Pengertian, Fungsi Manajemen dan Proses Manajemen

Kata Pengantar

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang. Segala puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Manajemen” sebagai tugas mata kuliah Administrasi Kebijakan Kesehatan dari Bapak Widodo J. Pudjirahardjo. Shalawat dan salam semoga selalu terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabat.

Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini. Penyusun menyadari bahwa penyusunan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini dari pembaca.

Kami berharap semoga makalah yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penyusun khususnya. Amien.

Surabaya, 26 Maret 2010

BAB 1

Pengertian dan Ruang Lingkup Manajemen

1.1 Pengertian Manajemen

Management is what a manager do. Manajemen adalah hal yang dilakukan oleh seorang manajer. Manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management dengan kata dasar to manage yang berarti mengelola.

Management is the process of deciding how best to use a business’s resources to produce goods or provide service (Rue & Byars, 2005). Manajemen adalah proses yang menentukan pengambilan keputusan terbaik mengenai bentuk sumber daya bisnis yang akan digunakan untuk memproduksi barang atau layanan jasa. Termasuk di dalam sumber daya bisnis antara lain pekerja, lahan, dan dana produksi. Manajemen juga merupakan suatu bentuk kerja yang mengikutsertakan pengkoordinasian sumber daya organisasi untuk memenuhi tujuan organisasional.

Management is the attainment of organizational goals is an effective and efficient manner through planning, organizing, leading, and controlling organizational spruces’ (Daft, 2000). Tidak jauh berbeda dengan pengertian sebelumnya, manajemen berarti sebuah proses pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan seefektif dan seefisien mungkin melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya organisasi. Di sini manajemen dianggap menyeluruh, karena manggunakan sumber daya organisasi untuk berhasil mencapai kinerja yang tinggi.

Management is the art of getting things done through prople (Follett, n. d.) yang berarti manajemen sebagai seni membereskan segala hal melalui orang lain. Selain seperti pada pengertian yang diungkapkan L.W. Rue & L.L. Byars dan Richard L. Daft bahwa manajemen adalah sebuah proses, dari pengertian ini didapati manajemen juga merupakan ‘personal’ atau orang. Karena aspek penting dalam manajemen adalah mengenali peranan dan pentingnya peranan orang lain. Manajer yang baik tahu bahwa cara untuk mencapai apapun hanya dengan melalui orang dalam organisasi.

To speak of ‘professional obligation’ of individuals such as CEOs and other executives is to imply that business management itself is a profession (Khurana, Nohria, & Penrice, n. d.). Profesi sendiri adalah jabatan yang membutuhkan pengetahuan dan pendidikan khusus yang diatur oleh sebuah badan majelis rendah. Manajemen merupakan sebuah profesi atau jabatan karena proses pencapaian tujuan organisasi dilakukan oleh mereka yang berada pada jabatan manajerial tertentu. Kegiatan manajerial sendiri juga harus dilakukan dengan profesional.

Manager give direction to their organization, provide leadership, and decide how to use organizational resources to accomplish goals (Drucker, 2007). Hal ini berarti bahwa manajer berkewenangan untuk memimpin juga mengarahkan arah organisasi yang akan dijalankan. Termasuk didalamnya menentukan cara pemanfaatan segala sumberdaya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan.

Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya dengan proporsi yang beragam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Pada konteks manajemen, seni digambarkan diantaranya melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen organisasi.

Dari berbagai pemahaman yang dipaparkan oleh berbagai ahli tersebut, dapat ditentukan beberapa aspek penting mengenai pengertian dari manajemen, yang antara lain adalah:

• Manajemen merupakan proses pencapaian sasaran organisasi
• Manajemen juga mencakup orang yang menjalankan kegiatan manajerial 
• Manajemen merupakan jabatan 
• Manajemen merupakan perpaduan dari ilmu dan seni

Jadi, manajemen yang secara universal dikenal sebagai sebuah proses untuk mencapai tujuan dari organisasi, juga bisa didefinisikan sebagai orang dan profesi atau jabatan. Manajemen bukan ilmu juga bukan seni, tetapi perpaduan dari keduanya.

1.2 Ruang Lingkup 

Ruang lingkup manajemen terbagi menjadi 2 yaitu:

1. Manajemen stratejik

Berkaitan dengan proses menyeleksi strategi dan aturan yang menyangkut pemaksimalan tujuan organisasi. Termasuk di dalamnya aktivitas yang mengarah pada tujuan, strategi, dan pengembangan rencana, aksi, dan aturan organisasi untuk menyempurnakan tujuan organisasi secara keseluruhan. Fokus manajemen stratejik pada lingkungan luar dan operasi yang akan datang. Manajemen stratejik menentukan arah jangkauan organisasi dan berkonsentrasi pada memanfaatkan sumber daya yang ada untuk menganbil kesempatan yang lebih besar (Harvey, 1982).

2. Manajemen operasi

Manajemen operasi terbagi menjadi 6 cabang:

• Manajemen sumber daya manusia
• Manajemen produksi
• Manajemen pemasaran
• Manajemen keuangan
• Manajemen mutu
• Manajemen logistik

Disini akan dijelaskan secara umum mengenai setiap cabang ruang lingkup manajemen operasi:

a. Manajemen sumber daya manusia

Manusia adalah titik sentral dalam pembahasan manajemen. Oleh karena itu, pengelolaan sumber daya manusia haruslah dilakukan dengan baik. Manusialah yang menentukan kegagalan atau keberhasilan organisasi. Secanggih apapun mesin, sistem, perangkat komputer, akan menjadi tidak berguna ketika tidak ditopang oleh kehandalan manusia. Oleh karenanya, manusia adalah jiwa atau ruh dari suatu organisasi. Kewajiban manajemen sumber daya manusia saat ini adalah mengikuti paradigma “sistem sosial” dimana karyawan diperlakukan sebagaimana layaknya seorang manusia yang bermartabat. Sebagai cabang ilmu manajemen, manajemen sumber daya manusia juga mempunyai empat fungsi manajemen yaitu, POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling).

b. Manajemen produksi

Pemakaian istilah manajemen operasi adalah untuk mengakomodasi kegiatan penciptaan nilai tambah atas inputan yang terjadi di sektor jasa. Pada hakikatnya, manajemen operasi adalah upaya pengelolaan manusia menciptakan nilai tambah atas input berupa berbagai sumber daya atau yang sering disebut faktor produksi seperti tenaga kerja, mesin dan peralatan, bahan mentah, (5M = Man, Money, Machine, Material, and Method) dan sebagainya. Proses penciptaan nilai tambah (added value) di dunia industri (manufacturing) sering disebut sebagai produksi. Sedangkan proses penciptaan nilai tambah (added value) di dunia jasa (services) sering disebut sebagai operasi.

c. Manajemen pemasaran

Pada dasarnya manajemen pemasaran adalah proses perencanaan dan pelaksanaan dari perwujudan, pemberian harga, promosi dan distribusi dari barang, jasa dan gagasan. Dimaksudkan untuk menciptakan pertukaran dengan kelompok sasaran yang memenuhi tujuan pelanggan dan organisasi. Hal ini berarti, dalam manajemen pemasaran tercakup serangkaian kegiatan analisis, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan atas barang, jasa dan gagasan dengan tujuan utama pihak yang terlibat.

d. Manajemen keuangan

Pengertian manajemen keuangan adalah semua aktivitas perusahaan untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan dan menggunakannya seefisien mungkin. Mengingat pengertian itu maka seorang manajer keuangan haruslah mempunyai pengetahuan yang cukup tentang perbankan, pasar modal, dan perekonomian secara luas. Pasar uang untuk mendapatkan dana yang murah serta mempunyai pengetahuan yang cukup untuk menginvestasikan baik dalam bentuk investasi surat berharga (deposito, saham, obligasi, reksadana) maupun investasi fixed assets.

e. Manajemen mutu

Tidak hanya berfokus pada kualitas produk, tapi juga cara untuk mencapainya. Termasuk di dalamnya menetapkan kebijakan mutu, tujuan dan tanggung jawab perusahaan dan tanggung jawab perusahaan serta melaksanakannya dengan cara seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu, dan peningkatan mutu dalam sistem mutu.

f. Manajemen logistik

Menangani pemanfaatan dari material secara efisien dan efektif sehingga modal yang digunakan seminimal mungkin dan agar produk ataupun jasa yang dihasilkan berharga seminim mungkin tetapi tetap berkualitas tinggi.

