Pengertian Public Relations

Pengertian Public Relations

Suksesnya suatu perusahaan tidak terlepas dari keterampilan seorang Public Relations yang selalu diberi kepercayaan untuk menjadi ujung tombak dari sukses atau tidaknya suatu perusahaan, ini pula yang membuat posisinya menjadi sangat penting dalam suatu perusahaan, dapat diketahui di instansi-instansi pemerintah, perusahaan swasta, badan organisasi baik besar maupun kecil. Di negara-negara berkembang khususnya, hubungan masyarakat sering dianggap sebagai elemen penerangan dan mekanisme penerangan, padahal sesungguhnya penerangan meliputi kegiatan penyampaian informasi yang menyeluruh, maka public relations menempatkan dirinya sebagai wakil dari suatu lembaga dalam hubungannya dengan masyarakat, hingga tekanan kegiatannya adalah penyebaran informasi dua arah atau secara timbal balik. 

Pengertian Public Relations adalah bahwa Public Relations merupakan gabungan dari dua buah kata yaitu “Public” dan “Relation” dan biasa disingkat PR. Istilah “Public” dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai ”Publik” yaitu sebagai salah satu kelompok dalam masyarakat yang sifatnya heterogen terdapat sekelompok organ yang sifatnya homogen, yang homogen inilah yang dapat di kategorikan sebagai “Publik”. “Public” secara universal yaitu : “sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”.

Kata “Relation” tanpa huruf “s” dibelakangnya diterjemahkan sebagai “hubungan” tetap kaitannya dengan Public Relations. “Relations” yang dimaksudkan dengan memasukkan huruf “s” dibelakangnya berarti menunjukkan sifat yang jamak dengan demikian “hubungan” disini adalah dalam arti yang jamak pula. Maka dengan demikian terjemahan “Relations” dengan huruf “s” adalah penting dalam rangka pengertian Public Relations dan ini lebih jauh termasuk di dalam prinsip yang menjadi dasar landasan dan ciri khas Public Relations.

Public Relations secara harfiah adalah gabungan dari dua kata :

Public : Diterjemahkan dalam bahasa Indonesia dengan kata “Publik” namun prinsip pengertiannya adalah yang telah dijelaskan sebelumnya.

Relations : Diterjemahkan dalam bahasa Indonesia adalah “hubungan” dalam arti menyangkut banyak hubungan maka dari asal katanya Public Relations dapat diartikan sebagai “hubungan antar publik” atau “hubungan-hubungan publik”.

Berikut beberapa definisi Public Relations:

a. Cutlip dan Center yang dikutip oleh Ruslan (1997 : 6), mendefinisikan:

“Public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengindentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman dan dukungan dari publiknya”.

b. Menurut Onong Uchjana Effendy, dalam bukunya Human Relations dan Public Relations menyatakan bahwa mengandung 2 unsur pengertian, yaitu:

“Public Relations dalam pengertian Methode of Communication, yang merupakan rangkaian atau sistem kegiatan (Order System of Action). Public Relations dalam pengertian State of Being, yang merupakan perwujudan kegiatan komunikasi tersebut sehingga melembaga, yang bisa berbentuk biro, bagian penjabar yang ditugaskan memimpinnya dinamakan Public Relations Officer (PRO). (Effendy, 1993:334)

Dari pengertian tersebut dapat diambil suatu tanggapan atau beberapa kesamaan pokok pikiran, yaitu :

• Public Relations merupakan suatu kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling pengertian, dan citra baik dari publiknya.
• Sasaran Public Relations adalah menciptakan opini publik atau disebut dengan persepsi positif atau citra yang menguntungkan semua pihak.
• Public Relations merupakan unsur yang sangat penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik dari organisasi atau perusahaan.
• Public Relations adalah usaha untuk mencapai hubungan yang harmonis antara suatu badan atau organisasi dan masyarakat melalui proses komunikasi timbal balik arah.
• Tujuan utama Public Relations adalah menciptakan dan memelihara saling pengertian yakni untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa di mengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan.

