DEFENISI PERPUSTAKAAN KHUSUS

Mengenal Fungsi dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus

1. PERPUSTAKAAN KHUSUS

Dalam makalah ini, akan dibahas mengenai pengertian perpustakaan khusus, tugas dan fungsinya serta tata kerja rutin pengelola perpustakaan.

1.1 Pengertian Perpustakaan Khusus

Karakteristik yang membedakan jenis perpustakaan yang ada, yaitu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus adalah pada jenis layanan dan jenis koleksinya. Karena perpustakaan khusus biasanya menjadi bagian dari suatu lembaga, maka jenis layanan pada perpustakaan jenis ini lebih ditekankan pada layanan yang menunjang lembaga yang membawahinya. Demikian pula dengan jenis koleksinya, perpustakaan sebaiknya memenuhi kebutuhan informasi staf dan lembaganya untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. 

1.2 Tugas dan Fungsi

Tugas perpustakaan khusus adalah menunjang pelaksanaan program lembaga berdasarkan visi dan misi lembaga induk. Untuk tugas tersebut, pengelola perlu memonitor perkembangan kantor, memenuhi kebutuhan lembaga akan informasi, dengan menyediakan akses baik ke pangkalan data local maupun internasional. 

Fungsi perpustakaan khusus tidak jauh berbeda dengan jenis perpustakaan lain, yaitu sebagai tempat sirkulasi informasi, pendidikan, pelestarian ilmu pengetahuan dan budaya, pusat dokumentasi dan rekreasi.

2 PEKERJAAN DI PERPUSTAKAAN 

Tugas rutin pekerjaan pengelola perpustakaan dibedakan dalam 3 urutan, dimulai dari pengadaan, pengolahan hingga pelayanan. Dalam makalah ini pembahasan lebih ditekankan pada kegiatan pengadaan dan pengolahan.

2.1 Pengadaan

Dalam pengadaan koleksi, kegiatan dimulai dari seleksi bahan pustaka, pemesanan atau pembelian langsung dan penerimaan koleksi. Sebelum semua kegiatan ini dilakukan, perpustakaan perlu mengadakan survei tentang kekuatan koleksi dan survei mengenai kebutuhan pengguna perpustakaan. Kepala perpustakaan adalah penanggung jawab kegiatan seleksi pustaka. 

2.1.1 Dasar-dasar Pengadaan

Kesalahan dalam membeli bahan pustaka menyebabkan pemborosan dana, waktu dan tenaga. Koleksi tidak akan dibaca dan memenuhi rak buku. Oleh sebab itu, seleksi perlu dilakukan oleh sebuah tim khusus, yang terdiri atas staf senior dari berbagai bagian yang mempunyai wawasan luas tentang kegiatan organisasinya. Mereka dipilih dan diangkat paling tidak untuk masa kerja 2 atau 3 tahun. Tim seleksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menilai, memilih dan memberi masukan mengenai pustaka yang akan menjadi koleksi pustaka atau yang akan dikeluarkan (disiangi) dari koleksi perpustakaan.

Pemilihan bahan pustaka dilakukan melalui sarana khusus, seperti katalog penerbit, bibliografi subjek khusus, resensi buku, CD-ROM, internet atau masukan dari pengguna. Untuk mencocokkan data bibliografi atau verifikasi, dapat digunakan katalog penerbit terbaru, atau bibliografi nasional maupun internasional. Bentuk bahan pustaka itu sendiri berbentuk tercetak dan tidak tercetak. Bahan tercetak dapat berupa buku (monograf), buku untuk memperkaya wawasan dan buku rujukan (referens), dan bahan bukan buku, seperti terbitan berkala (jurnal/majalah, surat kabar), peta, brosur/ pamflet, dan sebagainya. Bahan tidak tercetak yang umumnya, seperti koleksi CD (compact disc), video, bentuk mikro, perlu dikoleksi. 

Pengadaan koleksi diperoleh dari pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan atau menerbitkan sendiri.