Keenam cabang fungsional manajemen tersebut merupakan satu kesatuan yang dibutuhkan oleh organisasi, kesemuanya saling terkait dan tergantung. Keberhasilan manajemen juga ditentukan oleh keberhasilan keenam cabang fungsional tersebut. Artinya keberhasilan organisasi berasal dari salah satu, salah dua, salah tiga atau kesemua cabang fungsional manajemen tersebut secara kumulatif. 

Bisa jadi keberhasilan manajemen keuangan bisa menutup ketidakberhasilan kelima manajemen yang lain atau sebaliknya. Secara kumulatif keberhasilan satu, dua atau tiga cabang manajemen akan mempengaruhi keberhasilan manajemen organisasi secara keseluruhan. Meski demikian, dalam praktek, tidak ada satu organisasipun yang mampu mempertahankan kesuksesan dalam jangka panjang hanya dengan keberhasilan salah satu cabang fungsional tersebut.

Jadi, untuk mencapai kesuksesan pencapaian tujuan manajemen perlu keberhasilan dari 2 cabang ruang lingkup, yaitu manajemen stratejik dan manajemen operasional (manajemen sumber daya manusia, manajemen produksi, manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen mutu dan manajemen logistik).

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen yang secara universal dikenal sebagai sebuah proses untuk mencapai tujuan dari organisasi, juga bisa didefinisikan sebagai orang dan profesi atau jabatan. Manajemen bukan ilmu juga bukan seni, tetapi perpaduan dari keduanya. Untuk mencapai kesuksesan tujuan manajemen perlu keberhasilan dari 2 cabang ruang lingkup, yaitu manajemen stratejik dan manajemen operasional (manajemen sumber daya manusia, manajemen produksi, manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen mutu dan manajemen logistik).

BAB 2

Fungsi Manajemen dan Proses Manajemen

2.1 Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah:

a. Planning

Merupakan suatu usaha atau upaya untuk merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan ini biasanya dituangkan dalam bentuk konsep atau suatu program kerja.

b. Organizing

Kegiatan yang meliputi penetapan struktur, tugas dan kewajiban, fungsi pekerjaan dan hubungan antar fungsi.

c. Staffing

Termasuk perekrutan karyawan, pemanfaatan, pelatihan, pendidikan, dan pengembangan sumber daya karyawan tersebut dengan efektif. Tujuan dari staffing adalah untuk mengusahakan tersedianya sumber daya karyawan yang terbaik untuk organisasi tersebut.

d. Directing

Yaitu fungsi memberikan perintah atau arahan. Selain itu juga termasuk kegiatan kepemimpinan, bimbingan, motivasi, dan pengarahan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif.

e. Coordinating

Yaitu fungsi mengkoordinir seluruh pekerjaan dalam satu totalitas organisasi pekerjaan.

f. Reccording and Reporting

Mencatat dan melaporkan secara terinci dengan tujuan evaluasi terhadap yang telah diperoleh dan yang masih perlu dikembangkan untuk mencapai tujuan.

g. Budgeting

Meliputi penyediaan dana ataupun sarana dan prasarana serta penetapan anggaran sebagai strategi untuk pelaksanaan program yang akan berlangsung.

h. Evaluating

Menilai kinerja karyawan secara keseluruhan dalam menyelesaikan tugas dan kewajibannya untuk mencapai tujuan organisasi.

Ketujuh fungsi tersebut dikenal dengan POSDCORB (Gullick n. d.).

2.2 Proses Manajemen

Adapun proses manajemen yaitu : POLC (Planning, Organizing, Leading, Controlling). Dalam hal ini ada dua ide penting dalam definisi:

• Empat fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian
• Pencapaian sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.

Empat tahap dalam proses manajemen, yakni:

a. Perencanaan

Perencanaan merupakan definisi mengenai organisasi di masa depan dan cara mencapai tujuannya. Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan, ditambah dengan penetapan tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.

Ketiadaan rencana atau perencanaan yang buruk dapat menjatuhkan kinerja organisasi. Dalam proses manajemen, rencana jangka panjang untuk kelangsungan organisasi (usaha) sangat diperlukan. Perkembangan organisasi sangat bergantung salah satunya oleh perencanaan yang baik dan tepat sasaran untuk organisasi, tanpa perencanaan, kelangsungan organisasi kedepannya tidak terjamin.

b. Pengorganisasian

Pengorganisasian biasanya mengikuti perencanaan dan mencerminkan organisasi yang mencoba untuk menyelesaikan rencana itu. Pengorganisasian melibatkan penetapan dan pengelompokan tugas ke departemen, dan alokasi berbagai sumber daya ke berbagai departemen. Melalui pengorganisasian diharapkan organisasi bersifat lebih sistematik dan tim lebih mempunyai tanggung jawab. Hal itu berguna untuk manajemen pribadi menempati posisi yang seharusnya.

c. Kepemimpinan

Dalam organisasi memberikan kepemimpinan menjadi fungsi manajemen yang semakin penting. Kepemimpinan (leading) adalah penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan agar mencapai sasaran organisasi. Memimpin berarti menciptakan budaya dan nilai bersama, mengkomunikasikan sasaran kepada karyawan, dan memberikan inspirasi agar karyawan berprestasi. Memimpin termasuk memotivasi seluruh departemen, divisi, dan juga orang yang bekerja langsung dengan manajer.

Kompetisi internasional, dan keragaman yang meningkat dalam tenaga kerja, kemampuan untuk membentuk budaya, mengkomunikasikan sasaran, dan memotivasi karyawan merupakan hal penting bagi kesuksesan bisnis. Selain itu, anjuran untuk setiap karyawan memiliki tanggung jawab kepimpinan, memecahkan masalah, dan membantu memotivasi orang lain akan membuat para karyawan merasa dihargai. Kepemimpinan yang buruk akan menyebabkan pengaruh negatif terhadap sebuah organisasi.

d. Pengendalian

Pengendalian adalah fungsi keempat dalam proses manajemen dan yang terakhir dalam proses manajemen. Pengendalian (controlling) artinya memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. Para manajer juga harus memastikan bahwa organisasi yang mereka atur bergerak menuju tujuannya.

Pelimpahan wewenang dan kepercayaan terhadap karyawan telah membuat banyak perusahaan lebih menekankan pada pelatihan karyawan untuk memantau dan mengoreksi diri sendiri. Terutama para karyawan pada lini depan dilatih dengan menanamkan nilai inti dan standar kinerja yang diharapkan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan kebebasan yang besar tanpa harus membahayakan standar perusahaan yang tinggi. Namun, para manajer harus menyadari bahwa keberhasilan dalam sebuah perusahaan atau situasi mungkin tidak sama terhadap yang lainnya.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa umumnya fungsi manajemen meliputi planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, dan budgeting. Proses manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Proses manajemen memiliki dua ide penting yakni:

1. empat fungsi manajemen.
2. pencapaian sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.

BAB 3

Perbedaan dan Persamaan Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi adalah suatu bagian dari program yang dipergunakan untuk mengerjakan tugas tertentu dan letaknya dipisahkan dari bagian program yang menggunakannya. Proses adalah serangkaian langkah sistematis, atau tahapan yang jelas dan dapat ditempuh berulangkali, untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika ditempuh, setiap tahapan itu secara konsisten mengarah pada hasil yang diinginkan.

3.1 Perbedaan Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi manajemen merupakan peran dalam mencapai tujuan tertentu yang akan dikerjakan, sedangkan proses manajemen merupakan sebuah aktifitas yang harus dilakukan dengan memperhatikan fungsi yang akan dikerjakan. Perbedaan fungsi dan proses manajemen

3.2 Persamaan Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi dan proses manajemen keduanya selalu memiliki suatu perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Sebuah keputusan yang diambil oleh seorang manajer harus sinkron dengan fungsi dan tujuan yang melalui suatu proses

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi dan proses menunjukan perbedaan yang mendasar dan memiliki tujuan yang tidak sama dalam pengembangan ilmu manajemen. Misalnya, dalam perencanaan dan pengembangan manajemen yang melalui proses akan berbeda tujuan pencapaiannya dalam mengaplikasikannya. Persamaan fungsi dan proses manajemen yang merupakan pengendalian dalam sistem perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian menuju pada peran manajer dalam melakukan kerjanya, keduanya mengorganisir untuk mencapai tujuan organisasi.

