Pengertian dan Fungsi Kinerja Organisasi Manajemen

MANAJEMEN DAN KINERJA ORGANISASI

Kinerja yang baik dan memuaskan adalah tujuan semua organisasi (profit maupun non profit), dan manajemen berperan sangat penting dalam mencapainya. Dahulu, kinerja sebuah organisasi umumnya hanya diukur dari pencapaian profit (kinerja finansial), tapi pada masa kini setidaknya diukur dari 3 indikator: 1). Tingkat kepuasan karyawan, 2). Tingkat kepuasan pelanggan dan 3). Tingkat kinerja finansial (Kristensen, Martensen & Gronhold; Business Performance Measurement; 2004, p. 279). Dengan demikian, kinerja manajemen juga dapat dilihat dari sejauh mana manajer mampu meningkatkan kinerja finansial organisasinya melalui peningkatan kepuasan karyawan dan kepuasan pelanggan. 

Bagaimana mencapai kinerja manajemen yang baik? Upaya-upaya apa saja yang perlu dilakukan? Kualitas-kualitas dan keahlian-keahlian apa saja yang dibutuhkan? Berikut ini kita akan membahasnya melalui 2 (dua) sudut pandang, yakni manajemen Normatif dan manajemen Deskriptif.

1. MANAJEMEN NORMATIF DAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Sudut pandang normatif menilai tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh seorang manajer agar dapat meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan yang direncanakan. Sudut pandang ini berasal dari pendekatan manajemen klasik yang meyakini bahwa semua manajer harus melakukan (minimal) 5 fungsi manajer agar pekerjaan-pekerjaan organisasi terlaksana secara efektif dan efisien. Efektifitas dan efesiensi tersebut akan meningkat manakala aktifitas-aktifitas organisasi tersebut direncanakan, diorganisir, diarahkan, dikoordinasikan dan dikontrol secara efisien, yang selanjunya disebut fungsi Perencanaan; fungsi Pengorganisasian, fungsi Pengkoordinasian, dan fungsi Pengendalian. 

3.1.1. Fungsi Perencanaan secara singkat dapat didefinisikan sebagai aktifitas-aktifitas : 1). Menentukan tujuan organisasi dan sasaran-sasaran setiap sub-unitnya; 2). Menentukan cara dan alat untuk mencapai tujuan tersebut (termasuk di dalamnya menentukan strategi, rencana komprehensif yang mencakup seluruh aktifitas pokok organisasi) . Planning dianggap sebagai fungsi pertama dan utama karena perencanaan merupakan alat untuk mengidentifikasikan apa tujuan organisasi dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan menghasilkan anggaran, kebijakan, prosedur dan jadwal untuk mengarahkan aktifitas-aktifitas organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dan menghindari aktifitas-aktifitas yang tidak berkaitan atau bahkan bertentangan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.

3.1.2. Fungsi Pengorganisasian singkat dapat didefinisikan sebagai: 1). kegiatan mengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi secara logis; 2). Menstrukturkan hubungan-hubungan antar anggota organisasi); 3). Menjabarkan hubungan kerja antar kelompok kerja. Melalui pengorganisasian dapat diketahui pola hubungan kerja formal, tanggung-jawab, wewenang, sistem komunikasi, dll dari organisasi tersebut. Inti dari fungsi pengorganisasian adalah menetapkan siapa yang bertanggungjawab atas pekerjaan apa (who is responsible for doing what).

Sebuah organisasi dapat melakukan pengelompokan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan; produk yang dihasilkan; wilayah kerja; ataupun berdasarkan proyek-proyek yang dikerjakan, meski biasanya dilakukan berdasarkan fungsi (mis: bag. Produksi; bag. Pemasaran, bag. Keuangan, dll).

3.1.3. Fungsi Koordinasi secara singkat didefinisikan sebagai sebuah proses memotivasi, memimpin dan berkomunikasi dengan para anggota organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Koordinasi ini sangat diperlukan mengingat sebuah organisasi terdiri dari banyak individu dan bagian yang bisa saja memiliki tujuan berbeda.

Motivasi dipandang unsur yang penting dalam koordinasi karena berkaitan dengan kepuasan kerja karyawan dan hasil unjuk kerja mereka. Upaya memotivasi berkaitan dengan menemukan insentif yang dapat memuaskan kebutuhan karyawan dan yang dapat mendorong mereka bekerja secara maksimal untuk mencapai tujuan organisasi. Insentif tersebut dapat berwujud upah/gaji, tunjangan, keamanan kerja, jaminan kesehatan, lingkungan kerja yang baik, perhatian, penghargaan dan pengakuan, tugas yang menantang, dll.

