FUNGSI ORGANISASI DAN PENDEKATAN STRUKTUR MENURUT AHLI

A. PENDEKATAN STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI

Teori pertama yang memiliki keterkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalkan oleh Max Weber, seorang teoritisi terkenal sepanjang zaman. la mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan. Intl dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan legitimasi. Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain. la juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas), yaitu otoritas tradisional, otoritas birokratik (rasional-legal) dan otoritas karismatik. Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagai sesuatu yang sudah pastas atau sudah benar menurut ukuran tradisi. Sedangkan kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasaan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi. Dan kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang. Selain itu, Weber juga mengemukakan pandangannya mengenai enam prinsip birokrasi yang terdiri dari:

1. birokrasi didasarkan pads aturan-aturan yang memungkinkan diselesaikannya suave persoalan;
2. birokrasi mengenai pembagian secara sistematis terhadap tenaga kerja. Setiap tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefinisikan secara jelas;
3. esensi dari birokrasi adalah adanya penjenjangan (hierarki);
4. pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka;
5. birokrasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan sumber­sumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya;
6. birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi.

Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah teori sistem. Salah satu teoritisinya adalah Chester Barnard yang merupakan Presiders dari Bell Telephone Company di New Jersey, Amerika Serikat. Barnard mengungkapkan sebuah tesis, bahwa organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerja sama antar manusia, dan bahwa kerja sama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi. Selain itu, kita juga dapat menyimak karya Daniel Katz dan Robert Kahn yang mengatakan bahwa sebagai suatu sistem sosial, organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap dalam keadaan terkendali. Dengan perkataan lain, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskannya menomor-duakan kebutuhan individu-individu.

B. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIAWI (HUMAN RELATIONS)

Dalam banyak hal, pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia dipandang sebagai variabel dalam suatu pengertian yang lebih luas. Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengalahkan perkembangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang-ulang. Atau dalam bahasa Agrys, ketika kompetensi teknis tinggi, maka kompetensi antarpribadi dikurangi. Oleh karena itu, munculnya pendekatan human relations ini merupakan kritik terhadap perspektif struktural fungsional.

Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan human relations, yaitu: 

• produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan faktor psikologis; 
• seluruh imbalan yang bersifat non-ekonomis, sangat penting dalam mernotivasi para karyawan; 
• karyawan biasanya memberikan reaksi terhadap suatu persoalan, lebih sebagai anggota kelompok daripada individu; 
• kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dan mencakup aspek-aspek formal dan informal; 
• penganut aliran human relations menganggap komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan. 

Teori mengenai human relations lebih terperinci, dikemukakan oleh Rensis Likert dan dikenal dengan Hama Empat Sistem Likert, yaitu sistem exploitative authoritative; sistem benevolent-authoritative; sistem consultative dan sistem participative management.

Sistem yang pertama, exploitative authoritative, pimpinan menggunakan kekuasaan dengan Langan besi. Keputusan yang dibuat oleh pimpinan tidak memanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari para bawahannya. Sedangkan sistem kedua, benevolent authoritative, hampir sama dengan sistem yang pertama. Perbedaannya, pada sistem yang kedua, pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para karyawan. Pada sistem yang ketiga, consultative, pimpinan masih memegang kendali, namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawah. Dan sistem yang keempat, participative management, mernberi kesempatan kepada para karyawan untuk berpartisipasi penuh dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini mengarahkan para bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi bekerja yang lebih baik.

C. PENDEKATAN KOMUNIKASI SEBAGAI SUATU PROSES PENGORGANISASIAN

Salah satu gagasan paling penting dalam referensi tentang komunikasi organisasi adalah, bahwa komunikasi bukan semata-mata sesuatu yang dilakukan oleh para anggota organisasi, bukan pula merupakan alai untuk menyelesaikan suatu persoalan. Namun, komunikasi itu sendiri lebih dipandang sebagai suatu proses pengorganisasian. Dalam bahasan ini, kita akan menyimak dua teori yang dikemukakan oleh Carl Weick dan Marshall Scott Poole mengenai teori pengorganisasian, Berta teori strukturasi dalam organisasi yang merupakan basil pemikiran Robert D. McPhee.