BAB 4

Siklus Manajemen

Manajemen adalah pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya organisasi (Daft, 2000). Siklus manajemen adalah proses pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya organisasi yang digambarkan pada suatu bagan. Berikut adalah siklus manajemen.

Menetapkan sesuatu yang harus dilakukan anggota organisasi untuk menyelesaikan pekerjaannya. Perencanaan juga memerlukan adanya peran manajer dalam mengarahkan pekerjaan yang harus dilakukan.

b. Organizing (Pengorganisasian)

Mendistribusikan atau mengalokasikan tugas pada semua anggota organisasi, membagi kekuasaan dan menetapkan hubungan kerja antar anggota organisasi.

c. Actuating (Pelaksanaan)

Menggerakkan organisasi secara efektif dan efisien ke arah pencapaian tujuan. Proses ini diperlukan adanya sarana komunikasi, kepemimpinan, perundingan, serta pemberian instruksi.

d. Controlling (Pengawasan)

Manajer mengadakan pengawasan atau pengendalian agar jalannya organisasi sesuai rencana yang ditetapkan. Pengawasan atau pengendalian ini juga dapat dilakukan agar mendapatkan hasil yang lebih baik.

Tujuan dari siklus manajemen ini adalah untuk menunjukan proses dari manajemen yang digambarkan dalam sebuah bagan. Proses ini di mulai dari pembuatan perencanaan mengenai apa yang akan dilakukan, hingga terakhir melakukan pengendalian.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa siklus manajemen ini terdiri dari 4 proses yang antara 1 proses dengan yang lain sangat berkaitan. Setelah melakukan perencanaan mengenai apa yang harus dilakukan, kemudian mengorganisir dengan membagi tugas. Pelaksanaan dilakukan setelah mengorganisir, dengan menggerakan organisasi ke arah tujuan. Agar jalannya organisasi tetap berada rencana yang di buat, maka manajer melakukan pengendalian.

BAB 5

Tingkat dan Kompetensi Manajerial

Sebuah organisasi pasti membutuhkan manajer, yaitu anggota organisasi yang mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan dalam sebuah organisasi (Robbins & Stephen, 1999). Organisasi yang baik membutuhkan lebih dari satu manajer untuk mengkoordinasikan sumber daya mereka. Menurut Daft (2000), perusahaan besar umumnya memiliki banyak manajer pada tiga tingkat yang berbeda. Setiap tingkat memiliki porsi kompetensi tersendiri.

a. Manajer puncak (Top manager)

Manajer puncak (top manager) memiliki tanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Manajer puncak bertanggung jawab untuk menyusun tujuan organisasi, mendefinisikan strategi untuk mencapai tujuan, memonitor dan menginterpretasikan lingkungan eksternal, serta membuat keputusan yang mempengaruhi keseluruhan organisasi. Mereka memandang masa depan dalam jangka panjang dan memperhatikan berbagai tren lingkungan umum serta kesuksesan menyeluruh dari organisasi.

Di antara tanggung jawab yang terpenting bagi para manajer puncak adalah mengkomunikasikan visi bersama bagi organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan memelihara semangat usaha yang dapat membuat perusahaan sejalan dengan perubahan yang cepat. Para manajer puncak harus melibatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang unik dari setiap karyawan. Mereka mempunyai jabatan seperti presiden, ketua, direktur eksekutif, chief executive officer (CEO), dan executive vice president. Dalam bidang kesehatan, manajer puncak contohnya direktur rumah sakit dan wakil direktur rumah sakit.

Agar suatu organisasi dapat berjalan efektif dan efisien dibutuhkan seseorang yang mempunyai kompetensi manajer untuk mengelolanya. Keahlian yang sangat dibutuhkan dalam mendukukng kompetensi manajer puncak ialah keahlian konseptual (conceptual skill). Keahlian konseptual merupakan kemampuan kognitif untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan keterlibatan di antara berbagai bagiannya (Daft, 2000). Keahlian konseptual melibatkan pemikiran manajerial, pengolahan informasi, dan kemampuan perencanaan.

Keahlian konseptual ini melibatkan pengetahuan yang sesuai dengan organisasi secara keseluruhan dan bagaimana organisasi sesuai dengan industri, masyarakat, lingkungan bisnis, dan sosial yang lebih luas. Ini berarti kemampuan untuk berpikir strategis dengan mengambil pandangan yang luas dan jangka panjang. Manajer puncak harus memandang elemen-elemen signifikan dalam sebuah situasi dan pola konseptual yang luas. Banyak tanggung jawab manajer puncak, seperti pengambilan keputusan, pengalokasian sumber daya dan inovasi, memerlukan pandangan yang lebih luas.

Seorang manajer puncak harus memiliki pengetahuan yang meluas dalam berbagai aspek di masyarakat. Pengetahuan yang dimiliki tidaklah terbatas pada satu aspek, melainkan berkembang dan merinci. Menjadi manajer puncak harus selalu mengasah pengetahuannya yang disesuaikan dengan fenomena di masyarakat. Selain itu, manajer puncak layak memliki inspirasi untuk menentukan strategi dan kebijakan yang tepat sehingga pada penerapannya suatu organisasi lebih terarah dan jelas. 

Untuk mewujudkan itu, dibutuhkan pula kreatifitas seorang manajer puncak dalam menilai kemampuan setiap karyawan. Dengan mengetahui keunikan karyawannya, akan mendukung keberhasilan strategi dan kebijakan yang diterapkan pada organisasi. Seluruh kompetensi di atas juga harus disertai dengan legalitas kebijakan yang tinggi, sehingga kinerja manajer puncak menjadi fokus dan tujuan organisasi dapat dicapai.

b. Manajer menengah (Middle manager)

Manajer menengah (middle manager) bekerja pada tingkat menengah organisai dan bertanggung jawab atas unit bisnis dan departemen utama. Contoh manajer menengah adalah kepala departemen, kepala divisi, manajer pengendalian kualitas, dan direktur laboratorium riset. Pada bidang kesehatan contohnya bidang pelayanan medis, sarana, kepegawaian, dan bidang farmasi.

Manajer menengah bertanggung jawab mengimplementasikan strategi dan kebijakan keseluruhan yang didefinisikan manajer puncak. Umumnya manajer menengah berkutat dengan masalah operasional dan diharapkan membangun hubungan yang baik dengan rekan di sekeliling organisasi, mendorong kerja tim, dan memecahkan konflik.

Manajer menengah juga memposisikan diri sebagai manajer proyek (project manager) yang bertanggung jawab atas proyek pekerjaan temporer yang melibatkan partisipasi banyak orang dari berbagai fungsi dan level dalam organisasi, dan mungkin juga dari luar perusahaan. 

Menjadi seorang manajer menengah yang berperan sebagai tingkatan yang menunjang manajer puncak juga harus mempunyai kompetensi manajer yaitu keahlian komunikasi (communication skill). Keahlian komunikasi adalah kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain, serta secara efektif sebagai anggota kelompok (Daft, 2000). Keahlian ini diperihatkan dengan cara seorang manajer berhubungan dengan orang lain, termasuk kemampuan untuk memotivasi, memfasilitasi, mengkoordinasi, memimpin, berkomunikasi, dan menyelesaikan konflik.

Seorang manajer dengan keahlian manusia akan memungkinkan bawahannya untuk mengekspresikan diri mereka sendiri tanpa merasa dipermalukan dan mendorong partisipasi. Keahlian ini sangat dibutuhkan manajer menengah untuk memerhatikan kebutuhan emosional para karyawan mereka dan tidak hanya kebutuhan fisik yang berkaitan dengan tugas pekerjaan. Namun pada tingkat manajer menengah, kompetensi yang dimiliki juga meliputi kompetensi manajer puncak dan lini depan. Karena menjadi manajer menengah berhubungan dengan tingkat di atasnya (manajer puncak) dan juga di bawahnya (manajer lini depan).

Kompetensi manajer diantaranya pengetahuan yang memadai untuk mendukung kinerja manajer puncak. Ketrampilan menjalin hubungan yang baik juga dibutuhkan. Ketrampilan untuk berhubungan dengan rekan di sekeliling organisasi sehingga akan tercapai hubungan yang kondusif bagi kerjasama dalam organisasi. Manajer menengah juga harus mampu memotivasi rekan kerjanya sehingga mendorong kerja tim dalam suatu organisasi.

