem yang dikembangkan organisasi juga bersumber pada shared values yang ada. Sistem ini termasuk berbagai hal yang menyangkut perencanaan, implementasi, kontrol dan evaluasi, anggaran, dan penghargaan.
4. Staff; berdasarkan shared values yang ada, organisasi membentuk personil di dalamnya (pengelola). Organisasi akan menentukan prasyarat orang-orang seperti apa yang dianggap sesuai dengan keberadaan dan tujuan organisasi. Sebagaimana diketahui, jika tujuan organisasi dan tujuan individu di dalamnya tidak searah, maka akan sangat sulit bagi organisasi tersebut untuk dapat tumbuh dan berkembang dengan baik.
5. Skills; ketrampilan setiap individu di dalam organisasi merupakan unsur yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi mencapai sasaran dan tujuannya dengan efektif dan efisien. Jika ketrampilan para pelaksana organisasi kurang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut untuk mewujudkan visinya, maka organisasi tersebut akan cenderung kontraproduktif. Oleh karenanya, skills merupakan cerminan dari core competence organisasi, karena strategi yang disusun juga merupakan refleksi atas skills yang ada.
6. Style; gaya manajemen (kepemimpinan) organisasi merupakan hasil perpaduan antara kelima elemen sebelumnya. Kelima elemen tersebut menentukan gaya kepemimpinan seperti apakah yang paling tepat agar organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya secara efektif dan efisien. Gaya kepemimpinan yang kurang tepat dengan kelima elemen tersebut akan menyebabkan organisasi mnejadi gagal atau bahkan menuju kehancuran.
7. Strategy; Strategi suatu organisasi dimaksudkan agar organisasi dapat memiliki arahan yang jelas dan tegas tentang cara-cara yang dipakainya untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

METODOLOGI

• Pengumpulan Informasi Organisasi

Hal yang dilakukan dalam tahap ini adalah mengumpulkan informasi mengenai karakteristik organisasi dan komponen-komponen proses manajemen strategi yang ada dan diterapkan oleh organisasi tersebut. Informasi diperoleh dari dokumen rencana strategis organisasi, struktur organisasi serta dokumen prosedur dan ketentuan organsiasi yang saat ini berlaku dan ditetapkan oleh organisasi.

• Deskripsi Implementasi

Pada tahap ini dilakuan kajian dan pemaparan serta tabulasi data dan informasi yang bersesuaian dari dokumen yang dimiliki organisasi dengan kajian pustaka, berkenaan pada ruang lingkup manajemen strategi, terutama penerapan / implementasi manajemen strategi dengan pendekatan konsep 7-S McKinsey.

• Data dan Analis  

Politeknik Manufaktur Bandung (POLMAN Bandung), sebelum tahun 1998 bernama Politeknik Mekanik Swiss – ITB (PMS-ITB) adalah institusi penyelenggara pendidikan tinggi program profesional jenjang Diploma 3 (tiga) dan 4 (empat) Politeknik, didirikan pada tanggal 24 Maret 1975. Sesuai Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Politeknik adalah perguruan tinggi yang mengemban tugas dan fungsi perguruan tinggi dengan menyelenggarakan sejumlah bidang pengetahuan khusus yang diarahkan pada penerapan keahlian tertentu.Pada Sistem Pendidikan Nasional (UU 20/2003) dan Peraturan tentang Pendidikan Tinggi (PP 60/1999), POLMAN Bandung dikategorikan pada jenis program pendidikan dan bentuk penyelenggara pendidikan tinggi sebagai berikut :

POLMAN Bandung sebagai penyelenggara Pendidikan Vokasi, dituntut mempersiapkan peserta didik untuk memiliki pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu maksimal setara dengan program sarjana. Konsekuensi agar peserta didik setelah lulus memiliki pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu, mengarahkan manajemen POLMAN Bandung sejak awal berdirinya sampai dengan saat ini, secara bertahap, hanya menyelenggarakan jurusan/program studi yang spesifik dan satu sama lain dapat menjadi satu kesatuan proses manufaktur, yaitu jurusan/program studi :

1. Teknik Manufaktur
2. Teknik Perancangan Manufaktur
3. Teknik Pengecoran Logam
4. Teknik Otomasi Manufaktur & Mekatronika

• Implementasi Komponen Proses Manajemen Strategi POLMAN
• Visi, “Menjadi institusi pendidikan dan penerapan teknologi manufaktur terdepan di Indonesia dan diakui secara internasional”. Makna visi adalah berusaha selalu mengacu kepada upaya-upaya inovasi dalam pendidikan dan teknologi yang berwawasan pada pengintegrasian kegiatan-kegiatan rekayasa, rancang bangun, produksi, pendidikan dan pelatihan secara terpadu dan sinergi sehingga memberikan daya guna dan hasil guna yang sebaik-baiknya bagi masyarakat.
• Misi, “Menyiapkan lulusan yang kompeten dalam bidang teknologi manufaktur dan mampu bersaing dalam pasar global, dengan membangun dan mengembangkan pendidikan, rekayasa dan produksi”. Makna misi adalah berupaya menyiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan profesional mengembangkan, menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan pada pengintegrasian kegiatan-kegiatan rekayasa, rancang bangun, produksi, pendidikan dan pelatihan secara terpadu dan sinergi dalam lingkup kaidah-kaidah ekonomi kewirausahaan pasar terbuka, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat serta memperkaya kebudayaan nasional, memikul tugas dan tanggung jawab untuk pengembangan sumber daya manusia sesuai kebutuhan pembangunan, dengan mengingat pula kedudukannya sebagai bagian dari masyarakat ilmiah yang bersifat universal.
• Tujuan, membangun POLMAN menjadi institusi yang mandiri dan berkarakter wirausaha. Mandiri berarti institusi yang mampu untuk tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan bersama-sama dengan masyarakat lokal, nasional dan internasional dengan landasan akuntabilitas dan sustainabilitas. Berkarakter wirausaha berarti setiap aktivitas diukur tingkat efektivitas dan efisiensinya dan dijalankan dengan mengedepankan kekuatan sinergi internal maupun eksternal bersama mitra-mitra usaha dengan prinsip tumbuh dan berkembang secara mutual dengan mengutamakan sustainabilitas jangka panjang.
• Strategi, Stategi Pengembangan pada peningkatan mutu serta kinerja Institusi untuk kegiatan Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Konsultasi, Rekayasa, Kemahasiswaan & Alumni, serta Manajemen Pendidikan Tinggi.
• Kebijakan :· Melaksanakan pendidikan tinggi teknologi manufaktur dengan ciri PBE (Production Based Education) & Kooperatif 3-2-1 (3 semester pertama di POLMAN, 2 semester di Industri, & 1 semester akhir di POLMAN) serta budaya presisi. Pelaksanaan pendidikan teknologi ini secara bersamaan dengan pendidikan kewirausahaan yang relevan, sehingga para lulusannya diharapkan bukan saja dapat menjadi professional yang handal dan dipercaya, tetapi juga menja technopreneur yang jujur dan bermartabat.

1. Melaksanakan penelitian untuk menguasai dan mengembangkan teknologi yang dapat diaplikasikan guna membangun kekuatan industry nasional.
2. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat dalam bentuk kegiatan pelatihan, produksi, konsultasi, dan rekayasa (P2KR). Pelaksanaan P2KR ini sekaligus merupakan peningkatan kemampuan, profesionalisme, serta pemupukan dana. Lebih khusus lagi, kegiatan produksi merupakan kegiatan untuk memenuhi ciri PBE & 3-2-1
3. Melaksanakan kegiatan pengorganisasian dan manajemen yang mengarah kepada kemandirian institusi dan peningkatan kesejahteraan.

 Implementasi 7S McKinsey

1.  Shared Value, diterjemahkan sebagai proses bisnis, dengan visualisasi diagram sebagai berikut:

• Structure, menerapkan perbedaan 3 fungsi unit kerja utama pada struktur organisasinya, dengan terdiri dari fungsi puller (penarik), core (inti) & support (penunjang). Gambar dibawah ini menunjukkan pemilahan fungsi organisasi unit kerja yang dimikili, sebagai berikut :
• System, menerapkan tingkatan tools system dalam menjalankan organisasi, yaitu terdiri dari :