1. Pembelian

Pembelian bahan pustaka dilakukan berdasarkan hasil seleksi yang telah dilakukan oleh Tim seleksi. Cara pembelian adalah melalui penerbit, took buku langsung, pemesanan melalui agen, atau pemesanan secara tetap (standing order). Untuk terbitan berkala dipertimbangkan harga langganannya. Apabila harga langganannya terlalu mahal dan tidak ada jurnal alternatifnya, sedangkan peminatnya banyak, maka jurnal tersebut wajib dilanggan.

2. Tukar menukar

Cara pengadaan ini dilakukan dengan cara aktif menghubungi lembaga lain, untuk menukarkan bahan pustaka yang tidak dijadikan koleksi dengan bahan pustaka dari lembaga yang dihubungi. Bahan pustaka tersebut harus sesuai dengan kebutuhan lembaga induk. 

3. Hadiah

Perpustakaan dapat menambah koleksi melalui penerimaan hadiah dari lembaga lain atau perorangan, dengan syarat bahwa sebaiknya hadiah disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Hadiah yang tidak sesuai dapat digunakan sebagai bahan pertukaran koleksi atau disumbangkan bagi yang memerlukan. Baik hadiah yang berasal dari pemberian maupun dari permintaan perpustakaan sendiri, pengelola sebaiknya mengirimkan ucapan terimakasih.

4. Titipan

Biasanya, koleksi yang dititipkan di perpustakaan adalah milik orang-orang yang tidak tahu lagi, tidak menginginkan lagi menyimpan koleksinya atau memang ingin agar masyarakat dapat mengakses koleksinya dengan lebih mudah. Umumnya, mereka adalah orang-orang yang pernah dekat pada lembaga terkait, sehingga menaruh kepercayaan untuk menyimpankan buku-bukunya.

5. Menerbitkan sendiri

Perpustakaan atau bahkan lembaga induk dapat menerbitkan buku, misalnya buku berisi informasi tentang lembaga, tentang produk atau jasa yang dihasilkan, dan lain sebagainya. 

2.1.2 Pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi perlu dilakukan secara periodic dengan melakukan evaluasi. Dari hasil evaluasi, petugas perpustakaan dapat mengetahui keadaan nyata koleksi perpustakaan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hasil tersebut juga digunakan sebagai alat kontrol dari kebijakan pengembangan koleksi, dan menentukan kebijakan perawatan koleksi perpustakaan. Tujuan lain adalah untuk menghemat tempat dan memberi tempat untuk koleksi yang mutakhir dan menjadikan koleksi pustaka lebih akurat, relevan , mutakhir dan lebih menarik.

Evaluasi dapat dilakukan dengan inventarisasi (stock opname). Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui keadaan koleksi ditinjau dari segi kuantitas dan segi pemanfaatan koleksi serta segi kondisi fisik pustaka. Kegiatan ini dapat dilakukan setahun sekali atau dua tahun sekali, dengan mengerahkan seluruh staf perpustakaan yang disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Memeriksa pustaka yang masih tercatat sesuai dengan katalog perpustakaan, biasanya disebut dengan istilah shelflist. Mencatat apakah masih ada di rak, dipinjam atau hilang. 

Kegiatan yang sering terlupakan adalah pemeliharaan koleksi. Pada kenyataannya, banyak perpustakaan (tentu saja tidak semua) yang tidak melakukannya. Hal ini bisa dimaklumi sebab pekerjaan ini tidak rutin dilakukan, hanya pada waktu-waktu tertentu, jadi seringkali terlupakan. Kegiatan pemeliharaan koleksi meliputi : 

a. Reproduksi

Koleksi yang tergolong langka (baik koleksi yang sulit dan jarang ditemukan; koleksi yang berharga mahal; koleksi yang sering digunakan) sebaiknya dilestarikan dengan memproduksi ulang. Caranya: fotokopi; membuatnya dalam bentuk mikro; membuat duplikasi dari pustaka bukan buku.

b. Penyiangan (weeding)