Menjadi manajer menengah layak memiliki kemampuan dalam memecahkan konflik. Sikap berhati-hati serta kemampuan pengelolaan perubahan yang terjadi pada organisasi sangat diperlukan. Hal tersebut akan mendukung keberhasilan proses negosiasi dengan berbagai pihak agar konflik dapat teratasi.

c. Manajer lini depan (First-line manager)

Manajer Lini Depan (first-line manager) bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Mereka berada pada level manajemen pertama atau kedua dan mempunyai jabatan seperti manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung jawab atas kelompok karyawan non-manajerial. 

Perhatian utama mereka adalah aplikasi peraturan dan prosedur untuk mencapai produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Tenggat waktu pada tingkatan ini adalah singkat, dengan tekanan pada pencapaian tujuan setiap hari. Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. 

Manajer lini depan juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan. Pada manajer lini depan, lebih tertuju pada hubungan langsung dengan masyarakat. Dalam bidang kesehatan, contoh manajer lini depan seperti dokter, dokter gigi, apoteker, perawat. 

Manajer lini depan membutuhkan kompetensi manajer berupa keahlian teknis (technical skill). Keahlian teknis merupakan pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu. Keahlian teknis meliputi penguasaan metode, teknik, dan peralatan yang digunakan di dalam fungsi tertentu (Daft, 2000). Misalnya rekayasa, manufaktur, atau keuangan. Keahlian teknis juga mencakup pengetahuan khusus, kemampuan analisis, dan penggunaan alat dan teknik yang tepat untuk menyelesaikan masalah dalam bidang disiplin ilmu tertentu. Dalam pelaksanaannya termasuk dalam pengaturan waktu untuk melaksanakan tugas pada bidang tertentu.

Manajer lini depan harus mampu menerapkan dengan jelas dan tepat tentang pengaplikasian program organisasi. Maka dari itu manajer lini depan harusnya memiliki kemampuan koordinasi. Dalam mengkoordinasi kerjasama baik dengan sesama rekan dalam organisasi, luar organisasi, maupun dengan masyarakat. Koordinasi yang baik akan menghasilkan kinerja yang berhasil pada pengaplikasian segala program organisasi. 

Pengetahuan juga menjadi kompetensi yang sebaiknya dimiliki manajer lini depan, pengetahuan secara ilmu yang menjadi dasar bidangnya, juga seni bila berhadapan dengan masyarakat. Memposisikan diri dengan baik dalam menangani dan menerapkan program pada masyarakat, agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil. Berkaitan dengan pengaplikasian program, manajer lini depan berperan penting dalam output dari sebuah organisasi, menghasilkan produk baik barang maupun jasa sebagai hasil pencapaian tujuan organisasi. 

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajerial dibagi menjadi 3 tingkat yaitu manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager), manajer lini depan (first-line manager). Dalam sebuah organisasi, ketiga tingkatan tersebut saling berkaitan agar organisasi dapat berjalan lancar. Dalam prosesnya, dibutuhkan kompetensi berdasar tingkatan, diantaranya keahlian konseptual (conceptual skill), keahlian komunikasi (communication skill), dan keahlian teknik (technical skill). Kesesuaian kompetensi pada tiap tingkatan akan mewujudkan kinerja organisasi efektif dan efisien.

BAB 6

Peran, Tugas, dan Tanggung Jawab Manajer

6.1 Peran dan Tugas Manajer

Suatu peran (role) adalah serangkaian perkiraan dan perilaku seorang manajer (Daft, 2000). Peran dibagi kedalam tiga kategori yakni peran informasional, peran interpersonal, dan peran mengambil keputusan. Setiap peran mencerminkan aktivitas yang diambil manajer untuk menyelesaikan tugas manajer yakni memecahkan masalah, menggerakkan orang, dan mengambil keputusan. Setiap menajalankan perannya manajer tidak dapat mengerjakan seorang diri dan seorang manajer pasti sangat membutuhkan orang lain untuk dapat membantunya dalam menyelesaikan segala tugasnya.

Dalam Daft (2000), Mintzberg menyatakan bahwa manajer yang hanya berkomunikasi atau hanya merancang saja tak akan pernah menyelesaikan apapun, sementara manajer yang hanya melakukan akhirnya melakukan segala sesuatunya sendiri. Maksudnya adalah segala hal yang terjadi pada suatu organisasi penyelesaian akhir berada ditangan seorang manajer. Menurut Mintzberg, terdapat sepuluh peran manajer yang dibagi menjadi tiga, yakni:

a. Peran informasional (Informational roles)

Peran informasional menggambarkan berbagai aktivitas yang digunakan untuk menjaga dan mengembangkan sebuah jaringan informasi. Pengembangan jaringan informasi dapat dilakukan dengan cara memperbanyak kerjasama dengan berbagai pihak di luar organisasi. Berbagai hal yang harus dilakukan seorang manajer untuk meningkatkan peran informasionalnya sebagai seorang manajer, yakni:

1) Monitor

Monitor meliputi pencarian informasi terbaru dari berbagai sumber. Manajer memperoleh dan mencari informasi dari orang dan membaca cepat materi tertulis agar dapat mengikuti perkembangan dengan baik, memantau kontak interpersonal individu di dalam organisasi tersebut. Tugas manajer sebagai monitor adalah mengawasi setiap kegiatan yang terjadi suatu organisasi. Contohnya seorang manajer keuangan pada suatu organisasi bertugas memantau keuangan dan keuntungan organisasi, mengamati perubahan inflasi dan deflasi.

2) Penyebar informasi (Disseminator)

Penyebar berita meliputi penerimaan informasi dari luar organisasi yang dilanjutkan dengan memberikan informasi kepada anggota di dalam organisasi. Tugas manajer pada kompetensi penyebar informasi adalah menyampaikan informasi kepada para anggota organisasi lainnya melalui memo dan laporan serta aktivitas telepon. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan mempermudah proses komunikasi. Contohnya seorang manajer keuangan akan memberitahukan seluruh jajaran direksi apabila terjadi inflasi dan deflasi yang dapat mempengaruhi kegiatan perekonomian organisasi tersebut.

3) Juru bicara (Spokesperson/Spokesman)

Juru bicara meliputi pemberian informasi mengenai berbagai kegiatan organisasi kepada pihak luar melalui kegiatan pidato, seminar, dan pertemuan. Seorang manajer yang baik harus mampu berbicara di depan orang banyak supaya maksud dan tujuan manajer dapat terlaksana sesuai harapan. Tugas manajer sebagai juru bicara adalah sebagai pembicara kepada pihak luar organisasi mengenai berbagai kegiatan yang sedang dikelola oleh organisasi tersebut. Contohnya seorang manajer sumber daya hanya memiliki kewenangan berbicara mengenai kompetensi pekerja saja dan tidak berhak berbicara mengenai perekonomian maupun logistik pada suatu forum.

b. Peran interpersonal (Interpersonal role)

Peran interpersonal meliputi hubungan dengan orang lain dan berkaitan dengan ketrampilan interpersonal. Seorang manajer yang baik harus memiliki ketrampilan dalam menjaga hubungan komunikasi dengan orang lain supaya segala sesuatu yang direncanakan manajer dapat terwujud. Berbagai hal yang dapat dilakukan seorang manajer untuk dapat meningkatkan peran komunikasi dengan orang lain antara lain:

1) Simbol kepemimpinan (Figurehead)

Simbol kepemimpinan meliputi penanganan aktivitas upacara dan simbolis untuk departemen atau organisasi. Manajer mewakili organisasi dalam kapasitas manajerial formalnya sebagai kepala unit. Salah satu tugas manajer seperti menyambut tamu seperti tamu di luar organisasi yang datang dengan tujuan untuk menjalin kerjasama. Tugas manajer yang lainnya adalah menandatangani berbagai dokumen legal untuk keberlangsungan organisasi. Dokumen legal dalam sebuah organisasi merupakan hal yang sangat vital, sehingga sangat membutuhkan manajer untuk menguatkan legalitas dokumen tersebut. Contohnya kerjasama dua organisasi dapat terjalin apabila kontrak kerjasama telah ditandatangani oleh pimpinan kedua organisasi tersebut.

2) Pemimpin (Leader)

Pemimpin mencakup hubungan dengan bawahan, termasuk mengarahkan dan memotivasi bawahan, melatih, menasehati, dan berkomunikasi dengan bawahan. Seorang manajer yang baik adalah seorang manajer yang peduli terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang di dalam organisasi yang dipimpinnya, apabila bawahannya melakukan kesalahan, sebagai manajer yang baik harus mengingatkan kemudian mengarahkan agar tidak mengulang kesalahan lagi. Tugas manajer sebagai pemimpin adalah bertanggung jawab kepada setiap kegiatan di dalam organisasi. Contohnya pimpinan rumah sakit menjalankan aktivitasnya yakni memimpin rumah sakit agar dapat terkelola dengan baik.