Kepemimpinan biasanya diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain untuk bertindak ke arah yang diinginkan. Seorang manajer yang diminta memimpin sebuah organisasi secara formal memang memiliki kewenangan untuk memimpin, meski tidak dengan sendirinya memiliki kemampuan memimpin. Oleh karenanya manajer memerlukan keahlian, pengalaman, kepribadian yang menarik dan kuat untuk melaksanakan tugasnya tersebut.

Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran informasi dari dan ke seluruh tingkatan organisasi. Komunikasi dapat diandaikan sebagai jaringan sistem syaraf sebuah organisasi yang mengantarkan pesan berwujud tugas, instruksi, aturan dll serta umpan baliknya ke seluruh bagian organisasi baik dalam wujud tertulis ataupun lisan. Mengingat pentingnya peran komunikasi dalam sebuah organisasi, maka seorang manajer wajib mempelajari bagaimana berkomunikasi secara efektif.

3.1.4. Fungsi Pengendalian secara singkat didefinisikan sebagai proses untuk melihat apakah aktifitas-aktifitas organisasi terlaksana sebagaimana yang direncanakan. Pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa sasaran-sasaran organisasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan dapat dan telah dicapai. Dalam proses ini biasanya yang dilakukan adalah : 1) menetapkan standar pekerjaan; 2). Mengukur pencapaian pekerjaan; 3). Membandingkan antara pencapaian dengan standar yang telah ditetapkan, 4). Mengambil tindakan koreksi apabila terdapat penyimpangan.

Penetapan standar pekerjaan selain harus spesifik dalam arian jelas apa dan bagaimana kondisi yang harus dipenuhi, juga haruslah realistis dalam artian dapat dicapai, serta harus dikomunikasikan dan dapat diterima oleh para pelaksananya. Pengukuran pencapaian pekerjaan dapat dilakukan secara periodik (dimonitor) dan juga pada akhir pelaksanaan pekerjaan (dievaluasi). Tindakan koreksi juga dapat dilakukan secara periodik ataupun pada akhir pekerjaan, yang wujudnya bisa berupa perubahan atau penyesuaian operasional organisasi atau penyesuaian standar atau bahkan penyesuaian tujuan organisasi.

2. MANAJEMEN DESKRIPTIF DAN AKTIFITAS-AKTIFITAS MANAJERIAL

Pandangan deskriptif ini melengkapi apa yang menjadi kekurangan dari pandangan normatif. Pandangan normatif secara teroritik mempermudah kita untuk mengetahui secara garis besar apa saja yang merupakan fungsi utama seorang manajer, namun tidak mampu menjelaskan dan menggambarkan bagaimana dan apa yang sesungguhnya dilakukan oleh seorang manajer dalam menjalankan fungsi-fungsinya tersebut. Pandangan deskriptif memperkaya kita tentang aktifitas-aktifitas apa yang sesungguhnya dilakukan dan peran-peran apa yang diharapkan dari seorang manajer, darinya kita dapat menyimpulkan keahlian (skills) apa yang perlu dikembangkan agar seorang manajer dapat berfungsi secara efektif.

Pandangan deskriptif berfokus pada aktifitas-aktifitas apa yang sesungguhnya dilakukan oleh manajer dalam kesehariannya di tempat kerja, serta peran-peran apa saja yang ia jalankan. Aktifitas tersebut adalah aktifitas personal, interaksional, administratif maupun aktifitas teknis.

Dalam aktifitas interaksional tersebut manajer juga menjalankan berbagai peran, yakni 1). peran Antarpersonal (sebagai figur atasan yang mewakili organisasi; sebagai pemimpin dan sebagai penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, karena dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melakukan aktifitas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh organisasi, menyebarkan data dan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diperlukan dan yang dapat diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, karena dalam proses interaksi tersebut manajer mengumpulkan dan mengolah informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (misalnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan budget, negoisasi, penyusunan kontrak, dll);

1. Aktifitas Personal. Tak dapat dipungkiri bahwa dalam keseharian di tempat kerja seorang manajer pastilah ia juga melakukan aktifitas-aktifitas pribadi selain mengelola organisasi. Sebagai manusia biasa seorang manajer juga memiliki keluarga, lingkungan sosial, hobby dan minat serta kepentingan yang wajar dan boleh-boleh saja diurus dan mendapatkan perhatiannya sepanjang tidak mendominasi waktu dan bertentangan dengan kepentingan organisasi. Dalam kaitannya dengan organisasi ada penelitian yang mengatakan bahwa kebanyakan dari manajer yang sukses adalah manajer yang dapat menyeimbangkan antara karier dengan kehidupan pribadinya. Hal ini berkaitan dengan kepuasan dan dukungan emosional yang ia peroleh dari kehidupan pribadinya.
2. Aktifitas interaksional. Aktifitas terbanyak yang dilakukan oleh seorang manajer adalah aktifitas interaksional. Manajer berinteraksi dengan atasannya, sejawatnya, bawahannya, pelanggannya, dengan orang-orang atau komunitas di luar organisasinya, dll. Penelitian yang dilakukan oleh Henry Mintzberg serta dari berbagai penelitian lain menunjukkan bahwa manajer menghabiskan 78 % - 80 % dari waktunya saat bekerja untuk melakukan aktifitas interaksional, baik dalam wujud rapat, meeting, komunikasi melalui telepon, supervisi, dll. Penelitian juga menunjukkan bahwa interaksi terbanyak yang dilakukan oleh manajer adalah dengan bawahannya (45%); dengan pelanggan dan pemasoknya (20%); selebihnya dengan kolega sesama manajer dan atasan (20%), dan dengan pihak-pihak di luar organisasi yang terkait langsung maupun tidak dengan organisasi.
3. Aktifitas Administratif. seorang manajer pada tingkatan tertentu juga melakukan aktifitas-aktifitas administratif seperti memproses kertas-kerja, mengelola anggaran, memonitor kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur organisasi, menangani persoalan-persoalan kepegawaian, dll. Kendati porsinya tidak banyak, tapi aktifitas ini sering dikeluhkan menghabiskan banyak waktu oleh para manajer yang merasa seharusnya melakukan aktifitas yang lebih bersifat konseptual. Bahwa kebanyakan aktifitas ini juga bisa didelegasikan pada bawahannya, namun karena tuntutan lingkungan di luar organisasi seorang manajer tak dapat menghindari aktifitas ini sama sekali, misalnya ia juga harus tahu tentang undang-undang dan berbagai peraturan yang berkaitan dengan operasi organisasinya.
4. Aktifitas Teknis. Manajer juga melakukan aktifitas teknis yang berkaitan dengan penggunaan alat atau pengetahuan teknis yang diperlukan dalam pekerjaannya. walau semakin tinggi ia tapaki jabatannya semakin berkurang pula pekerjaan teknis yang ia lakukan, namun kemampuan atau minimal pemahaman teknis yang berkaitan dengan keseluruhan operasi organisasinya haruslah dikuasai agar dapat berkomunikasi dan melakukan supervisi, koordinasi dengan para karyawannya. Pada manajer yunior, ketrampilan dalam aktifitas teknis ini mutlak diperlukan karena mereka direkrut berdasarkan kemampuan teknis tersebut.

Kendati semua manajer dipastikan melakukan keempat aktifitas tersebut, namun terdapat variasi dalam intensitasnya yang dipengaruhi oleh : 

1. Variasi Fungsi yang diemban manajer dalam organisasinya (misalnya Manajer Pemasaran tentu akan lebih banyak melakukan aktifitas interaksi dengan kliennya, sementara manajer Produksi akan lebih banyak melakukan aktifitas administrasif (menjadwalkan produksi, memfasilitasi perawatan alat, memecahkan masalah-masalah teknis produksi, dll);
2. Variasi Hierarchi manajer. Semakin meningkat jabatan seorang manajer maka akan meningkat pula aktifitas informasi dan pembuatan keputusan yang ia lakukan dan semakin sedikit aktifitas teknis yang ia lakukan. Sementara itu kemampuan administratif kendati penting bagi seluruh tingkatan manajemen, namun pekerjaan administratif yang detil lebih banyak dilakukan pada tingkatan yang lebih rendah. Demikian juga meski aktifitas interpersonal penting bagi semua tingkatan manajerial, namun pada tingkatan yang lebih tinggi akan lebih banyak melakukannya dengan pihak di luar organisasi, sementara pada tingkatan yang rendah akan lebih banyak melakukannya dengan karyawan di dalam organisasi (intern organisasi).
3. Variasi Organisasional. Jenis pekerjaan/operasional serta Ukuran organisasi juga akan mempengaruhi jenis aktifitas manajernya. Organisasi di bidang Jasa dan Organisasi di bidang Produksi jelas membutuhkan dan melakukan intensitas aktifitas manajerial yang berbeda pula. Ukuran organisasi juga menentukan aktifitas mana yang paling banyak dilakukan. Semakin besar organisasi berarti semakin terspesialisasi pula aktifitas-aktifitasnya, sementara manajer pada organisasi kecil harus memahami dan trampil pada semua aspek aktifitas organisasinya.

Fred Luthans dan teman-temannya melihat dari perspektf yang berbeda. Mereka meneliti aktifitas dari 450 manajer dan menemukan bahwa mereka terlibat dalam 4 aktifitas manajerial yakni :

1. Manajemen Tradisional : membuat keputusan, merencanakan dan mengendalikan.
2. Komunikasi : bertukar informasi rutin dan memproses pekerjaan tulis menulis
3. Manajemen Sumberdaya Manusia : Memotivasi, mendisiplinkan, menangani konflik, menyusun kepegawaian dan melatih,
4. Membangun jaringan: bersosialisasi, berinteraksi dengan individu-individu di luar organisasi

Selanjutnya mereka juga menyimpulkan ada penekanan aktifitas yang berbeda antara Manajer Sukses (yang peningkatan kariernya paling cepat) dengan Manajer Efektif (yang terbaik dalam melakukan pekerjaannya) dalam pengalokasian waktu untuk melaksanakan ke empat aktifitas tersebut yang diilustrasikan pada gambar di atas:

3. PERAN MANAJERIAL

Dari berbagai aktifitas yang telah disebutkan di atas, tampak nyata bahwa aktifitas Interaksional adalah aktifitas yang paling banyak dilakukan oleh manajer, karena dalam aktifitas tersebut manajer juga menjalankan berbagai peran-perannya. yakni 1). peran Antarpersonal (sebagai figur atasan yang mewakili organisasi; sebagai pemimpin dan sebagai penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, karena dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melakukan aktifitas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh organisasi, menyebarkan data dan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diperlukan dan yang dapat diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, karena dalam proses interaksi tersebut manajer mengumpulkan dan mengolah informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (misalnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan budget, negoisasi, penyusunan kontrak, dll).

Henry Mitzberg yang meneliti tentang apa yang sesungguhnya dilakukan oleh para eksekutif dalam pekerjaannya, menyimpulkan di dalam bukunya yang berjudul ”The Nature of Managerial Work” (1973) bahwa ada 10 peran berbeda yang saling berkaitan yang mereka lakukan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, sebagai berikut :

PERAN DISKRIPSI 

ANTAR PERSONAL

• Figur pimpinan (figurehead) Sebagai simbol pemimpin dari organisasi yang ia wakili (mis. Inspektur dalam upacara, dalam pengguntingan pita, dalam penandatangan kontrak dlsb)
• Pemimpin (leader) Yang bertanggungjawab mengarahkan dan memotivasi karyawan
• Penghubung (liason) Yang menjadi perantara atau menghubungkan karyawan dengan pimpinan yang lain atau dengan organisasi lain

INFORMASIONAL

• Pemantau (monitor) Bertindak sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal organisasi dan yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diperlukan dan yang dapat diberikan
• Penyebar (disseminator) menyebarkan data dan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas bawahannya
• Juru bicara (spokesman)Yang secara formal berhak untuk berbicara mewakili organisasi dan untuk meneruskan informasi pada pihak eksternal

Pengambilan Keputusan

• Kewirausahaan (Enterpreuner)Mencari peluang dari lingkungan dan dari dalam organisasinya, memprakarsai perubahan
• Penuntas Masalah (Disturbance handler) Yang bertanggungjawab mengambil tindakan penyelesaian manakala organisasi mengahadapi masalah tak terduga, melakukan penyesuaian terhadap perubahan lingkungan
• Pengalokasi Sumberdaya (Resource Allocator)Yang bertanggungjawab atas penentuan alokasi sumberdaya, termasuk budget
• Negoisator Yang bertanggungjawab mewakili organisasi dalam negoisasi-negoisasi dengan pihak luar

4. MANAJERIAL SKILLS DAN KINERJA

Dari pembahasan sudut pandang normatif, kita dapat mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang diharapkan dilakukan oleh seorang manajer. Sedang dari pembahasan sudut pandang deskriptif kita memperoleh pemahaman tentang aktifitas-aktifitas manajerial serta peran-peran organisasional apa saja yang senyatanya dilaksanakan. Dari sumbangan kedua sudut pandang tersebut kita dapat merumuskan manajerial skills apa saja yang diperlukan untuk mencapai kinerja organisasi yang diinginkan.

1. Kemampuan berinteraksi. Termasuk di dalamnya kemampuan berinteraksi secara interpersonal, ketrampilan berkomunikasi secara efektif, kemampuan memimpin, kemampuan memotivasi karyawan, kemampuan mengelola konflik. Kemampuan menciptakan dan mengelola jaringan kontak personal dengan orang-orang di luar organisasi, dll.
2. Kemampuan Konseptual, termasuk di dalamnya kemampuan menganalisis, membuat keputusan, membagi dan mengalokasikan sumberdaya, kemampuan organisasional, dll Ketrampilan ini sangat dibutuhkan karena manajer bertanggung-jawab atas kelangsungan hidup organisasi dan karenanya harus mampu mengelola dan menganalis informasi dari dalam dan luar yang diperlukan bagi operasi organisasi.
3. Kemampuan Administratif. Termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk membuat, mengembangkan dan mematuhi rencana, kebijakan, dan prosedur kerja secara efektif, memproses pekerjaan-pekerjaan administratif secara benar dan tepat waktu, mengelola pengeluaran organisasi sesuai anggaran. Kemampuan admnistratif akan semakin baik apabila ditunjang dengan kemampuan interpersonal dan kemampuan konseptual.
4. Kemampuan Teknis, termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk menerapkan pengetahuan, alat, pengalaman dan teknik dari disiplin ilmu tertentu (misalnya : teknologi, akunting, hukum, pemasaran, psikologi, farmasi, dll) untuk mengatasi masalah-masalah teknis yang timbul. Bagi manajer kemampuan ini minimal dibutuhkan agar dapat melakukan supervisi secara baik.

Dari ke-4 kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang manajer, kemampuan apakah yang paling dibutuhkan dan perlu ditingkatkan untuk memperoleh kinerja terbaik? Mengenali pentingnya mengelola manusia (disebut sebagai apapun : kepemimpinan, manajemen SDM, Komunikasi, Pembentukan jaringan) dalam sebuah organisasi adalah hal yang mutlak, oleh karenanya mengembangkan kemampuan interpersonal adalah sangat penting jika ingin berhasil dan sukses.

KESIMPULAN :

Dari sudut pandang normatif kita memperoleh fungsi-fungsi manajemen yang diharapkan dilakukan oleh seorang manajer untuk meningkatkan kinerja organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah : Perencanaan; Pengorganisasian, Koordinasi (motivasi, kepemimpinan, komunikasi), dan Pengendalian. Secara teoriktik pandangan ini memberikan dasar pada kita tentang apa yang harus dilakukan oleh manajemen untuk meningkatkan kinerja. Namun karena masing-masing fungsi tersebut tidak berdiri sendiri sebagai suatu fase yang berkelanjutan, maka tidaklah mudah untuk mengidentifikasikan bagaimana fungsi tersebut dilaksanakan.

Sudut pandang Deskriptif mengajak kita melihat bagaimana aktifitas-aktifitas yang sesungguhnya dilakukan manajer sehari-hari dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Dari sudut pandang ini kita empat aktifitas yang dilakukan oleh manajer, yakni : aktifitas personal, aktifitas interaksional, aktifitas administratif dan aktifitas teknis. Keempat aktifitas tersebut dihasilkan oleh aktifitas mental berfikir secara abstrak yang disebut aktifitas konseptual (yang tidak kasat mata). Oleh karenanya untuk meningkatkan efektifitas manajemen maka manajer perlu memiliki dan meningkatkan kemampuan interaksional, konseptual, administratif dan teknis.

Memelajari manajemen dengan memadukan kedua sudut pandang tersebut akan memberikan perspektif yang lebih dalam. Sudut pandang normatif menyumbangkan landasan teoritik tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh manajer dalam melaksanakan tugasnya, sedang sudut pandang deskriptif menyumbangkan pengetahuan tentang kemampuan-kemampuan/skills yang diperlukan dikembangkan untuk menjalankannya peran dan fungsinya tersebut secara maksimal. Buku ini selanjutnya akan mengacu pada kedua pendekatan tersebut.