Kegiatan ini merupakan proses berkesinambungan dan dilakukan secara teratur untuk mengeluarkan pustaka dari jajaran koleksi. Penyiangan dilakukan terhadap pustaka dalam berbagai format yang dianggap: 1) Nilai atau kandungan informasinya sudah kadaluwarsa, tidak sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang mutakhir; 2) Pustaka yang isinya sudah tidak lengkap, sudah dalam keadaan rusak berat dan tidak mungkin diperbaiki kembali; 3) Sudah ada edisi baru yang lebih lengkap dan mutakhir informasinya; 4) Pustaka sudah tidak pernah dipinjam lebih dari 5 tahun sejak pertama berada di perpustakaan dan jumlahnya terlalu banyak; 5) Pustaka yang disensor. 

c. Penjilidan

Penjilidan ulang dilakukan terhadap koleksi yang sampulnya rusak; koleksi yang terlalu tipis; koleksi yang jilidannya lepas; atau sekumpulan majalah lepas.

d. Laminasi

Pustaka yang mempunyai sampul yang rapuh dan mudah koyak, atau sampul kain yang mudah dihinggapi hewan-hewan kecil seperti rayap, sebaiknya diberi pelindung plastik. Sebelumnya dapat dilakukan penyemprotan dengan bahan kimia (coating).

Selain melakukan tindakan pemeliharaan, perpustakaan perlu mengetahui faktor-faktor perusak pustaka, sehingga dapat mengambil tindakan pencegahan dan jika terlanjur terjadi, mudah mengatasinya. Faktor tersebut adalah : 

faktor fisik : perlakuan kurang tepat oleh manusia, debu dan kotoran dan cahaya matahari yang langsung mengenai pustaka, bencana alam (banjir, kebakaran). 

faktor kimiawi atau iklim : kelembaban udara tinggi, suhu udara yang fluktuatif,reaksi kimia yang terjadikarena proses oksidasi dan hidrolisa materi pustaka, dan pencemaran udara. 

faktor hayati : jamur (cendawan), serangga (kecoak danngengat), dan hewan pengerat terutama tikus. Untuk mengatasi ini, bisa dilakukan fumigasi, yaitu mengasapi bahan pustaka agar jamur tidak tumbuh, binatang dan renik perusak lainnya mati. 

Tindakan pencegahan yang minimum dapat dilakukan adalah mengatur suhu ruangan. Suhu ruangan yang ideal untuk mencegah kerusakan bahan pustaka adalah 20ºC – 24ºC, dengan kelembaban 45% - 60% RH (relatif humidity). Untuk memperoleh suhu ini diperlukan ‘air conditioning’ (AC) pada ruang perpustakaan. Selain itu perlu dipasang ‘thermohygrometer’ untuk mengukur kelembaban udara. Untuk menjaga kestabilan suhu ruangan, pemasangan AC sebaiknya selama 24 jam. Turun naiknya suhu udara akan mempengaruhi turun naiknya kelembaban ruangan, dan hal ini akan mempercepat kerusakan bahan pustaka.

Untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dan kerusakan bahan pustaka diperlukan : Locker, meja pendaftaran pengunjung yang diawasi atau dijaga oleh seorang staf perpustakaan (secara bergiliran), cermin kontrol untuk mengawasi tingkah laku dan kegiatan pengguna di perpustakaan atau pintu ‘turnstyle’ untuk mengatur arus keluar masuk pengguna perpustakaan.

2.1.3 Tata kerja pengadaan

Pekerjaan rutin dalam kegiatan pengadaan koleksi dimulai dari penyeleksian, pemesanan, penerimaan hingga inventarisasi.

a) Menyeleksi daftar pustaka dari berbagai sumber dan sarana pemilihan, katalog penerbit, toko buku, tinjauan buku, rekan kerja di lingkungan internal, masyarakat umum yang menjadi pelanggan, dan sebagainya.

• Menyeleksi buku yang berasal dari hadiah atau tukar-menukar. Jika subjek tidak sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, sebaiknya buku di hibahkan kepada perpustakaan lembaga lain.
• Mengecek daftar tersebut apakah sudah dimiliki perpustakaan, sekaligus mengecek bibliografi atau verikasi dan disesuaikan dengan dana yang tersedia. Pengecekan dilakukan pada daftar desidarata, katalog, daftar pesan dan daftar bibliografi.

b) Pemesanan

• Jika membeli melalui agen, ketik daftar pesanan 2 rangkap (satu untuk disimpan dalam jajaran katalog, satu sebagai daftar desiderata, dan satu untuk dikirim ke agen). 
• Jika membeli melalui toko buku online, umumnya catatan hasil pesanan yang dilengkapi dengan harga buku dan biaya pengiriman akan dikonfirmasi oleh took buku tersebut tidak lama setelah transaksi dilakukan.

c) Penerimaan

• Setelah buku datang, periksa faktur (invoice) dengan daftar pesanan. Jika cocok, keluarkan kartu pesan dan sisipkan ke dalam buku. Jika tidak cocok karena tidak pesan atau karena buku cacat, kembalikan buku ke agen untuk ditukar.
• Menyusun kartu pesan ke dalam jajaran daftar ‘buku dalam proses’.

d) Inventarisasi

• Menginventarisasi buku ke dalam buku induk. Buku induk berisi informasi tentang nomor induk (nomor ditulis juga pada buku), tanggal pencatatan, data buku yaitu nama penulis, judul buku, edisi dan tahun terbit, penerbit, harga buku jika hasil pembelian dan sumber buku jika hasil hadiah atau tukar menukar, dan keterangan.
• Bubuhi cap perpustakaan dan cap registrasi. 

2.2 Pengolahan 

Setelah bahan pustaka diterima dari bagian pengadaan, bahan pustaka mulai diolah. Kegiatan ini perlu dilakukan secara cermat, mulai dari mencatat data bibliografi, menganalisis subjek, menentukan nomor kelas dan titik akses (point access), pembuatan perlengkapan fisik pustaka seperti label, sampul plastik, kartu dan kantong buku. Setelah bahan pustaka siap, pengelola menyusunnya di rak, demikian pula dengan kartu katalognya yang disusun di lemari katalog, hingga pengawasan dan evaluasi koleksi. Pengolahan yang baik akan memudahkan sistem temu kembali (retrieval system) dokumen secara cepat dan tepat.

2.2.1 Dasar-dasar Pengolahan 

Dalam pembuatan katalog deskriptif yaitu kegiatan mencantumkan semua informasi mengenai buku, mulai dari judul buku, penulis, penerbitan, edisi, sampai deskripsi fisik digunakan AACR2. Kegiatan pengindeksan subjek adalah penentuan tajuk untuk setiap koleksi, sementara itu penulisan tajuk entri adalah kegiatan yang penting karena menentukan kemudahan akses pada suatu dokumen, di sini digunakan DDC. Tahap terakhir pengolahan adalah memasukkan dan mencetak data dalam kartu katalog, serta mencetak daftar pengerakan (shelflist) untuk kepentingan stock opname. Pada pokoknya, pedoman yang digunakan adalah :

1. Anglo-American Rules 2nd ed. (AACR2) untuk membuat deskripsi bibliografi, atau Peraturan Katalogisasi Indonesia, edisi 4 (Perpustakaan Nasional, 1994)
2. Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan, edisi 4 (Perpustakaan Nasional,1994) untuk menentukan tajuk subjek pustaka
3. Dewey Decimal Classification (DDC) 21st ed. untuk menentukan nomor panggil pustaka
4. Dasar-dasar analisis untuk pengindeksan subjek dokumen. Disadur dari karya A.G. Brown “An Introduction to subject indexing section 2: subject analysis” (London, 1982)

2.2.2 Tata Kerja Pengolahan 

Tata kerja rutin pengolahan dimulai dari pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek, melengkapi fisik buku hingga penyusunannya di rak. 