3) Penghubung (Liaision)

Penghubung berkenaan untuk memelihara jaringan informasi baik di dalam maupun di luar organisasi melalui surat, telepon, pertemuan, dan alat komunikasi elektronik lainnya. Manajer beperan sebagai penghubung maksudnya adalah peran manajer yang berhubungan dengan orang di luar organisasi kemudian menghubungkan orang tersebut dengan setiap orang yang berada di dalam organisasi, begitu pula sebaliknya. Tugas manajer sebagai penghubung adalah menjaga hubungan dengan pihak luar organisasi supaya kerjasama tetap terjalin dengan baik. Contohnya pimpinan rumah sakit yang menginginkan pelayanan rumah sakit ditingkatkan kemudian pimpinan tersebut menyampaikan kepada Wakil Direktur Pelayanan supaya dapat disampaikan kepada manajer pelaksana untuk dapat segera terlaksana.

c. Peran pengambilan keputusan (Decisional role

Peran pengambilan keputusan berhubungan dengan berbagai peristiwa dimana manajer harus membuat sebuah pilihan dan mengambil tindakan. Peranan ini sering menutut ketrampilan konseptual dan kemanusiaan. Para manajer terus memikirkan masa depan dan cara mencapainya. Para manajer sadar akan masalah dan mencari solusi yang dapat menyelesaikan masalah tersebut. Peran manajer sebagai pengambil keputusan dapat ditingkatkan melalui beberapa cara, yakni:

1) Penanganan gangguan (Disturbance handler)

Penanganan gangguan mencakup pemecahan konflik antar bawahan atau antar manajer departemen dengan departemen lainnya melalui tindakan korektif selama perselisihan atau krisis, beradaptasi dengan krisis di lingkungan organisasi. Tugas manajer sebagai penanganan gangguan adalah meredam permasalahan dan memberikan penyelesaian atas permasalahan tersebut. Contohnya saat terjadi musim paceklik bahan baku sehingga bahan baku sukar didapat, manajer logistik harus pandai dalam mengelola persediaan bahan baku hingga cukup untuk beberapa saat ke depan.

2) Pembagi sumber daya (Resource allocator)

Pembagi sumber daya berhubungan dengan keputusan mengenai bagaimana membagi orang, waktu, peralatan, anggaran, dan sumber daya lainnya untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajer harus memutuskan pengalokasian anggaran proyek penentuan prioritas penanganan keluhan pelanggan. Seorang manajer harus mampu menganalisis setiap kemampuan orang yang bekerja di dalam organisasi tersebut sesuai dengan bidangnya. Apabila seorang manajer tidak mampu menganalisis kemampuan setiap orang yang bekerja di organisasinya, maka kesalahan dalam bekerja tidak dapat dihindari. Oleh karena itu, seorang manajer harus peka terhadap kemampuan setiap orang di sekelilingnya. Tugas manajer sebagai pembagi sumber daya adalah seorang manajer sumber daya harus mampu menempatkan pekerjanya sesuai dengan kompetensi setiap individu. Contohnya lulusan sarjana ekonomi ditempatkan pada bagian keuangan sedangkan lulusan hukum ditempatkan pada bagian legalitas di dalam organisasi.

3) Perunding (Negotiator)

Perunding meliputi negosiasi formal dan penawaran untuk mencapai hasil bagi unit yang menjadi tanggung jawab manajer yang bersangkutan, seperti mewakili kepentingan departemen selama negosiasi kontrak, penjual, pembelian, dan anggaran. Seorang manajer harus mampu melakukan perundingan supaya organisasi yang dipimpinnya tidak merugi. Kehandalan seorang manajer dipertaruhkan apabila tidak mampu melakukan perundingan dengan organisasi lain yang dapat berdampak kerugian organisasinya. Tugas manajer sebagai perunding adalah mengajukan persyaratan yang dapat menguntungkan organisasi. Contohnya seorang manajer logistik melakukan tawar-menawar harga dengan perusahaan yang menjual bahan baku supaya perusahaan yang dikelolan manajer tersebut tidak mengalami kerugian.

4) Enterpreneurship

Enterpreneurship berhubungan dengan mencari peluang dalam kegiatan untuk memajukan organisasi dengan cara mencari perubahan, menanggapi perubahan, dan memanfaatkan kesempatan yang ada. Seorang manajer harus mampu mencari celah usaha supaya organisasinya tetap berjalan. Usaha yang dapat dilakukan oleh manajer supaya organisasinya tetap berjalan adalah melalui berbagai kegiatan seperti mengajukan proyek yang memiliki nilai bisnis, mengidentifikasi ide baru, mendelegasikan tanggung jawab ide kepada organisasi lain yang dapat memberi peluang usaha. Tugas manajer sebagai Enterpreneurship adalah mencari strategi untuk memajukan organisasi yang dikelola, utamanya dalam bidang ekonomi. Contohnya seorang manajer pelayanan rumah sakit memberikan fasilitas pelayanan kepada pasien dan keluarga seperti cafeteria, warung telekomunikasi (wartel), toko obat di dalam gedung rumah sakit yang memiliki peluang bisnis bagi pihak rumah sakit.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa menurut Mintzber terdapat sepuluh peran yang digolongkan menjadi tiga peran utama yakni peran informasional, peran interpersonal dan peran mengambil keputusan. Tiap peran utama memiliki rincian peran.

6.2 Tanggung Jawab Manajer

Di dalam organisasi, tidak semua orang membuat keputusan yang sama. Beberapa jenis keputusan ditangani oleh manajer puncak. Berbagai jenis keputusan tersedia untuk individu pada berbagai tingkatan dan wilayah yang berbeda. Tipe tanggung jawab manajer berupa keputusan sesuai dengan tingkatan manajer dibagi menjadi tiga yakni:

a. Manajer puncak

Pada manajemen puncak memiliki tanggung jawab berupa keputusan yang tidak terprogram dan keputusan yang pasti pada keadaan yang tidak pasti. Keputusan yang tidak terprogram adalah keputusan yang tidak terlalu sering terjadi di dalam organisasi yang terstandarisasi (Barney & Griffin, 1992). Program ini bukan sebuah pedoman atau standar operasional. Keputusan ini dibuat tidak berdasarkan pengalaman melainkan melalui suaru hati. Contohnya sebuah dua orang pekerja perusahaan sistem data elektronik (EDS) di Iran yang ditangkap dan dimasukkan ke dalam penjara karena korupsi dan berakibat EDS bangkrut. Ross Perot sebagai pendiri EDS harus berani memutuskan untuk menyelamatkan para pekerjanya, meskipun hal tersebut tidak wajib dilakukannya.

Keputusan yang pasti pada keadaan yang tidak pasti adalah keputusan yang tingkat keberhasilannya tidak diketahui pada saat dibuat. Contohnya Ross Perot memutuskan untuk menyelamatkan para pekerjanya dari pemecatan, hingga Ross Perot tidak dapat memperkirakan tingkat keberhasilan usahanya tersebut. 

b. Manajer tengah

Pada manajemen tengah memiliki tanggung jawab berupa keputusan tidak terprogram, keputusan yang terprogram, keputusan beresiko dan keputusan yang pasti. Keputusan yang tidak terprogram adalah keputusan yang tidak terlalu sering terjadi di dalam organisasi yang terstandarisasi. Program ini bukan sebuah pedoman atau standar operasional. Keputusan ini dibuat tidak berdasarkan pengalaman melainkan melalui suara hati.

Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang cukup sering terjadi pada organisasi yang terstandarisasi (Barney & Griffin, 1992). Contohnya Wakil Direktur Pelayanan rumah sakit Dr. Soetomo yang memutuskan untuk memberikan layanan jasa seperti antar jemput pasien dan fasilitas kamar dengan berbagai tipe.

Keputusan yang beresiko adalah keputusan yang memiliki beberapa alternatif kemungkinan tingkat keberhasilan pada saat dibuat (Barney & Griffin, 1992). Contohnya sebuah perusahaan alat musik seperti Hewlett-Packard menghabiskan uang untuk penelitian dan pengembangan (R&D), hal tersebut mengandung resiko. Apabila penelitian tidak memiliki hasil, maka hanya kerugian yang didapat.