Meskipun banyak definisi Public Relations yang mengutamakan pembentukan goodwill (itikad baik), Mutual Understanding (saling pengertian), maupun favourable. Public Opinion (opini publik yang sesuai dengan yang diharapkan), Sukatendel menawarkan suatu definisi yang lebih menegaskan esensi Public Relations yaitu bahwa Public Relations adalah salah satu metode komunikasi yang menciptakan positif dari mitra orang atas dasar menghormati kepentingan bersama.

Proses Public Relations

Proses Public Relations menurut Scott M. Cutlip sebagai berikut :

1. Fact Finding, artinya pengumpulan data-data fakta.
2. Planning, artinya setelah data-data dikumpulkan, lalu disusun suatu perencanaan tentang apa saja kegiatan yang harus dilakukan.
3. Communication, artinya setelah rencana itu ditetapkan dengan matang, lalu petugas Public Relations melakukan operasional dengan tujuan melakukan komunikasi, mengadakan promosi, memperoleh penilaian yang baik dan dukungan masyarakat memperoleh itikad yang baik dan menghindari kemungkinan terjadinya hambatan-hambatan.

Fungsi Public Relations

Mengenai konsep fungsional Public Relations, menurut Scott M. Cutlip dan Allen Center dalam bukunya, “Effections Public Relations” memberikan penjelasan sebagai berikut :

1. “To facilitate and insure and inflow of representative opinions and operation may be kept compatible with the diverse needs and view of these public”. (Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dan publik yaitu organisasi. Sehingga kbijaksanaan dan operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik-publik tersebut).
2. “To counset management on ways and mean on shaping on organization policies and operations to gain maximum Public Ecceptance”. (Menasehati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik).
3. To device and implement programs that will gain wide and favourable intrepretations of an organizations policies and operations”. (Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi). (Cutlip dan Center, 2005:26)

Bentrand R. Canfield dalam bukunya “Public Relations Principle and Problems” mengemukakan fungsi Public Relations sebagai berikut :

• It should server the public interest; (Mengabdi kepada kepentingan umum)
• Maintain good communications; (Memelihara komunikasi yang baik)
• Stress good morals and manners; (Menitik beratkan moral dan prilaku yang baik). (Canfield, 1999:24)

Berdasarkan uraian mengenai fungsi Public Relations beserta penegasan kegiatan PR menurut Cutlip dan Center serta Canfield di atas maka fungsi Public Relations dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubungan yang harmonis antarorganisasi dan publik, baik publik internal maupun eksternal.
3. Menciptakan komunikasi 2 arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dan organisasi pada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

Tujuan Public Relations

Tujuan operasional suatu public relations yaitu membina hubungan yang harmonis antara organisasi publik internal maupun publik eksternal serta mencegah adanya konflik yang di timbulkan dari pihak organisasi tersebut maupun dari pihak publik itu sendiri.

Tugas dan tanggung jawab seorang public relations adalah menciptakan kepercayaan, kejujuran dan dapat memberikan publikasi yang baik kepada masyarakat, tentunya di dukung dengan kiat dan strategi, serta teknik-teknik yang digunakan pada program yang hendak dilaksanakannya.

Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy M.A dalam “Hubungan masyarakat suatu komunikasi” (Ruslan, 1997 : 10) memberi kesimpulan mengenai tugas utama seorang public relations yang pada intinya adalah sebagai berikut :

• Sebagai komunikator sebagai penghubung antara orang atau lembaga yang diwakilinya dengan publiknya. Prosesnya berlangsung dalam dua arah timbal balik (two-way refficreciprocal communications). Dalam hal ini, disatu pihak melakukan fungsi komunikasi merupakan bentuk penyearan informasi, dilain pihak komuikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian pesan dan menciptakan opini (public opinion).
• Membina relations ship, yang berupa membina hubungan yang saling menguntungkan dengan pihak publik sebagai target sasarannya, baik internal atau eksternal publik. Khususnya dalam menciptakan saling mempercayai (mutuall understanding), dengan saling memperoleh manfaat bersama (mutually simbiosis), antara lembaga atau perusahaan dan publiknya.
• Peranan back-up management, yakni sebagai pendukung dalam proses manajemen organisasi atau perusahaan. dijelaskan bahwa pubic relations melekat pada fungsi management, berarti ia tidak dapat di pisahkan dari manajemen.proses tersebut dalam teorinya melalui tahapan yang di kenal dengan “POAC”, yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggiatan), dan controlling (pengawasan). 
• Membentuk corporate image artinya berupaya menciptakan citra diri bagi organisasi atau lembaganya. Menciptakan citra perusahaan merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktifitas program kerja public relations compaign (kampanye public relations), baik untuk keperluan publikasi maupun promosi. (Ruslan, 1997 : 10) 

Bentuk-bentuk Kegiatan Public Relations

Rhenald Kasali dalam bukunya ”Manajemen PR, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia” (1994 : 65) menjelaskan bahwa dalam public relatios terdapat bentuk-bentuk kegiatan public relations sebagai berikut:

1. Kegiatan Internal

Kegiatan internal adalah kegiatan yang ditunjukan untuk publik internal atau publik yang berhubungan dengan perusahaan atau instansi. Hubungan internal public relations diantaranya adalah:

• Ÿ Hubungan dengan pemegang saham.
• Ÿ Hubungan dengan manajer dan top executive.
• Ÿ Hubungan dengan karyawan.
• Ÿ Hubungan dengan keluarga karyawan.

2. Kegiatan Eksternal

Kegiatan eksternal adalah kegiatan yang dilakukan pada publik umum atau masyarakat dalam bentuk opini publik tentang perusahaan atau instansi. Hubungan eksternal public relations diantaranya adalah:

• Ÿ Hubungan dengan konsumen.
• Ÿ Hubungan dengan bank.
• Ÿ Hubungan dengan pemerintah.
• Ÿ Hubungan dengan pesaing.
• Ÿ Hubungan dengan komunitas.

Kegiatan External Public Relations 

Kegiatan yang dilakukan oleh public relations atau humas eksternal, yaitu untuk memperoleh dukungan, kepercayaan, dan pengertian dari khalayak luar organisasi atau instansi. Menurut Effendy (1990 : 129-130), kegiatan komunikasi dengan khalayak di luar lembaga terdiri atas dua jalur timbal balik, yaitu :

a. Komunikasi dari perusahaan ke khalayak 

Komunikasi dari perusahaan ke khalayak atau publik pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa terlihat, setidak-tidaknya ada hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam rangka upaya memecahkan suatu masalah yang terjadi tanpa diduga sebelumnya. Kegiatan komunikasi dari organisasi atau instansi atau khalayak dapat dilakukan melalui berbagai bentuk, seperti: majalah, pidato, dan televisi, film dokumenter, brosur, lefleat, poster, konferensi pers, dan lain-lain.

b. Komunikasi dari khalayak ke perusahaan

Komunikasi dari khalayak ke perusahaan adalah proses umpan balik (feed back). Hal ini, berarti bahwa efek dari komunikasi yang disalurkan oleh perusahaan dapat disebabkan karena spontanitas khalayak maupun di usahakan oleh perusahaan. Umpan balik ini sangat penting, karena dengan demikian dapat diketahui berhasil tidaknya komunikasi di lancarkan. Jika efeknya positif, maka pola metode dan teknik komunikasi dapat di pertahankan. Apabila efeknya negatif, perlu diadakan perubahan-perubahan terhadap pola, metode dan teknik yang digunakan.

Efek yang timbul dapat dikontroversikan, ada yang pro dan kontra, situasi seperti ini dinamakan opini publik. Jika opini publik ini merugikan perusahaan, maka perlu segera di katalisasikan sikap publik yang kontra ke arah yang dikehendaki perusahaan tersebut adalah kegiatan komunikasi pula”. (Effendy, 1990 : 129-130)