1. Pedoman Mutu, mencantumkan Kebijakan, Sasaran dan Rencana yang mengandung komitmen POLMAN untuk selalu memberi jasa dan atau produk P3KR yang memuaskan, dan merupakan acuan kerangka kerja secara berkelanjutan
2. Prosedur, prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan P3KR, contoh : Tinjauan Kontrak, Penyusunan Anggaran & Laporan Keuangan, Inventarisasi, Pengadaan Pegawai, Seleksi Rekanan, Sistem Penilaian mahasiswan, dsb.
3. Instruksi Kerja dan seluruh peraturan, baik yang diterbitkan secara internal maupun sumber luar berupa undang-undang atau peraturan yang berlaku
4. Formulir-formulir, sarana operasi sehari-hari sebagai alat aktivitas kerja di unit atau antar unit internal dan eksternal.
5. Staff, pengelolaan dan pemeliharaan SDM dengan menerapkan prosedur serta ketentuan sebagai berikut :

• Penerapan Sistem Jenjang Karier Fungsional (JKF); Setiap pegawai mempunyai                 tingkatan/level diantara 1-17
• Penerapan Matriks Kompetensi, yaitu penilaian atas syarat jabatan dan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai ybs. Bila kompetensi pegawai dibawah syarat jabatan, perlu diusulkan program PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia).
• Penerapan Sistem Evaluasi Pegawai, yaitu penilaian kinerja pegawai. Dilakukan triwulan sekali.
• Penerapan Sistem Penilaian Dampak keikutsertaan setelah Diklat
• Pemberian kesempatan untuk PSDM dengan studi lanjut dan atau pelatihan profesional DN atau LN

1. Skills, menetapkan kompetensi pada peningkatan :

• kepresisian produk sampai kemampuan toleransi 0,1% dan penguasaan teknologi pengendali numerik
• Pendidikan lanjut hingga spesialisasi (Sp2/S3 atau Sp1/S2)
• Ketepatan waktu (delivery) dalam kelulusan mahasiswa, penyelesaian produk/jasa sampai dengan zero delay
• Penurunan kehilangan working hours sampai dengan tinggal 2%
• Productivity hingga 85%
• Penyempurnaan organisasi untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal

1. Style, menerapkan :

• Pendidikan berbasis kegiatan produksi (production based education/PBE) dan berorientasi industri (mahasiswa melakukan produksi dalam jam praktek)
• Profil calon mahasiswa program jalur profesional = kesetimbangan antara potensi kemampuan analitis dan psycho-motorik.
• Ujian masuk = tahap-1 ( ujian tulis: Matematika, Fisika dan B. Inggris); 700 terbaik masuk tahap-2 (uji trampil, kesehatan incl. Lab.test, wawancara); Diterima 200 orang.
• Perkuliahan / praktek system block :

1. Jumlah SKS D-3 = 120 sks : 55% Teori dan 45% praktek.
2. Pelaksanaan jam nyata = 40% Teori dan 60% Praktek
3. Sistem blok = 1 minggu teori diikuti 2 minggu praktek.
4. Kehadiran mahasiswa (38 jam per minggu, 21 minggu/semester)
5. Kehadiran mahasiswa di dukung oleh peraturan disiplin (setiap keterlambatan dan bolos terekam dan diikuti dengan sanksi kompensasi-peringatan lisan/tertulis – dikeluarkan). Bagian dari etika profesi.

• Pola Kerja Dosen dan Pegawai lainnya :

1. Setiap dosen dan pegawai lainnya wajib hadir di kampus 38 jam/minggu dalam 50 minggu/tahun.
2. Kehadiran harus dalam salah satu pola jam kerja (system shift)
3. Kegiatan P3KR (Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Konsultansi, Rekayasa)
4. Kehadiran-keterlambatan-izin-sakit-bolos-cuti direkam dengan mesin-kehadiran, dan direkapitulasi setiap bulan untuk diketahui Ketua/Kepala unit Kerja untuk diteruskan kepada dosen/pegawai ybs. Diberlakukan peraturan disiplin pegawai.
5. Keluar-masuk kampus harus mengisi form izin/dinas yang divalidasi oleh Ketua/Kepala Unit Kerja.
6. Dalam jam kerja masing-masing dan dalam lingkungan kampus dilarang melakukan kegiatan bisnis pribadi