a) Menerima buku atau bahan pustaka lain dari Bagian Pengadaan disertai lembar kerja dan daftar pengiriman.

b) Pengatalogan

• Catat data buku ke dalam lembar kerja. Keterangan yang perlu dicatat adalah keterangan seperti yang dicatat dalam buku induk, ditambah deskripsi fisik buku dan catatan eksemplar. Sisipkan lembar kerja pada buku.
• Membuat deskripsi bibliografi (gunakan AACR2), menentukan tajuk subjek (gunakan Daftar Tajuk Subjek), pemberian notasi kelas (gunakan DDC).
• Setelah lembar kerja dicek, masukkan data ke dalam komputer dan cetak kartu katalog.
• Keluarkan kartu pesan dari jajaran ‘buku dalam proses’, sisipkan ke dalam buku.

c) Melengkapi fisik buku

• Lengkapi buku dengan perlengkapan fisik, yaitu sampul plastik jika perlu dan label nomor panggil.
• Untuk keperluan layanan sirkulasi, lengkapi buku dengan kartu dan kantong buku, serta lembaran atau slip tanggal kembali. 

d) Penyusunan

• Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (kegiatan ini disebut shelving). Ada 2 cara menyusun koleksi, yaitu penempatan relatif (berdasarkan nomor kelas/subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor urutan pada rak). Susunan bisa terpisah-pisah berdasarkan ukuran buku, dan kegunaan buku (misalnya buku rujukan, buku biasa, dll). Untuk koleksi audiovisual sebaiknya disimpan dalam ruangan ber-AC. 
• Susun kartu katalog di laci katalog berdasarkan jajaran entri judul buku berabjad, pengarang berabjad, subjek berabjad dan nomor klasifikasi. Kemudian, susun kartu shelflist, yaitu katalog khusus untuk digunakan dalam stock opname.

2.2.3 Prosedur Pengolahan Majalah dan Surat Kabar

Perbedaannya dengan pengolahan buku, majalah dan surat kabar tidak perlu mengalami proses pengkatalogan dan perlengkapan fisik sepertipada buku atau pustaka lain.

• Kirim pesanan berlangganan pada agen sesuai kebijakan perpustakaan, dapat berlangganan beberapa bulan, setahun atau bahkan lebih. Jika waktu langganan selesai, dapat diperpanjang.
• Jika majalah dan surat kabar datang, periksa fisik dan alamat tujuan. Jika cocok, catat pada lembaran kardeks, jika tidak, kembalikan / klaim ke agen. Kardeks berisi keterangan tentang judul majalah/surat kabar, alamat penerbit, frekuensi terbit, volume serta nomor dan catatan tentang penerimaan selama satu tahun.
• Bubuhi cap perpustakaan dan cap tanggal penerimaan.
• Jika ada nomor yang belum diterima, kirim surat tagihan pada agen.
• Susun majalah dan surat kabar pada rak display berdasarkan alfabetis judul majalah atau surat kabar.
• Simpan edisi lama dalam box bersama edisi sebelumnya yang diletakkan di rak yang berbeda. Biasanya,majalah yang dianggap penting dijilid dalam jumlah edisi tertentu

2.3 Layanan

Sistem layanan dibedakan 2 jenis, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup. Layanan terbuka mempersilakan pengguna memilih sendiri pustaka yang diminati dari rak buku atau pustaka lainnya, sedangkan layanan tertutup tidak mengizinkan pengguna langsung ke rak. Dalam bagian ini, pembahasan layanan akan dibatasi.

2.3.1 Dasar-dasar Layanan Pengguna

Layanan merupakan tugas penting, karena bagian inilah yang memegang peranan dalam menyampaikan informasi kepada pengguna. Pengguna adalah seluruh karyawan serta orang luar yang diberi izin untuk memperoleh layanan.

Salah satu unsur penting dalam layanan adalah petugas. Ia diberi wewenang untuk melayani pengguna sehingga diharapkan memiliki persyaratan sebagai berikut, yang tercantum pula dalam kode etik pustakawan : 

1. Sikap ramah dan sabar 
2. Pengetahuan yang luas terutama yang relevan dengan lembaga tempat bekerja, seperti visi dan misi lembaga, kegiatan setiap bagian di dalam lembaga. Petugas juga perlu mengikuti setiap pertemuan yang berkaitan dengan kegiatan lembaga, berdiskusi dengan karyawan lainnya serta mengikuti perkembangan profesinya, yaitu perpustakaan dan informasi. 
3. Keterampilan dan keahlian dalam menggunakan bahan-bahan yang tersedia, termasuk mengakses bahan elektronik. 
4. Ketelitian 

2.3.2 Jenis Layanan Pengguna

Jenis layanan di perpustakaan khusus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Karena sifat pengguna yang homogen, kebutuhan informasinya kurang lebih sama, sehingga petugas perpustakaan dapat dengan lebih mudah memenuhi kebutuhan pengguna. Layanan yang disebutkan di sini, adalah layanan minimal atau layanan dasar perpustakaan, jenis layanan lainnya sangat tergantung pada lembaga induk masing-masing : 

• Ruang baca. Suasana yang tenang dan nyaman perlu diupayakan agar pengguna dapat membaca dengan tenang. 
• Sirkulasi. Layanan yang menyangkut peminjaman dan pengembalian buku/bahan pustaka.
• Layanan rujukan, menyediakan buku-buku rujukan (referens) seperti kamus, ensiklopedi, direktori, buku tahunan, sumber ilmu bumi, sumber riwayat hidup, bibliografi, indeks dan abstrak, dan melayani menjawab pertanyaan yang diajukan.
• Pendidikan Pemakai. Perpustakaan perlu dan wajib memberikan layanan orientasi dan pendidikan pemakai kepada staf baru, agar mampu memanfaatkan perpustakaan guna mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan mereka. Kegiatan diadakan secara rutin bergantung kepada masa penerimaan pegawai baru. Kepala perpustakaan bertugas menjelaskan secara umum kegiatan dan layanan di perpustakaan, bagaimana menggunakan katalog perpustakaan/OPAC, susunan pustaka di rak, dan peraturan perpustakaan yang harus ditaati.

3. Promosi Perpustakaan

Meskipun perpustakaan di sebuah lembaga memiliki pengguna yang sudah pasti, yaitu staf lembaga tersebut, belum tentu mereka memanfaatkannya, baik dalam hal jumlah maupun tingkat pemakaiannya. Untuk mengetahuinya diperlukan survei khusus. Bagaimanapun juga, perpustakaan perlu dipromosikan. 

Hakikat tujuan promosi adalah membina dan mengembangkan kepercayaan pengguna kepada perpustakaan. Dengan rasa percaya, pengguna bukan saja mengenal perpustakaan dengan baik, tetapi mencintai perpustakaan, sehingga mereka akan memanfaatkannya secara optimal dan bahkan menjaganya.

Promosi merupakan salah satu unsur dari pemasaran yaitu product, price, place, promotion dan processing. Unsur pertama di perpustakaan adalah berupa jasa, khususnya layanan informasi. Perpustakaan harus dapat menentukan seperti apa layanan informasi yang dibutuhkan staf lembaga terkait. Untuk melakukan layanan tersebut, perlu diperhitungkan pula biaya yang diperlukan dan juga harga informasi tersebut, yang umumnya hasil darikemas ulang. Place, atau tempat pemasaran dilakukan adalah perpustakaan itu sendiri, mulai dari lokasi, gedung, perabotan hingga staf perpustakaan. Lokasi yang strategis, rambu-rambu di dalam gedung dan performa perpustakaan yang baik menentukan keberhasilan promosi. Promosi adalah mengkomunikasikan keberadaan perpustakaan. Unsur terakhir adalah processing, yaitu pengolahan dan penyajian data. Statistik di perpustakaan setidaknya mencakup jumlah pengguna setiap harinya, jumlah peminjaman, data koleksi (jumlah, jenis dan data per subjek, jumlah buku rusak dan hilang), inventaris dan data tentang kebutuhan staf akan informasi (dapat diligat dari jumlah dan jenis pertanyaan referensi). Pencatatan statistik yang baik akan sangat membantu pimpinan dalam menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan.