Keputusan yang pasti adalah keputusan yang tingkat keberhasilannya diketahui pada saat dibuat (Barney & Griffin, 1992). Tingkat keberhasilan keputusan ini sangat tinggi. Contohnya perusahaan pena BIC yang hanya menjual bolpoin dan pena yang relatif murah mampu menghasilkan tiga juta pena per hari dan meraih keuntungan jutaan dolar per tahun. 

c. Manajer lini depan

Pada manajer lini depan memiliki tanggung jawab berupa keputusan yang terprogram dan keputusan yang pasti. Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang cukup sering terjadi pada organisasi yang terstandarisasi (Barney & Griffin, 1992). Contohnya mekanik mobil balap mengerti sekali terhadap tindakan yang harus dilakukan ketika mobil balap berhenti pada pit. 

Keputusan yang pasti adalah keputusan yang tingkat keberhasilannya diketahui pada saat dibuat (Barney & Griffin, 1992). Tingkat keberhasilan keputusan ini sangat tinggi. Contohnya ketika seseorang sedang dioperasi maka anestesiolog (orang yang memberikan suntik bius) akan memberikan obat bius kepada pasien sesuai takaran yang telah ditentukan apabila hal tersebut sesuai dengan aturan maka pasien tidak akan merasakan sakit pada saat dioperasi.

Maka dari uraian di atas, menurut Barney & Griffin (1992), tanggung jawab manajer digolongkan berdasarkan tingakatan manajer yakni manajer atas, manajer tengah dan manajer lini depan.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa seorang manajer harus mampu memahami berbagai peran manajer bersama segala tugasnya ketika menjalankan aktivitasnya. Pada pembagian peran tersebut terdapat sepuluh peran yang dilengkapi dengan tugas dari tiap peran. Seorang manajer harus melengkapi tanggung jawab tiap menjalankan peran dan tugasnya, supaya organisasi dapat berjalan sesuai dengan harapan.

BAB 7

How to be a good manager

Bidang manajemen adalah profesi yang dinamis, menarik, dan menyegarkan, tetapi hal ini juga membutuhkan pengetahuan individu dan keterampilan. Inilah yang membuat pekerjaan manajer yang begitu meyenangkan, namun begitu mengintimidasi. Berdasarkan penelitian dan pengalaman seorang manajer, ada sepuluh atribut utama bahwa seseorang harus bisa menguasai seni manajemen dan secara umum dapat dipandang sebagai manajer yang baik, mampu, layak, dan terhormat (Gualco, 2010). Berikut ini kesepuluh atribut utama: 

a. Pengetahuan

Akumulasi dan pemanfaatan pengetahuan adalah ciri khas manajer yang baik. Hal ini dikarenakan tanpa pengetahuan seperti itu akan sulit untuk unggul pada tanggung jawab sentral dari manajer yakni untuk membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat dan untuk alasan yang tepat. Manajer tahu pekerjaan mereka, perusahaan mereka, dan industri mereka, serta mengerti misi dan budaya organisasi mereka. Mereka berpendidikan tinggi serta memiliki informasi tentang masa depan industri yang baik.

b. Keterampilan organisasi yang luar biasa

Manajer yang baik melakukan berbagai tugas dan bertanggung jawab dalam rangka memenuhi harapan. Mereka memerlukan tiga keterampilan organisasi yang luas yaitu, kemampuan untuk merencanakan berbagai hal, kemampuan untuk mendelegasikan atau menetapkan yang sudah direncanakan, dan kemampuan untuk mengatur waktu. Ketiga keterampilan tersebut dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan seorang manajer, dan dapat menjadi suatu kunci untuk menjadi manajer yang baik.

c. Kerja keras

Hampir semua “orang hebat” yang kita temui dalam hidup yaitu mereka yang mencapai sukses spektakuler dan mencapai ambisi fenomenal, adalah mereka yang memiliki bakat besar di bidang mereka. Mereka bekerja keras serta bertanggung jawab dengan tugasnya untuk suatu bakat sempurna yang mereka miliki. Manajer yang baik memiliki tujuan dan tekad serta bersedia untuk berkorban dalam menjalankan tugasnya sebagai manajer.

d. Membuat pekerjaan menyenangkan

Kesenangan adalah emosi dasar dan kebutuhan manusia untuk melakukan sesuatu yang mereka anggap menyenangkan bagi mereka. Seorang manajer harus menjadikan pekerjaanya sebagai aktivitas yang sangat digemari, supaya pekerjaan mereka tidak menjadi sesuatu yang membosankan. Segala sesuatu jika didasari oleh rasa senang, pasti akan menghasilkan sesuatu yang baik.

e. Orang yang baik

Seorang manajer akan mengalami kegagalan dalam hidupnya dan pekerjaannya apabila tidak mengatasi masalah ini. Sesuatu yang terwujud dalam perasaan iri hati, keserakahan, egoisme, penghinaan, dan benci. Seorang manajer harus peduli dan saling menghormati dengan karyawannya supaya mereka merasa nyaman dalam bekerja.

f. Menampung informasi dengan baik

Seorang manajer yang baik tidak menutup diri dari segala informasi yang ada, namun justru terbuka dan selektif pada berbagai informasi yang diterima. Begitu juga dalam proses pengambilan keputusan, sebaiknya menimbang segala aspek dalam pengambilan keputusan. Saran atau aspirasi dari bawahan tidak secara langsung ditolak, tetapi menampung dengan olahan yang baik, sehingga keputusan yang diambil adalah sebuah keputusan yang profesional.

g. Memfokuskan waktu dan energi

Seorang manajer harus berkonsentrasi pada sejumlah isu yang signifikan, tidak hanya seberapa terampil manajer, namun penting juga dalam memfokuskan energi dan peluang. Dengan berbagai macam masalah yang dihadapi, seorang manajer haruslah mampu membuat prioritas yaitu fokus pada hal yang memiliki prioritas tertinggi dibanding lainnya. Dengan begitu dalam penyelesaian masalah akan mempunyai energi yang memadai, disesuaikan dengan prioritas yang dibuat. Hal tersebut merupakan efisiensi waktu dari peran manajer yang baik.

h. Mengidentifikasi masalah dengan kompetensi

Manajer bukanlah seseorang yang melakukan suatu keputusan hanya dari organisasi yang dibawahi. Namun ide dan kreatifitas seorang manajer sangatlah diperlukan. Dengan adanya arahan dari pemikiran seorang manajer itu sendiri, maka kebijakan yang diambil adalah hasil dari proses pematangan penyelesaian masalah. Hal tersebut menghasilkan keputusan yang akurat seorang manajer yang baik.

i. Memberikan arah perbaikan yang terbuka

Menjadi manajer yang baik dapat dijadikan acuan bagi bawahan untuk dapat meningkatkan kualitas pekerja. Seorang manajer diharapkan mampu menjadi pendorong, dalam arti memberikan motivasi positif bagi bawahan untuk lebih belajar dan berlatih mengembangkan diri. Manajer senantiasa tidak tertutup untuk mentransfer ilmu yang patut dimiliki, sehingga berdampak baik juga pada koordinasi kerja, serta dapat tercipta pekerja yang memiliki kompetensi baik dan terus berkembang.

j. Pengaruh

Kemampuan menggunakan berbagai bentuk kekuasaan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan dengan berbagai cara. Manajer yang baik harus bisa mempengaruhi karyawan untuk melakukan pengorbanan pribadi demi kebaikan perusahaan.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa hal yang perlu diketahui oleh seorang manajer adalah tugas, peran, tanggung jawab, dan kewenangannya sebagai manajer. Selain itu, seorang manajer harus bisa menjadi panutan atau contoh yang baik untuk para karyawan atau bawahannya. Serta memiliki sifat diatas yang telah dijelaskan, seperti diantaranya berpengetahuan yang luas dan mempunyai keterampilan organisasi yang baik.

BAB 8

Berbagai Bidang Kajian Manajemen

Bidang kajian manajemen yang dimaksudkan pada bab ini merupakan pembahasan secara rinci dan spesifik dari ruang lingkup manajemen yang telah disinggung ringkas pada bab satu. Bidang kajian manajemen meliputi:

a. Manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu ilmu yang mengatur hubungan dan peranan sumber daya yang dimiliki oleh individu (tenaga kerja) secara efisien dan efektif sehingga tujuan bersama perusahaan, karyawan, dan masyarakat dapat tercapai dengan maksimal. Manajemen sumber daya manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik.

Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang mempengaruhi secara langsung sumber daya manusianya. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan langkah yang harus dilakukan perusahaan untuk mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas).

Manajemen sumber daya manusia sekaligus merupakan seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan sumber daya atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan individu maupun organisasi. Manajemen sumber daya manusia merupakan proses yang terdiri dari:

1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Intregrasi
5. Pemeliharaan
6. Pensiun

Manajemen sumber daya manusia ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di-manage adalah manusia, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen sumber daya ini akan mempunyai dampak yang sangat luas.

Manajemen sumber daya manusia atau manajemen personalia adalah pentingnya sumber daya manusia atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen sumber daya manusia diperlukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.

b. Manajemen pemasaran

Manajemen pemasaran berasal dari dua kata yaitu manajemen dan pemasaran. Manajemen Pemasaran adalah sebagai analisis, perencanaan, penerapan, dan pengendalian program yang dirancang untuk menciptakan, membangun, dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pasar sasaran dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi. Ada beberapa definisi mengenai pemasaran diantaranya adalah:

1. Pemasaran adalah kegiatan manusia yang diarahkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran (Kotler, 1997).
2. Pemasaran adalah sebagai suatu proses sosial dan managerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh yang mereka butuhkan dan inginkan lewat penciptaan dan pertukaran timbal balik produk dan nilai dengan orang lain (Kotler & Amstrong, 1994).

Konsep inti pemasaran meliputi: kebutuhan, keinginan, permintaan, dan kepuasan. Kebutuhan adalah suatu keadaan dirasakannya ketiadaan kepuasan dasar tertentu. Keinginan adalah kehendak yang kuat akan pemuas yang spesifik terhadap kebutuhan yang lebih mendalam. Permintaan adalah keinginan akan produk yang spesifik yang didukung dengan kemampuan dan kesediaan untuk membelinya.

Kepuasan atau tercapainya keinginan konsumen menjadi tolak ukur dalam inti pemasaran untuk proses evaluasi keberhasilan suatu pemasaran. Penelitian dan pengembangan dalam manajemen pemasaran digunakan sebagai alat utama untuk mengendalikan pemasaran agar dapat berjalan dengan baik.

Manajemen pemasaran memiliki prinsip yang meliputi analisis pasar, perencanaan pasar, implementasi, dan kontrol pasar. Dalam perusahaan besar, manajemen pemasaran biasanya ditangani oleh seorang manajer pemasaran, sedangkan di perusahaan kecil, pemilik perusahaan memimpin dalam kegiatan pemasaran. Berikut adalah penjelasan mengenai prinsip manajemen pemasaran:

1) Analisis pasar

Analisis pasar meliputi pengamatan aktivitas perusahaan di masa lalu, sekarang dan masa depan. Manajer pemasaran menggunakan analisis S.W.O.T. untuk menentukan kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman di dalam pasar. Mereka juga mengevaluasi tren, pertumbuhan, ukuran pasar, saluran distribusi dan bahkan biaya. Semua aspek ini mempengaruhi konsumen untuk membeli produk, sehingga penting untuk menyertakannya ke dalam pertimbangan.

2) Perencanaan pasar

Setelah menganalisis pasar, manajer pemasaran membuat rencana pemasaran, dengan rincian strategi mereka untuk mencapai target pasar perusahaan. Aspek manajemen pemasaran mengambil rincian seperti produk, penempatan, harga, kemasan, posisi, orang dan promosi ke rekening.

3) Implementasi pasar

Ketika manajer pemasaran menempatkan penelitian dan perencanaan pasar menjadi tindakan, itu disebut sebagai aspek pelaksanaan pasar atau pengelolaan pasar. Manajer pemasaran memberikan perhatian khusus pada setiap aktivitas dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

4) Kontrol pasar

Setelah implementasi, manajer pemasaran meninjau hasil setiap kegiatan pemasaran untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan. Kontrol pasar dapat mencakup survei pelanggan, evaluasi penjualan dan pemberian umpan balik, dan mengulangi pelacakan.

c. Manajemen produksi dan operasi

Manajemen produksi dan operasi adalah sebagai suatu proses yang berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan (Fogarty, 1989). Kegiatan produksi dan operasi ada pada tiga hal, yaitu pengelolaan fungsi organisasi dalam menghasilkan barang dan jasa, adanya sistem transformasi yang menghasilkan barang dan jasa, serta adanya pengambilan keputusan sebagai elemen dari manajemen operasi (Schoeder, 1994).

1) Manajemen operas

Penggunaan fungsi manajemen (Planing, Organizing, Actuating, and Controling) dalam proses transformasi berbagai sumber daya perusahaan, guna menambah dan menghasilkan output yang lebih baik dan optimal. Istilah manajemen operasi muncul untuk memperluas pemahaman tentang proses produksi, proses produksi yang dibahas tidak hanya yang menghasilkan barang dan menimbulkan keuntungan saja. Manajemen operasi juga membahas proses produksi yang menghasilkan jasa dan atau tidak menghasilkan keuntungan. Manajemen operasi penting antara lain karena:

1. Sebagian besar aktivasi perusahaan umumnya tertanam dalam aktivitas
2. Operasi dan atau produksi, khususnya persediaan
3. Sebagian besar SDM, berada dalam departemen operasi dan atau produksi
4. Kegiatan operasional perusahaan merupakan kegiatan utama perusahaan

2) Penelitian produksi

Pada dasarnya semua manajemen pasti mengadakan penelitian untuk memastikan langkah apa yang akan diambil kedepan. Penelitian ini ditujukan untuk memastikan produksi dapat berjalan dengan baik. Penelitian produksi lebih tertuju pada produk yang disukai konsumen. Pengembangan produksi adalah penelitian terhadap produk yang telah ada untuk dikembangkan lebih lanjut agar mempunyai kegunaan yang lebih tinggi dan lebih disukai konsumen.

Linear Programming adalah salah satu cara atau metode untuk menentukan kombinasi produksi yang paling optimal. Problem yang dapat diselesaikan terbatas pada problem yang mempunyai batasan linear, serta mempunyai fungsi yang lancar. Luas produksi adalah jumlah atau volume output yang seharusnya diproduksi oleh suatu perusahaan dalam suatu periode. Tujuan manajemen produksi adalah memproduksi atau mengatur produksi barang dan jasa dalam jumlah, kualitas, harga, waktu serta tempat tertentu sesuai dengan kebutuhan. 

d. Manajemen keuangan

Manajemen keuangan merupakan manajemen terhadap fungsi keuangan, fungsi keuangan tersebut meliputi cara memperoleh dana (raising of fund) dan menggunakan dana tersebut (allocation of fund). Manajer keuangan berkepentingan dengan penentuan jumlah aktiva yang layak dari investasi pada berbagai aktiva dan pemilihan sumber dana untuk membelanjai aktivas tersebut. Tujuan adanya manajer keuangan adalah untuk mengelola dana perusahaan secara umum dan untuk memaksimalkan nilai perusahaan. Tugas dan tanggung jawab manajer keuangan antara lain meliputi keputusan tentang investasi, pembiayaan kegiatan usaha dan pembagian deviden suatu perusahaan, dengan demikian tugas manajer keuangan adalah merencanakan untuk memaksimalkan nilai perusahaan.

e. Manajemen mutu

Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalam berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figur pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi juga seluruh anggota dalam organisasi.

Mutu adalah dugaan dan penafsiran yang sering timbul sebagai sesuatu yang unggul, mahal harganya, kelas, tingkat atau bernilai tinggi. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan mutu dengan cara membandingkan satu produk dengan produk lainnya. Ketiga pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan. Secara singkat mutu dapat diartikan kesesuaian penggunaan, kesesuaian tujuan, kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan.

f. Manajemen logistik

Merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya (produk, jasa, dan manusia) dari sumber produksi ke pasar. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik karena perencanaan dan distribusi dari majemen logistik ini memberikan ukuran yang pas. Logistik juga mencakup integrasi, informasi, transportasi, inventori, pergudangan, dan pendistribusian.

“... a process of strategically managing the procurement, movement and storage of materials, parts and finished inventory (and the related information flows) through the organization and its marketing channels in such a way that current and future profitability are maximized through the cost-effective fulfillment of orders” (Martin Christopher,1968).

Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan efisiensi dan efektifitas penyimpanan serta aliran barang,fungsi ini termasuk pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption). Tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan dan meningkatkan perencanaan dalam mengontrol aliran barang. 