• One gate policy dalam layanan industry/kerjasama usaha/bisni, keuangan & pengadaan / pembelian barang
• Etika Profesi diperkenalkan kepada mahasiswa sejak hari pertama kuliah/praktik di Polman, sebagai penerapan Peraturan Sekolah yang mencakup kewajiban menghadiri 100% kuliah/praktik, tepat waktu, jujur, kerjasama, saling menghargai/menghormati, etos kerja, tanggung-jawab atas kebersihan/penggunaan fasilitas praktik, standard mutu, effisien, effektif. Sanksi dan penghargaan diterapkan; penghargaan diberikan pada saat wisuda.
• Budaya Keselamatan Kerja juga diperkenalkan sejak hari pertama mahasiswa berada di Polman, terutama dalam menjalankan program praktik di bengkel/lab./studio; karena merupakan persyaratan pertama bekerja di bengkel. Diberikan mata-kuliah Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
• Etika Profesi dan Keselamatan Kerja merupakan bagian terpadu dalam Peraturan Disiplin dan Peraturan masing-masing bengkel/lab./studio/ruang kuliah.

1. Strategi :
2. Elemen
3. Strategi
4. PendidikAN
5. Program Pendidikan D-4 mengacu SME (Society of Manufacturing Engineers), SP-1 (S2 Terapan) dan Kelas Jauh/Kolaborasi
6. Penelitian
7. Keseimbangan Tri-Dharma dengan penelitian terapan dan relevan dengan kebutuhan masyarakat / industri
8. Pengabdian
9. Profesional dalam mengimplemen-tasikan IPTEK dengan landasan etika dan moral untuk pengembangan potensi
10. Kerjasama
11. Fokus pada inovasi bidang manufaktur untuk produk unggulan nasional
12. SDM
13. Tuntutan IPTEKS, Optimasi investasi teknologi dan perluasan pengaruh POLMAN
14. Bahasa
15. Menjadi pusat bahasa untuk mendukung WCP (World Class Polytechnic)
16. Sarana & Prasarana Memiliki fasilitas pendidikan berteknologi modern untuk industri manufaktur di Indonesia, Mesin-mesin perkakas berusia rata-rata 30 tahun, layak untuk di-update
17. Sistem Informasi Perkembangan digital technology, tuntutan akan pengolahan data yang cepat, akurat serta borderless
18. Pendanaan Corporate Culture/ala korporat, sistem insentif yang lebih adil, tuntutan transparansi dan akuntabilitas 
19. Kemahasiswaan Peningkatan softskill dan kreatifitas serta kewiraus

PENUTUP/SIMPULAN

1. Skema konsep 7S ini dikenalkan pertama kali oleh McKinsey, sebuah lembaga konsultan manajemen yang menawarkan konsep 7S untuk diterapkan sebagai alternatif strategi manajemen pada dunia bisnis. Meskipun konsep tersebut diciptakan sekitar 30 tahun silam, namun masih memiliki relevansi yang kuat dengan dunia bisnis sampai saat ini.

2. Konsep 7S pada dasarnya merupakan singkatan dari 7 dimensi/komponen yang dianggap merupakan pilar bagi tegaknya sebuah kekokohan berdirinya organisasi/perusahaan.

3. SARAN

4. Tujuh pilar kunci (7S McKinsey) tersebut harus dipelihara dengan prinsip countinous improvement (peningkatan secara berkelanjutan pada setiap pilar/komponen-nya) dan dijalankan oleh pelakunya dengan penuh keseriusan dan diterima/diakui sebagai “ruh” organisasi. Sinergi seluruh pilar/komponen secara optimal, dapat memberi peluang yang terbuka bagi kelancaran & kesuksesan organisasi.

5. Terabaikannya 7 pilar/komponen tersebut menyebabkan kinerja organisasi kurang optimal, dan perlu effort bagi manajemen untuk menata dan mensine

REFERENSI/KEPUSTAKAAN

Antariksa, Yodhia (2010), Melejitkan Kinerja Bisnis dengan Formula 7S, blog strategi & manajeman, 7S yodia.htm, internet.

David, Fred R., Sutardi, Dono (Penerjemah), Manajemen Strategi Konsep, 2009, Penerbit Salemba Empat.

Mustamu, Ronny (2009), Memahami Konsep VMOS, 7-S McKinsey, dan Personal Values, The World of Ronny Mustamu, internet.

POLMAN Bandung (2009), Dokumen Rencana Strategis POLMAN Bandung 2005-2015

POLMAN Bandung (2009), Dokumen ISO 9001:

)* Penulis adalah Dosen Tetap Politeknik Manufaktur Bandung