Agar tujuan promosi tercapai, perpustakaan sebaiknya melakukan ke-lima unsur pemasaran tersebut yang merupakan satu kesatuan. Promosi dapat dilakukan dengan cara :

1. menerbitkan informasi tentang perpustakaan : accession list (daftar tambahan pustaka), bulletin perpustakaan, brosur, indeks artikel, dan informasi lainnya
2. memajang buku atau pustaka non buku di ruang/rak pamer
3. mengadakan pendekatan proaktif ke pimpinan : untuk memperoleh kewenangan mengelola perpustakaan dan berkoordinasi dengan seluruh bagian dilembaga induk, serta mendapatkan fasilitas yang diperlukan untuk pengembangan perpustakaan secara keseluruhan
4. mengadakan pendekatan proaktif ke pengguna : untuk mengetahui kebutuhan informasi dan kepuasan pengguna

4. Pengembangan Perpustakaan

Pengembangan perpustakaan perlu dilakukan perpustakaan agar tidak tertinggal dengan dunia luar yang dinamis sekaligus menjaganya agar tetap sejalan dengan tujuan lembaga induk. Umumnya ada 3 aspek yang perlu dikembangkan dalam perpustakaan, yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sarana simpan dan temu kembali koleksi, dan pengembangan staf. Karena kegiatan pengembangan selalu memanfaatkan hasil penelitian, dengan demikian hal-hal yang perlu diteliti adalah :

1. Survei pengguna. Survei yang dilakukan adalah penelitian kebutuhan pengguna dan kepuasan pengguna terhadap perpustakaan.
2. Stock opname. Survei dilakukan untuk mengetahui kekuatan koleksi yang dimiliki, mulai dari mutu, harga dan tingkat keterpakaiannya, dan bagaimana cara menginformasikannya.
3. Penelitian perkembangan teknologi informasi. Survei dilakukan untuk mengetahui kemajuan teknologi, mulai dari spesifikasi, harga, kualitas hingga pemeliharaannya, agar perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi yang praktis dan sesuai dengan kebutuhan.
4. Penjajagan kerjasama dan jaringan dengan lembaga-lembaga yang terkait dengan lembaga induk. Hendaknya selalu disadari bahwa tidak ada satu pun perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan semua orang dengan hanya mengandalkan koleksi sendiri. Lembaga yang dimaksud adalah lembaga pemerintahan, lembaga LSM, penerbit dan toko buku, universitas, atau perpustakaan-perpustakaan lain seperti Perpustakaan Nasional.
5. Penelitian kinerja staf perpustakaan. Seluruh staf dibagian mana pun, tidak hanya pengelola perpustakaan, sebaiknya diteliti tingkat kinerjanya. Dengan demikian, setelah mereka mengetahui tingkat prestasi masing-masing, mereka dapat diarahkan untuk pengembangan selanjutnya. Staf yang memiliki kemauan untuk maju dan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik adalah asset perusahaan yang sangat berharga.

Daftar Pustaka;

• Sedijoprapto, Endang I. 2001. Perpustakaan khusus : keberadaannya dalam dalam institusi serta dasar-dasar pengelolaannya. Jakarta: CV. Maju Bersama. 
• Stueart, Robert D. dan Barbara B. Moran. 1987. Library management. 3rd ed. Littleton, Colorado.
• Wendell, Laura. 2001. Perpustakaan untuk kita semua! : cara memulai dan mengelola sebuah perpustakaan dasar. Jakarta: Coca-cola Foundation Indonesia.
• Wijayanti, Luki. 2000. Tata kerja perpustakaan. Makalah dipresentasikan pada Pendidikan Suspajarah TNI Angkatan 11 Bidang Dokumentasi dan Perpustakaan, Jakarta, Oktober-November.