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bidang kajian manajemen yang terdiri dari manajemen sumber daya manusia, pemasaran, produksi dan operasi, keuangan, mutu, dan logistik secara garis besar memberikan pengertian yang diarahkan kepada suatu role yang di dalamnya tersusun dari pengertian manajemen itu sendiri yaitu untuk mencapai tujuan bersama.

Conclusion

1. Management is an attainment of target by a manager through planning, organizing, leadership, and operation of organizational resource, and conducive of cooperation between systematic human being. Management’s scope include to Human Resource Management, Marketing Management, Operational (Production) Management, Financial Management, Quality Management, and Logistic Management.
2. Generally management’s functions include planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting, and evaluating. While the management’s process include planning, organizing, leadership, and control. In the management process has two important ideas that the four.
3. Process and function show basic differences and have unequal target in development of management science, for example planning in development of management and through difference process will have different target in the application. Equation between process and function of management which is an operation in planning system, organizational, leadership and controlling, and influence the role of manager in his or her activity.
4. George R. Terry divides into 4 management’s cycle, they are: Planning, Organizing, Actuating, and Controlling (POAC). The purpose of this management cycle is to show the process of management that is describer in a chart. Planning is the first time to plan what to do, then organize by dividing the task. The implementation is done after organizing, by moving the organization towards the goal. In order to remain in the running of the organization that created the plan, then the manager must exercise control or supervision.
5. There are three levels of managerial known as top manager, middle manager, and first line manager. While the competence of managerial cover ability, knowledge, skill, and legality which must have by a manager. Manager must have conceptual skill, communication skill, and technical skill according to the managerial level, through the manager competency, organization’s performance will be effective and efficient to reach the organization target and objective.
6. Manager must able to understand the managerial role with all duties when running activities. Managerial role include into three aspect, they are: informational role, interpersonal role and decision-making role. A manager must complete the responsibilities of each role and tasks. The responsibility of manager in the form of a decision that is distinguished by the level managers those are top management, middle management and first-line management. The decisions were program decision, unprogram decision, certain decision, uncertain decision, and risky decision.
7. A good manager not only posses a good skills and wide knowledge on organization, but also good attitude in leading a company and carry well with his employees. A good manager can expose him/herself; he/she should have the kindness to accommodate other people idea, aspiration, and mind of his employees. A manager also ought to earn to become motivator for these employees.
8. Management’s areas of study consist of Human Resource Management, Marketing Management, Operational (Production) Management, Financial Management, Quality Management, and Logistics Management. These management’s areas of study is instructing to a role which refers to management’s objective itself: to reach the target.

Daftar Pustaka;

• Barney & Griffin, 1992. The Management of Organizations, Houghton Mifflin Company, United States of America.
• Daft, R 2000, Management, 5thedn, Vanderbilt University, Harcourt Inc.
• Drucker, P 2007, People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management, Harvard Business School Press, Boston.
• Gualco, D 2010, The Good Manager a Guide for the Twenty-First Century Manager, Universe: USA.
• Koontz, O’Donnell, & Weihrich, 1980, Management, 7thedn. Mc-Graw-Hill, Kogahusha.
• Leslie, R & Byars, L, 2005, Management: Skills and Aplication, 11thedn, Mc Graw- Hill Companies Inc., New York, USA.
• Quick, J et all, Managing Drug Supplay, Management Science for Health, Connecticut
• Robbins, S & Coulter, M, 1999, Management, 7thedn. United States of America, Prentice-Hall, Inc.
• Umiker, W 1998, Management Skills for the New Health Care Supervisor, An Aspen Publication.Maryland.
• Zimmerman, D, Zimmerman, P, & Lund, C, 1996, The Health Care Customer Service Revolution, Irwin, Singapore.
• European Commision 2004, Project Cycle Management Guidance Note 5, viewed 18 March 2011,

Lampiran: Pertanyaan dan Jawaban

Pertanyaan : Dalam manajemen operasional jika salah sati dari sub manajemen itu tidak berjalan atau mendapatkan hambatan apakah organisasi itu dapat berjalan? Bisakah sub bagian manajemen lain meng-handle untuk sementara demi mencapai tujuan yaitu sukses?

Jawaban : Secara teoritis jika pada manajemen operasional tersebut hambatan terdapat pada sub bagian manajemen keuangan, organisasi tersesebut dapat tetap berjalan. Akan tetapi dalam prakteknya tidak ada organisasi yang berhasil sukses dalam pencapaian tujuannya apabila terdapat salah satu saja sub manajemen yang terhambat. Karena dalam sub manajemen itu saling menunjang untuk pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.

Pertanyaan : Dalam siklus manajemen apakah tidak diperlukan leading untuk menjalankan actuating? Jika tidak, mengapa?

Jawaban : Dalam siklus manajemen juga diperlukan leading, tetapi leading tersebut sudah termasuk pada tahap actuating.

Pertanyaan : Siklus POAC dan POLC apakah harus berjalan secara bersama agar organisasi bisa berjalan atau hanya salah satu saja sudah cukup? Jelaskan! 

Jawaban : Fungsi POLC dan siklus POAC saling berkesinambungan tidak ada perbedaan diantara keduanya, sehingga harus berjalan seimbang. 

Pertanyaan : Di kehidupan nyata, contoh yang real untuk top manager, middle manager, first line manager itu seperti apa? Karena selama ini yang saya tau hanya ada manajer, tidak ada pembagian seperti itu.

Jawaban : Contoh real untuk tiap tingkatan manajer:

Top Manager: Presiden, direktur rumah sakit, chief executive officer (CEO), executive vice president.

Middle Manager: Kepala departemen, kepala divisi, manajer pengendalian kualitas, direktur laboratorium riset, bidang pelayanan medis, sarana, kepegawaian, bidang farmasi.

Pertanyaan : Dengan penjelasan mengenai tingkat & kompetensi manajer, saya mememiliki pertanyaan. Apakah suatu perusahaan “harus” memiliki 3 manajer, seperti top manager, middle manager, first-line manager tadi? Karena memang dilihat perannya juga penting. Tolong dijelaskan. 

Jawaban : Sebuah organisasi yang baik, termasuk didalamnya perusahaan, jelas memiliki 3 tingkat manajer tersebut. Sehingga dapat dikatakan adanya 3 tingkat manajer itu sudah otomatis ada. Jadi bukan harus memiliki, melainkan sudah pasti terdapat 3 tingkat manajer agar organisasi tersebut berjalan efektif dan efisien.

Pertanyaan : Apakah top management bisa memberikan suatu perintah kepada first-line management tanpa melalui middle management? Jelaskan!

Jawaban : Tidak dapat. Dikarenakan middle management merupakan penghubung antara top management dan first-line management. Jadi konsep yang sudah diputuskan oleh top management dapat diaplikasikan pada teknis pelaksanaan yang nantinya dilaksanakan first-line management, harus diimplementasikan terlebih dahulu oleh middle management. Karena tingkat pemahaman middle management mengenai konsep dari top management lebih baik dan menyeluruh dibandingkan dengan first-line management. Hal ini berkaitan dengan spesifikasi tanggung jawab, sehingga dapat terwujud keberhasilan tujuan organisasi.

Pertanyaan : Apabila satu dari beberapa fungsi / peran manajemen tidak dilaksanakan apakah masih bisa disebut manajemen yang baik? Dan apakah tujuan organisasi bisa tercapai?

Jawaban : Belum bisa dikatakan manjemen yang baik dan tujuan tidak tercapai, karena organisasi yang baik adalah organisasi yang dapat menjalankan perannya dengan baik. Contohnya seorang karyawan berhubungan dengan teknis. Dia hanya melaksanakan keputusan dari top manager. Dia tidak boleh mengambil keputusan, karena keputusan diambil oleh top manager.

Pertanyaan : Bagaimana jika ada karyawan yang pasif dalam kinerjanya? Apakah hal itu mempengaruhi hasil / tujuan dari organisasi tersebut? Bagaimana peran seorang manajer yang baik dalam menanggapi hal tersebut?

Jawaban : Iya mempengaruhi tujuannya, karena karyawan juga sebagai manajer lini depan yang berhubungan dengan tekhnis. Peran seorang manajer yang baik yaitu mengidentifikasi masalah dengan kompetensi. Maksudnya adalah dengan adanya arahan dari pemikiran seorang manajer, maka kebijakan yang diambil adalah hasil dari proses pematangan penyelesaian masalah.