Teori pengorganisasian memandang organisasi bukan sebagai struktur atau kesatuan, tetapi suatu aktivitas. Oleh karena itu, lebih sesuai untuk disebut sebagai 'pengorganisasian' dari organisasi, sebab organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terus­menerus dilaksanakan. Jadi ketika sekelompok orang melakukan apa yang mereka lakukan, dalam arti aktivitas mereka menciptakan organisasi, maka pengorganisasian dilakukan secara berkesinambungan.

Esensi dari setiap organisasi adalah bahwa orang bertindak atau beraksi dalam suatu Cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait. Dalam deskripsi yang konkret, perilaku seseorang bergantung pada perilaku orang lain. Ukuran dasar dari perilaku yang saling terkait tersebut adalah, bahwa komunikasi inernainkan peran di antara orang-orang dalam organisasi. Jadi aktivitas pengorganisasian terdiri dari interaksi ganda', yaitu suatu tindakan yang diikuti oleh suatu respons dan kemudian tindakan penyesuaian oleh orang pertama. Contoh: seorang pimpinan meminta sekretarisnya untuk melakukan sesuatu (aksi). Ka rena belum paham, sekretaris meminta penjelasan kepada pimpinann~a (interaksi), dan pimpinan tersebut menjelaskan kembali perintahnya tersebut (interaksi ganda). Weick sangat meyakini bahwa seluruh aktivitas pengorganisasian adalah interaksi ganda, karena dari aktivitas seperti yang dicontohkan di atas, suatu organisasi dibangun.

Pemikiran strukturasi dalam organisasi yang dikemukakan Poole dan McPhee, dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu. Komunikasi tersebut terjadi dalam tiga tempat atau pusat-ousat dari strukturasi, yaitu konsepsi, implementasi dan penerimaan (reception). Pertania adalah tempat dari `konsepsi' yang meliputi seluruh bagian dari kehidupan organisasi di many orang-orang membuat berbagai keputusan dan pilihan. Contoh: ketika sebuah panitia yang dibentuk oleh pimpinan universitas memutuskan untuk mendirikan sebuah jurusan baru di lingkungan universitas tersebut, maka alur komunikasi selanjutnya dalam fakultas tersebut akan 'distrukturkan' oleh keputusan yang telah dibuat tersebut.

Tempat yang kedua dari strukturasi organisasi adalah 'implementasi', yaitu kodifikasi formal dan pemberitahuan mengenai berbagai keputusan dan pilihan. Contoh: sekali keputusan telah diambil untuk mendirikan jurusan baru, maka pimpinan universitas akan mengeluarkan memorandum resmi kepada fakultas yang memberitahukan adanya perubahan. Pemberitahuan resmi itu sendiri akan berguna untuk mempertegas struktur organisasi tersebut di masa mendatang.

Strukturasi yang ketiga terjadi di tempat penerimaan (reception), yaitu ketika para anggota kelompok bertindak dengan menyesuaikan diri kepada keputusan-keputusan organisasi. Dalam uraian yang lebih konkret, setelah diambil keputusan untuk mendirikan jurusan baru, maka akan diangkat seorang ketua jurusan dan karenanya alur komunikasi dalam fakultas akan mengalami perubahan.

Meskipun setiap orang dalam suatu organisasi dapat berpartisipasi pada setiap atau keseluruhan dari ketiga tempat tersebut, namun strukturasi cenderung untuk dikhususkan. Artinya, manajemen tingkat tinggi biasanya terlibat dalam komunikasi konseptual, personal staf melaksanakan pekerjaan implementasi dan karyawan pada umumnya berpartisipasi dalam penerimaan atau reception.

D. PENDEKATAN ORGANISASI SEBAGAI KULTUR

Ketiga pendekatan yang telah diuraikan di atas, memandang organisasi sebagai struktur togas, dalam arti bahwa organisasi selalu berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan. Pada bahasan terakhir kita akan melihat suatu pandangan yang agak berbeda, yaitu organisasi sebagai kultur, dalam arti bahwa organisasi jugs merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya. Secara khusus kita akan mempelajari teori kultur organisasi sebagai suatu penampilan (performance) sebagaimana dikemukakan oleh Michael Pacanowsky dan Nick O'Donnell-Trujillo. Menurut Pacanowsky dan Trujillo, ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu ritual, hasrat (passion), sosialitas, politik organisasi dan enkulturasi.

Ritual merupakan suatu penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktivitas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin. Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting, karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan.